Aprender a utilizar adecuadamente los canales de servicio al cliente de LobbyPMS es fundamental para brindarte una ayuda oportuna en todo momento.

En este instructivo te enseñaremos el uso que le puedes dar a cada uno de estos canales.

En primer lugar, hablaremos del canal de soporte que encontrarás en tu cuenta de LobbyPMS.

• Acceder a soporte desde la cuenta de LobbyPMS:

✔️ Al ingresar a tu cuenta con usuario y contraseña, en la parte inferior derecha de la pantalla te aparecerá el botón azul de asistencia.

 

✔️ Cuando seleccionas el botón, podrás ver esta interfaz:

 

✔️ La opción “Ayuda rápida” la puedes utilizar cada vez que necesites información específica de nuestro sistema. En el buscador escribes la duda que tienes o una palabra clave relacionada.

 

✔️ Después de definir tu pregunta, únicamente das clic en buscar y el sistema mostrará el manual de ayuda relacionado con tu inquietud.

 

✔️ En la opción “Contactar a un asesor” puedes enviar una solicitud a un agente experto.

 

✔️ Al dar clic en “Enviar solicitud” se abrirá otra ventana para escribir tu requerimiento.

Recuerda diligenciar todos los espacios y detallar muy bien tu solicitud para brindarte una respuesta más completa.

 

¿Cómo redactar adecuadamente una solicitud al equipo de soporte?
Para redactar una solicitud al equipo de soporte de LobbyPMS, ten en cuenta los siguientes aspectos para explicarla de manera efectiva:

• Identifica el problema: Describe de forma precisa el problema o la situación que estás experimentando. Sé claro y conciso al explicar qué es lo que no está funcionando correctamente o qué necesitas que se solucione.
• Proporciona detalles específicos: Incluye detalles relevantes que ayuden al equipo de soporte a comprender mejor el problema. Esto puede incluir mensajes de error, pasos que llevaste a cabo antes de encontrar el problema, capturas de pantalla o cualquier otra información que consideres relevante.

• Describe el contexto: Proporciona información sobre el contexto en el que surgió el problema. Si estás utilizando una función o característica específica del software, menciona cuál es y cómo estabas interactuando con ella. Esto ayudará al equipo de soporte a reproducir el problema y encontrar una
solución más rápida.

• Incluye información de contacto: Asegúrate de proporcionar los datos de la reserva en caso de que tu solicitud esté relacionada con una reservación específica. Además, incluye tu información de contacto para que el equipo de soporte pueda identificarte fácilmente. Esto incluye el nombre del hotel, ID de la propiedad, nombre completo del usuario que presenta la solicitud, dirección de correo electrónico y número de teléfono.

 

Para tener en cuenta...
Cada vez que necesites contactar al equipo de soporte, es crucial que proporciones todos los datos necesarios para recibir una respuesta oportuna a tu solicitud. Si requieres asistencia con respecto a una reservación específica, por favor envíanos la siguiente información:

• Asunto: En una frase corta menciona con qué tema específico necesitas asesoría.
• Descripción: En este campo puedes escribir detalladamente cuál es tu inquietud o solicitud.
• Usuario: Aquí diligenciarás el nombre completo de la persona que está realizando la solicitud.
• Establecimiento: Escribe el nombre de tu hospedaje.
• ID de la propiedad.
• Archivos adjuntos: En este campo puedes cargar un documento o archivo relacionado con tu solicitud. De esta manera, nuestros asesores te brindarán una respuesta más específica.
• Número de reserva.
• Nombre del huésped.
• Tipo y número de habitación.
• Fecha de la reservación.
• Datos de contacto del hotel: Teléfono y correo electrónico.

Si tu solicitud de soporte no está relacionada con una reservación, por favor, proporciona todos los datos relevantes sobre tu hotel (Nombre del hotel, ID de la propiedad, nombre del solicitante, datos de contacto teléfono y correo electrónico).

En todos los casos, es fundamental que nos brindes la máxima información posible y expliques claramente tus necesidades siguiendo los pasos que se te indicaron inicialmente. También, puedes adjuntar imágenes como pruebas para que podamos realizar las validaciones correspondientes y determinar las posibles causas del problema que estás experimentando.

 

Por ejemplo...

Si tu solicitud es sobre “No puedo hacer una factura”, es imprescindible que nos proporciones los datos completos del hotel, la información de la reserva y los detalles del huésped. Además, por favor, indícanos el procedimiento que estás siguiendo para realizar la facturación y adjunta una foto que muestre el
inconveniente.

Por otro lado, si necesitas ayuda para “Necesito conectar Lobbybookings, lo desconecté por error”, envíanos los datos del hotel mencionados anteriormente y describe el proceso que estabas llevando a cabo antes del incidente. Recuerda que también puedes adjuntar imágenes para que podamos brindarte una respuesta más precisa.

 

✔️ Luego de tener clara la información y diligenciar los datos completos de tu solicitud, darás clic en el botón “Enviar” y una persona de nuestro equipo te contactará en el menor tiempo posible.

 

En LobbyPMS buscamos brindar tiempos de respuesta rápidos para estos casos, generalmente en un plazo aproximado de 30 minutos. Sin embargo, si envías tu solicitud fuera del horario de soporte, tu respuesta puede demorar hasta el siguiente día.

 

Horarios de soporte
El equipo de soporte está disponible de lunes a domingo, de 9 a.m. a 6 p.m hora Colombia. Si te comunicas fuera de este horario, recuerda que la respuesta a tu solicitud puede demorar hasta el día siguiente.

• Acceder a soporte desde la página web de LobbyPMS:

También puedes acceder al centro de ayuda desde la página web de LobbyPMS.

✔️ Al ingresar al sitio web das clic en el botón “Centro de ayuda” que encontrarás en la parte superior de la pantalla.

 

✔️ Luego, te aparecerá la opción de búsqueda por medio de manual de ayuda o contactar un asesor.

Escoges la opción más indicada y sigues los pasos mencionados anteriormente.

 

✔️ Adicional, en la parte inferior derecha de la pantalla, verás un botón azul y al dar clic se abrirá el chatbot de LobbyPMS, su nombre es Abby y estará dispuesta a ayudarte en lo que necesites.

 

✔️ Para buscar la respuesta a tu solicitud en este canal de manera correcta, igualmente escribirás una palabra clave relacionada con tu búsqueda y el sistema te enviará todos los manuales de ayuda referentes a tu inquietud.

• Contactar directamente a un asesor:

✔️Para contactar directamente a un asesor de soporte desde el chatbot Abby, únicamente deberás escribir la palabra “Asesor” o “Contactar a un asesor” e inmediatamente te aparecerá en el chat un recuadro en blanco para diligenciar tu correo electrónico, cuando lo agregues das clic en el botón “Siguiente”.

 

✔️Después, podrás ver un espacio en blanco para escribir el nombre del hotel.

Cuando lo diligencies, seleccionas el botón “Enviar” y el sistema te redirigirá automáticamente con un asesor.

• Soporte vía WhatsApp:

✔️ De igual manera, desde el chatbot puedes acceder a nuestro WhatsApp cuando necesites contactar directamente a un asesor. Solamente debes escribir la palabra “WhatsApp” y enviarla, con esta acción Abby te enviará el link para que hables con un asesor, como se muestra a continuación.

 

✔️ Otra opción que tienes para acceder a WhatsApp es escribir al número de WhatsApp de soporte que es:

+57 312 583 0205.

Al momento de enviar tu solicitud por este medio, un asesor te responderá en la mayor brevedad.

• ¿Cómo contactar un asesor comercial?:

✔️ Para hablar con un asesor comercial únicamente vas a escribir al siguiente WhatsApp

 

+ 57 311 624 8080  o  +57 315 882 5702.

 

NOTA: En cualquiera de los medios que utilices, recuerda ser muy específico y detallado con tu inquietud e igualmente verifica que todos los datos diligenciados estén correctos y completos.

Nuestros canales de servicio al cliente estarán disponibles para ti cada vez que lo requieras.