¿Qué es WeSpeak? 

WeSpeak es una plataforma de comunicación para hoteles que utiliza inteligencia artificial para automatizar la atención a los huéspedes a través de WhatsApp y otros canales digitales.

Su asistente virtual permite responder consultas, brindar información sobre el establecimiento, consultar disponibilidad y tarifas, y crear reservas, ofreciendo atención las 24 horas del día.

¿Qué permite hacer WeSpeak en LobbyPMS? 

Al integrarse con LobbyPMS, WeSpeak puede consultar información actualizada del establecimiento y facilitar la creación de reservas a partir de las conversaciones con los huéspedes.

Con esta integración podrás:

• Consultar disponibilidad: WeSpeak consulta en tiempo real la disponibilidad de habitaciones en LobbyPMS, teniendo en cuenta las reservas de los demás canales de venta conectados, para ofrecer información actualizada a los huéspedes. 

• Consultar tarifas: muestra a los huéspedes los precios disponibles de acuerdo con las tarifas y condiciones configuradas en LobbyPMS.

• Crear reservas: WeSpeak permite registrar reservas directamente en LobbyPMS y establecer su estado según el pago realizado por el huésped. Las reservas con pago de tarjeta aprobado ingresan Confirmadas y las que se envían sin cobro en línea quedan En transacción, conforme a la configuración del establecimiento.
   

¿Qué necesitas para empezar la conexión? 

Antes de iniciar la integración de WeSpeak con LobbyPMS, asegúrate de cumplir con los siguientes requisitos:

1. Cuenta activa en WeSpeak. Debes contar con una cuenta habilitada en la plataforma. Si aún no la tienes puedes solicitar una demostración aquí.

2. Nombres de habitaciones: los nombres de las habitaciones configuradas en WeSpeak deben coincidir exactamente con los registrados en LobbyPMS. El equipo de WeSpeak validará esta información durante la conexión.

3. WeSpeak Payments: para crear reservas directamente en LobbyPMS, debes tener activo WeSpeak Payments. Si no cuentas con este servicio, el asistente podrá consultar tarifas y disponibilidad, pero no crear reservas.

4. ID de propiedad de LobbyPMS: debes conocer el ID de la propiedad que deseas conectar. Puedes encontrarlo ingresando a Configuraciones > Información del establecimiento en LobbyPMS.

Si tienes varias propiedades:  identifica el ID de cada establecimiento; cada uno debe activar la integración de forma independiente. 
 

¿Cómo se realiza el proceso de conexión? 

La integración de WeSpeak con LobbyPMS se realiza en dos pasos: primero debes activar la integración desde LobbyPMS y luego solicitar al equipo de WeSpeak que complete la configuración.

Paso 1. Activar WeSpeak en LobbyPMS

1. Ingresa a tu cuenta de LobbyPMS.

2. En el menú principal, selecciona Integraciones.

3. Busca la tarjeta WeSpeak y haz clic sobre ella.

4. En la pantalla de configuración, haz clic en el botón Activar.

Paso 2. Solicitar la conexión a WeSpeak

Una vez activada la integración, envía el ID de tu propiedad en LobbyPMS a tu Account Manager de WeSpeak o al correo soporte@wespeak.pro. Puedes encontrarlo ingresando a Configuraciones > Información del establecimiento en LobbyPMS.

El equipo de WeSpeak se encargará de completar la configuración y validar que las habitaciones y tarifas coincidan entre ambas plataformas.

¿Cómo se envían las tarifas y la disponibilidad a WeSpeak? 

Las tarifas y la disponibilidad son consultadas por WeSpeak directamente en LobbyPMS, en tiempo real, durante la conversación con el huésped.

Cuando el huésped indica:

• Las fechas de estadía.

• La cantidad de personas (adultos y niños).

WeSpeak realiza una solicitud a LobbyPMS para obtener las habitaciones disponibles y sus respectivas tarifas.

LobbyPMS devuelve las opciones que cumplen con las condiciones de disponibilidad y tarifas configuradas para el establecimiento. Si tienes configuradas tarifas especiales para niños en LobbyPMS, estas se tendrán en cuenta automáticamente al calcular el precio final de la reserva enviado a WeSpeak. 

La información consultada incluye:

• Categorías de habitaciones con disponibilidad.

• Tarifas vigentes para las fechas solicitadas.

• Planes tarifarios activos.

• Descuentos por larga estadía, cuando corresponda.

Validaciones de disponibilidad

Antes de devolver la información, LobbyPMS tiene en cuenta las restricciones configuradas en el Motor de Reservas, entre ellas:

• Disponibilidad real de habitaciones.

• Estadía mínima y máxima.

• Tiempo mínimo de anticipación para reservar (lead time).

• Anticipación máxima permitida para realizar reservas.

Si una categoría de habitación no cumple con alguna de estas condiciones, no se ofrecerá como disponible para las fechas consultadas.

Resultado para el huésped

Con esta información, WeSpeak presenta una cotización clara y organizada dentro de la conversación, mostrando únicamente las opciones realmente disponibles para reservar. Esto garantiza que las reservas creadas desde el chat estén sincronizadas con la disponibilidad real del establecimiento, reduciendo el riesgo de sobreventa.

Si el huésped cotiza en otra moneda, WeSpeak le muestra el precio convertido, pero la reserva llega a LobbyPMS en la moneda del establecimiento. 

¿Cómo llega la reserva a LobbyPMS?

Una vez que el huésped selecciona la habitación y la tarifa durante la conversación, WeSpeak le envía un enlace de confirmación. Allí completa sus datos y paga o selecciona uno de los medios de pago habilitados en WeSpeak Payments. 

Cuando el huésped completa ese paso, WeSpeak solicita la creación de la reserva en LobbyPMS. La reserva aparece en el calendario con el canal correspondiente, siempre que el registro sea exitoso.

Para gestionar pagos y crear reservas desde el chat, el establecimiento debe tener activo WeSpeak Payments, se pueden presentar los siguientes escenarios:

Reserva con pago con tarjeta

Si el pago es exitoso:

WeSpeak crea la reserva en LobbyPMS con el pago registrado y en estado confirmada. 

Si el pago no es exitoso:

El huésped puede volver a intentar el pago, pero no se crea ninguna reserva en LobbyPMS mientras no exista una aprobación.

Reserva sin pago en línea

Si el huésped escoge pago en el hotel, transferencia bancaria, enlace de pago externo o tarjeta como garantía (sin cobro), WeSpeak crea la reserva en LobbyPMS con un pago de valor cero y en estado En transacción.

A partir de ahí, el comportamiento depende de las condiciones de pago del establecimiento en LobbyPMS:

• Si exige pago anticipado: la reserva En transacción se cancela automáticamente cuando vence el tiempo límite configurado sin que se registre el pago requerido.

• Si admite reservas sin pago anticipado: la reserva permanece registrada y el hotel gestiona el cobro con el huésped.

Dónde revisar esa configuración: en LobbyPMS ingresa a Configuraciones > Motor de Reservas > Confirmación y pagos. Allí puedes revisar la condición de pago y el tiempo límite para reservas sin pago confirmado.

Recomendaciones

Para garantizar el correcto funcionamiento de la integración entre WeSpeak y LobbyPMS, te recomendamos tener en cuenta lo siguiente:

• Mantén actualizadas las tarifas y la disponibilidad: verifica que la información registrada en LobbyPMS sea correcta, ya que WeSpeak consulta estos datos directamente del sistema.

• Verifica las restricciones de reserva: revisa las configuraciones de estadía mínima y máxima, anticipación de reserva y planes tarifarios para evitar que determinadas habitaciones no aparezcan disponibles. Una estadía mínima puede hacer que una categoría aparezca como no disponible.

• Mantén los nombres de las habitaciones iguales: asegúrate de que los nombres de las habitaciones en WeSpeak coincidan exactamente con los configurados en LobbyPMS. Si cambian el nombre de una habitación en LobbyPMS, deben informar a WeSpeak para actualizar la correspondencia.

• Verifica las reservas recibidas: revisa que las reservas generadas desde WeSpeak se registren correctamente en el calendario de LobbyPMS y tengan el estado correspondiente.

• Revisa la configuración de pagos: configura los medios y condiciones de WeSpeak Payments con tu Account Manager y revisa en LobbyPMS las configuraciones de las condiciones de pago en el motor de reservas.

• Presta especial atención a los medios sin cobro en línea: si habilitas pago en el hotel, transferencia o tarjeta en garantía y LobbyPMS exige pago anticipado, las reservas En transacción podrán cancelarse al vencer el plazo. WeSpeak no recibe aviso de esa cancelación: verifica el estado en LobbyPMS para evitar que una reserva figure vigente en WeSpeak y cancelada en LobbyPMS.

• Gestiona las modificaciones y cancelaciones desde LobbyPMS: estos cambios no se sincronizan con WeSpeak, por lo que deben administrarse directamente desde LobbyPMS.

• Realiza pruebas después de la conexión: una vez que WeSpeak confirme que la integración está configurada, realiza consultas de disponibilidad y tarifas para comprobar que la información coincida con LobbyPMS.

• No desactives la integración sin avisar: si desactivas WeSpeak en LobbyPMS, el asistente no podrá cotizar ni crear reservas para ese establecimiento mientras permanezca inactiva. Informa primero al equipo de WeSpeak.
   

¿Cómo escalar un caso a soporte? 

Si presentas algún inconveniente con el funcionamiento de WeSpeak, puedes comunicarte directamente con su equipo de soporte a través de los siguientes canales:

• Account Manager: contacta al asesor asignado a tu establecimiento.

• Correo electrónico: soporte@wespeak.pro

• WhatsApp o teléfono: +1 619-605-0985

• WhatsApp para Brasil: +55 85 2028-7823

• Panel de WeSpeak: utiliza el botón Soporte disponible en la plataforma.

Horario de atención

• Atención humana: lunes a viernes de 9:00 a. m. a 6:00 p. m. (UTC−3), en días hábiles de Argentina.

• Atención automatizada: disponible las 24 horas, todos los días, mediante un agente de inteligencia artificial fuera del horario de atención humana.

Recomendaciones para reportar incidencias

Para facilitar la revisión de tu caso, proporciona:

• Nombre del establecimiento e ID de propiedad de LobbyPMS.

• Descripción del inconveniente presentado.

• Fecha y hora aproximada del evento, con su zona horaria (por ejemplo, 14:30 hora de Colombia, UTC−5). 

• Capturas de pantalla o ejemplos de la conversación, si están disponibles.

• Número de reserva de LobbyPMS, si existe. También puedes consultarlo en WeSpeak > Reservas > Detalle > “ID reserva en canal / PMS”. 

Para reportar diferencias de disponibilidad o problemas con la creación de reservas, puedes contactar inicialmente al equipo de WeSpeak, que podrá revisar la solicitud y coordinar las validaciones necesarias con LobbyPMS.