1. ¿Qué es Lobby Staff?

Lobby Staff es la aplicación de LobbyPMS diseñada para que los colaboradores de tu establecimiento puedan consultar y gestionar sus actividades diarias directamente desde un celular.

Con Lobby Staff puedes mantenerte informado sobre tus responsabilidades, actualizar el progreso de tus tareas y facilitar la comunicación entre los diferentes equipos de trabajo.

La aplicación cuenta con tres módulos principales:

• Huéspedes: permite consultar la información de los huéspedes alojados, las llegadas y salidas del día, los estados de ocupación y los detalles de las reservas.

• Housekeeping: permite gestionar las actividades de limpieza de las habitaciones.

• Gestor de Tareas: permite organizar y realizar seguimiento a las actividades operativas y administrativas de tu establecimiento.

Las funciones disponibles dependen del rol y los permisos que tenga asignado tu usuario en LobbyPMS.

2. ¿Cómo ingresar a Lobby Staff?

Puedes acceder a Lobby Staff directamente desde el navegador de tu celular, sin necesidad de descargar inicialmente una aplicación.

Sigue estos pasos:

1. Abre el navegador de tu celular.

2. Ingresa a https://staff.lobbypms.com

3. Escribe el correo electrónico de tu usuario de LobbyPMS.

4. Ingresa tu contraseña.

5. Opcionalmente, marca Recordar este dispositivo para facilitar futuros accesos desde un equipo de uso personal.

6. Inicia sesión para acceder a las herramientas disponibles.

3. ¿Cómo instalar Lobby Staff en tu celular?

Puedes instalar Lobby Staff como una aplicación para ingresar directamente desde la pantalla de inicio de tu dispositivo.

Desde Android

1. Ingresa a staff.lobbypms.com.

2. Inicia sesión con tu usuario.

3. Selecciona la opción Instalar la app, cuando esté disponible.

4. Confirma la instalación.

5. Busca el ícono de Lobby Staff entre las aplicaciones de tu dispositivo.

Desde iPhone o iPad

1. Ingresa a staff.lobbypms.com desde Safari.

2. Presiona el botón Compartir.

3. Selecciona Agregar a pantalla de inicio.

4. Confirma la acción.

Una vez instalada, podrás abrir Lobby Staff desde su ícono sin tener que escribir la dirección web cada vez.

4. Conoce las opciones de Lobby Staff

Desde la aplicación encontrarás diferentes herramientas para gestionar tus actividades.

4.1. Cambiar de establecimiento

Si tu usuario tiene acceso a más de una propiedad, puedes seleccionar el establecimiento en el que deseas trabajar mediante la opción Cambiar de hotel.

Esto te permitirá consultar las actividades correspondientes a la propiedad seleccionada.

4.2. Cambiar el idioma

Lobby Staff está disponible en español, inglés, portugués y francés.

Puedes cambiar el idioma utilizando las banderas disponibles en la parte superior de la aplicación.

4.3. Activar notificaciones

Las notificaciones te ayudan a mantenerte informado sobre nuevas asignaciones y cambios importantes en tus actividades.

Para activarlas:

1. Ingresa al menú de Lobby Staff.

2. Selecciona Mi perfil.

3. Presiona Activar notificaciones.

4. Acepta el permiso solicitado por tu dispositivo o navegador.

5. Utiliza Enviar prueba para comprobar su funcionamiento.

Recomendación: Activa las notificaciones en cada dispositivo que utilices para trabajar.

4.4. Activar Passkeys para facilitar el acceso

Si utilizas un dispositivo personal, puedes configurar una passkey para iniciar sesión mediante los métodos de seguridad compatibles con tu celular, como huella digital, reconocimiento facial o bloqueo del dispositivo.

1. Ingresa al menú de Lobby Staff.

2. Selecciona Passkeys desde las opciones de tu cuenta.

3. Presiona Activar en este dispositivo.

4. Ingresa tu contraseña y confirma la activación.

Por seguridad, recomendamos utilizar esta función únicamente en dispositivos personales que no compartas con otros colaboradores.

4.5. Ajustar el tamaño de letra

Desde Mi perfil > Tamaño de letra, puedes seleccionar entre Normal, Grande o Muy grande para facilitar la lectura de la aplicación.

5. ¿Cómo utilizar Housekeeping desde Lobby Staff?

El módulo de Housekeeping permite que el personal encargado de la limpieza gestione sus actividades directamente desde el celular, sin necesidad de acceder continuamente a un computador.

5.1. Consultar las habitaciones

1. Ingresa a Lobby Staff.

2. Selecciona el módulo Housekeeping.

3. Consulta las habitaciones y actividades disponibles según tu rol.

4. Selecciona una habitación para revisar su tarea de limpieza.

Las tareas se organizan en las siguientes categorías:

• Pendientes: limpiezas que todavía no han iniciado.

• En curso: limpiezas que se están realizando.

• Finalizadas: limpiezas que ya terminaron.

• Rechazadas: limpiezas que fueron rechazadas y requieren revisión.

Cuando el establecimiento trabaja con asignaciones por equipo, el housekeeper visualiza las habitaciones que tiene asignadas.

Importante: Si el supervisor todavía no ha iniciado la jornada de Housekeeping, la aplicación mostrará un aviso indicando que las asignaciones aún no han sido creadas.

5.2. Iniciar y finalizar una limpieza

Cuando tengas una habitación disponible para limpiar:

1. Ingresa al módulo Housekeeping.

2. Selecciona la habitación correspondiente.

3. Revisa la información de la tarea.

4. Presiona la opción para iniciar la limpieza.

5. Durante el proceso, podrás pausar la actividad cuando sea necesario.

6. Al terminar, utiliza la opción para finalizar la limpieza.

De esta manera, el estado de la habitación se actualizará en LobbyPMS y el equipo podrá consultar el progreso de la operación.

5.3. Completar el checklist de limpieza

Algunas tareas pueden incluir una lista de verificación con las actividades que deben realizarse durante la limpieza.

1. Abre el detalle de la tarea.

2. Consulta las actividades del checklist.

3. Marca cada actividad a medida que la completes.

4. Verifica que hayas realizado los procedimientos correspondientes antes de finalizar la limpieza.

El checklist ayuda a mantener un proceso organizado y facilita la supervisión del trabajo realizado.

5.4. Registrar comentarios e incidencias

Durante la limpieza puedes encontrar situaciones que necesiten atención adicional, como un daño en una habitación o un inconveniente que impida completar el trabajo normalmente.

Desde el detalle de la tarea podrás:

• Consultar o agregar comentarios relacionados con la limpieza.

• Reportar una incidencia encontrada durante el trabajo.

• Registrar situaciones que hayan afectado el tiempo previsto para realizar la limpieza.

Las incidencias reportadas permiten que el equipo responsable les haga seguimiento desde LobbyPMS.

5.5. Inspeccionar una habitación (Supervisor)

Los usuarios con funciones de supervisor pueden realizar inspecciones desde Lobby Staff cuando la habitación esté configurada para este procedimiento.

Para realizar una inspección:

1. Ingresa al módulo Housekeeping.

2. Selecciona una habitación que se encuentre en estado Limpia.

3. Abre el detalle de la tarea.

4. Inicia la inspección.

5. Comprueba que la habitación cumpla con las condiciones esperadas.

6. Si todo está correcto, confirma la inspección.

Si identificas que la limpieza necesita correcciones, puedes rechazarla e indicar el motivo para que el equipo realice los ajustes correspondientes.

Nota: La inspección es una función exclusiva de los usuarios con rol de Supervisor. Los housekeepers no pueden realizar inspecciones.

6. ¿Cómo utilizar el Gestor de Tareas desde Lobby Staff?

El módulo Tareas permite consultar, organizar y actualizar las actividades que deben realizarse en tu establecimiento.

Puedes utilizarlo para actividades de mantenimiento, recepción, administración y otras responsabilidades del equipo.

6.1. Consultar mis tareas

1. Ingresa a Lobby Staff.

2. Selecciona Tareas.

3. Consulta las actividades disponibles.

4. Utiliza los filtros para encontrar una tarea específica.

5. Selecciona una tarea para visualizar sus detalles.

Cada actividad puede incluir información como:

• Nombre y descripción.

• Estado y prioridad.

• Ubicación, como una habitación o zona del establecimiento.

• Responsable asignado.

• Fecha de inicio y vencimiento.

• Checklist y comentarios relacionados.

Podrás utilizar los indicadores de estado para consultar rápidamente tareas pendientes, en progreso, vencidas o completadas.

Importante: Los colaboradores visualizan las tareas asignadas a ellos. Los administradores pueden consultar las actividades del equipo.

6.2. Consultar la agenda

Desde la pestaña Agenda puedes revisar tus actividades programadas y organizarlas según el día en que debes realizarlas.

1. Ingresa al módulo Tareas.

2. Selecciona Agenda.

3. Consulta los días de la semana.

4. Selecciona una fecha para revisar las actividades programadas.

5. Abre una tarea para consultar sus detalles.

También podrás añadir tareas a tu calendario personal cuando esta opción esté disponible.

6.3. Crear una nueva tarea

Puedes registrar actividades desde Lobby Staff para organizar el trabajo del establecimiento.

1. Ingresa al módulo Tareas.

2. Presiona Crear.

3. Ingresa el nombre de la actividad.

4. Completa la información adicional que necesites, como descripción, prioridad, fechas y ubicación.

5. Guarda la tarea.

Los administradores pueden asignar actividades a otros colaboradores. Cuando un colaborador crea una tarea, esta queda asignada a él mismo.

6.4. Actualizar el estado de una tarea

Para informar el avance de una actividad:

1. Ingresa al módulo Tareas.

2. Selecciona la actividad correspondiente.

3. Revisa las opciones de estado.

4. Selecciona el estado que corresponda al progreso del trabajo.

Los estados disponibles son:

• Pendiente: la actividad todavía no ha iniciado.

• En progreso: la actividad se está realizando.

• En espera: requiere alguna condición o gestión antes de continuar.

• Completada: el trabajo ha terminado.

Los cambios se reflejarán en LobbyPMS para facilitar el seguimiento de las actividades.

6.5. Completar el checklist y agregar notas

Algunas tareas incluyen una lista de actividades que deben completarse.

Desde el detalle podrás marcar los elementos del checklist a medida que los realices.

También puedes ingresar a Notas para agregar comentarios, informar novedades o compartir información con las personas relacionadas con la actividad.

6.6. Consultar proyectos

Desde la pestaña Proyectos podrás consultar los proyectos disponibles para tu usuario y visualizar el progreso de sus actividades.

La creación, edición y administración general de proyectos se realiza desde la versión web de LobbyPMS.

7. ¿Cómo utilizar el módulo Huéspedes desde Lobby Staff?

El módulo Huéspedes te permite consultar desde tu celular la información de las personas hospedadas en tu establecimiento, conocer quiénes llegan o salen durante el día y revisar los detalles de sus reservas.

Esta herramienta facilita la atención a los huéspedes desde cualquier lugar del hotel, sin necesidad de ingresar al calendario de reservas desde un computador.

Importante: El módulo es exclusivamente de consulta. No permite modificar reservas ni realizar procesos de check-in o check-out.

7.1. ¿Cómo acceder al módulo Huéspedes?

Para utilizar esta funcionalidad, tu usuario debe contar con el permiso Calendario de reservas en LobbyPMS.

Sigue estos pasos:

1. Ingresa a https://staff.lobbypms.com desde tu celular.

2. Inicia sesión con tu usuario de LobbyPMS.

3. En la pantalla principal, selecciona Huéspedes.

4. Consulta la información disponible del establecimiento.

En la pantalla de inicio podrás visualizar un resumen de los huéspedes que se encuentran alojados y los que están por llegar durante el día.

Nota: Si no visualizas el módulo Huéspedes, solicita al administrador de tu establecimiento que revise tus permisos de usuario.

7.2. Consultar los huéspedes del establecimiento

Al ingresar al módulo encontrarás dos pestañas: Huéspedes y Habitaciones.

Desde la pestaña Huéspedes podrás consultar las reservas de las personas alojadas y aquellas que tienen previsto llegar durante el día.

La información se organiza mediante cuatro indicadores:

• In house: huéspedes que ya realizaron el check-in y continúan alojados en el establecimiento.

• Salidas hoy: huéspedes alojados cuya salida está programada para el día actual.

• Llegaron hoy: huéspedes que realizaron el check-in durante el día.

• Por llegar hoy: reservas cuya llegada está programada para hoy y todavía no tienen el check-in registrado.

Puedes seleccionar cualquiera de los indicadores para filtrar la información. Si deseas quitar el filtro, presiona nuevamente el indicador seleccionado.

De forma predeterminada, la lista muestra a los huéspedes que están in house. Para visualizar las reservas pendientes de llegada, selecciona Por llegar hoy.

Cada tarjeta corresponde a una reserva y muestra información como el nombre del titular, las fechas de estancia, la habitación asignada, el número de huéspedes y su estado actual.

7.3. ¿Cómo buscar un huésped o una reserva?

Lobby Staff cuenta con un buscador que permite encontrar rápidamente la información de una reserva.

Desde la pestaña Huéspedes:

1. Selecciona el campo de búsqueda.

2. Ingresa alguno de los siguientes datos:

   • Nombre o apellido del huésped.

   • Nombre de un acompañante registrado.

   • Nombre o número de la habitación.

   • Número de la reserva.

3. Consulta los resultados.

4. Selecciona la reserva para visualizar su información.

Cuando buscas a un acompañante, Lobby Staff muestra la reserva del titular e identifica a la persona que coincide con la búsqueda.

Importante: Si no encuentras una reserva, verifica que no tengas un filtro activo y que estés consultando el establecimiento correcto.

7.4. Consultar el estado de las habitaciones

Desde la pestaña Habitaciones podrás visualizar las habitaciones del establecimiento, organizadas por categoría, y conocer su estado de ocupación.

Cada categoría muestra la cantidad de habitaciones ocupadas frente al total disponible.

Las habitaciones pueden mostrar los siguientes estados:

• In house: tiene huéspedes alojados.

• Sale hoy: tiene una salida programada para el día actual.

• Llegó hoy: el huésped realizó el check-in durante el día.

• Llega hoy: tiene una llegada programada.

• Libre: no tiene una reserva ocupándola en la vista actual.

También puedes utilizar el buscador para encontrar una habitación o huésped, y el filtro Categoría para consultar una categoría específica.

Consultar el estado de limpieza

Si tu establecimiento utiliza el módulo Housekeeping, también podrás visualizar el estado de limpieza de cada habitación mediante indicadores de colores.

Los estados disponibles incluyen:

• Sucia.

• En limpieza.

• Limpia.

• Inspeccionando.

• Inspeccionada.

Esta información se actualiza automáticamente cuando el personal de Housekeeping registra cambios en el estado de la habitación.

Nota: Si tu establecimiento no tiene activo Housekeeping, no se mostrarán los estados de limpieza.

7.5. Consultar los detalles de una reserva

Para visualizar información más completa, selecciona una reserva desde la pestaña Huéspedes o una habitación ocupada desde la pestaña Habitaciones.

Encontrarás las siguientes secciones:

7.6. Consultar las fotografías de los huéspedes

Si un huésped tiene una fotografía registrada en LobbyPMS, podrás visualizarla desde su tarjeta o desde el detalle de la reserva. Para ampliar la imagen, presiónala y utiliza la opción Cerrar para regresar.

Cuando no exista una fotografía disponible, la aplicación mostrará las iniciales de la persona.

Por seguridad, las imágenes de los documentos de identidad no se muestran en Lobby Staff.

7.7. Consideraciones importantes

Ten en cuenta las siguientes condiciones al utilizar el módulo Huéspedes:

• La información es de solo consulta y no permite registrar ni modificar datos de las reservas.

• No se muestran valores de las reservas, pagos ni impuestos.

• Solo podrás consultar reservas con huéspedes alojados actualmente o con llegadas previstas para el día.

• Las reservas que ya realizaron el check-out o que corresponden a otras fechas no aparecen en este módulo.

Si necesitas realizar modificaciones, registrar entradas o salidas, o consultar información financiera, deberás ingresar a LobbyPMS desde la versión web.

8. Recomendaciones para utilizar Lobby Staff

Para aprovechar las herramientas de Lobby Staff durante tu jornada de trabajo:

1. Activa las notificaciones: así podrás enterarte de nuevas actividades o cambios en tus asignaciones.

2. Revisa tus tareas al comenzar el día: consulta Housekeeping y el Gestor de Tareas para organizar tus responsabilidades.

3. Actualiza el estado de tus actividades: inicia y finaliza las tareas cuando corresponda para mantener la información actualizada.

4. Completa los checklists: verifica los procedimientos requeridos para cada actividad.

5. Registra las novedades: utiliza los comentarios y reportes de incidencias para mantener informado al equipo.

6. Protege tus credenciales: evita compartir tu usuario o contraseña con otros colaboradores.

9. Preguntas frecuentes

¿Necesito descargar Lobby Staff desde una tienda de aplicaciones?

No. Puedes ingresar directamente desde el navegador de tu celular y añadir la aplicación a la pantalla de inicio.

¿Puedo utilizar Lobby Staff con mi usuario de LobbyPMS?

Sí. Debes ingresar con las credenciales de tu usuario y contar con los permisos correspondientes.

¿Por qué no puedo visualizar Housekeeping?

Verifica que tu usuario tenga el rol correspondiente. El acceso operativo está disponible para supervisores y housekeepers autorizados.

¿Por qué no aparecen mis habitaciones asignadas?

Es posible que el supervisor todavía no haya iniciado la jornada o que no tengas habitaciones asignadas. Consulta con la persona encargada de Housekeeping.

¿Por qué no puedo acceder al Gestor de Tareas?

Verifica con el administrador que el módulo esté activo y que tu usuario tenga habilitado el permiso para acceder.

¿Por qué no recibo notificaciones?

Ingresa a Mi perfil y verifica que estén activadas. También puedes utilizar la opción Enviar prueba para comprobar su funcionamiento.

¿Puedo utilizar Lobby Staff para diferentes hoteles?

Sí, siempre que tu usuario tenga acceso a más de una propiedad. Podrás cambiar de establecimiento desde la aplicación.

¿Por qué no puedo visualizar el módulo Huéspedes?

Verifica que tu usuario tenga habilitado el permiso Calendario de reservas en LobbyPMS. Si no tienes acceso, solicita al administrador que revise tus permisos.

¿Por qué no encuentro un huésped o una reserva?

Verifica que estés consultando el establecimiento correcto y que no tengas un filtro activo. Recuerda que el módulo solo muestra huéspedes alojados actualmente y reservas con llegada programada para hoy. Las reservas que ya realizaron el check-out no aparecen.

¿Necesitas ayuda?

Si tienes alguna duda sobre la configuración, puedes contactar a nuestro equipo de soporte.

Desde tu cuenta de LobbyPMS, haz clic en el botón de asistencia ubicado en la parte inferior derecha y escribe “ASESOR” para solicitar atención.