¿Cómo puedo validar el envío de información a SIRE Migración Colombia?

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En este manual de ayuda te enseñaremos a verificar el envío de información a SIRE y cómo realizarlo en caso de que no se envíe automáticamente. 

Ten en cuenta: En LobbyPMS enviamos los registros a SIRE en nombre de nuestros clientes. Sin embargo, es responsabilidad de cada hotel en LobbyPMS verificar que cada registro haya sido correctamente enviado a SIRE. 

Te recomendamos revisar tanto en nuestro sistema de envíos a SIRE, como en la plataforma directa de Migración Colombia.

En caso de que aún no cuentes con la integración de SIRE Connect, da clic aquí y revisa nuestro manual de configuración.

Recomendaciones para el envío de información a SIRE:

• Te recomendamos que los nombres del cliente los diligencies siempre en MAYÚSCULA.
• Debes validar correctamente los datos de identificación del huésped para que no incurran en fallas de envío.
• Si se envían datos incorrectos, tienes hasta antes de la medianoche para corregirlos en la plataforma SIRE, ya que si los modificas en LobbyPMS NO se actualizará en el sistema de SIRE.

Nota: En el caso de que un huésped llegue a la habitación el día de hoy, pero sus familiares ingresen horas o días después, puedes deshacer y re-hacer check-in para enviar el reporte completo a SIRE. La información ya enviada no se vuelve a enviar.  

En LobbyPMS puedes validar el envío de información a SIRE-Migración Colombia de dos formas: 

1. Visualización y envíos manuales a SIRE
   

• Desde el reporte en SIRE Connect (Solo para usuarios administradores)
  

• Ingresa al menú principal >Integraciones > SIRE Connect
  
  
• En el menú que está a mano izquierda, da clic en Reporte

• Para cualquier usuario:

Los usuarios que no cuenten con permisos de administrador, no podrán realizar las revisiones de envíos desde Integraciones> SIRE Connect.

Para realizar la validación de envíos y hacer los envíos manuales deberán:

• Ingresar a Menú > Control diario> Envíos SIRE

En ambos casos encontrarás el listado con la información de los huéspedes que debe enviarse a SIRE Migración Colombia:

• El menú de filtros permite buscar un reporte específico por:

• • Fecha de movimiento (Fecha en la que el cliente ingresó y/o salió del hotel)
  • Número de propiedad SIRE
  • Estado de envío de información
  • Tipo
  • ID de la reserva
  • Nombre del huésped 
  • Número de identificación
    
    

• Luego de agregar los filtros necesarios, da clic en el botón “Buscar”

• En el botón “Descargar archivo plano” puedes descargar este archivo para subirlo manualmente a la plataforma SIRE.

Ten presente que se descargará la información de los datos que hayas filtrado en esta interfaz. 

• El botón “Enviar a SIRE los pendientes” lo puedes usar para enviar a SIRE los reportes que tengas pendientes, que hayan tenido un error o en caso de que tengas los envíos manuales activados.

El listado de envíos a SIRE se ve de esta forma:

Para ampliar información:

• Propiedad SIRE: Al dar clic en el número correspondiente, muestra la información sobre el envío a SIRE, con:

• • Nombre de la propiedad
  • Número de documento vinculado a SIRE
  • Nombre del huésped
  • Tipo de movimiento (Si realizó Check-in y/o Check-out)
  • Estado de envío de información
  • Fecha de movimiento (en la que el cliente ingresó / salió del hotel)
  • Número de intentos (cantidad de veces que el sistema ha intentado notificar el huésped en SIRE)
  • Fecha y hora en la que se envió el reporte.

• ID de la reserva: Al dar clic en esta opción, se abrirá la interfaz de la reserva con la información completa del huésped.

• Visualización desde la interfaz de la reserva
  

• Ingresa a la reserva del huésped extranjero.

• En la parte superior de la pantalla encontrarás el estatus de SIRE: Si ya se realizó el envío, te saldrá el botón en color verde, indicando check-in o check-out completado.

 

• Al dar clic sobre el botón del estatus, verás la información del envío a SIRE. 

• El botón de envío se habilitará si hay un error de envío durante el día del check-in o check-out y al dar clic se hará envío del reporte a SIRE.

Ten en cuenta:

El sistema intentará realizar el envío hasta 4 veces. En dado caso que no logre hacerlo, deberás revisar que la información del huésped sea correcta, si tienes algún error puedes modificarlo directamente en LobbyPMS, realiza estos pasos:

• Si aún no realizas el check-out de la reserva, puedes cambiar los datos del huésped inmediatamente.
• En caso de que hayas realizado Check-out debes deshacerlo, solo da clic en el botón rojo “Deshacer” ubicado en la parte superior de la reserva.
• Ingresa de nuevo los datos del huésped,y revisa que esta vez sean los correctos para hacer el envío a SIRE de forma adecuada.
• Registra nuevamente el  check-out de la reserva, recuerda que debe ser el mismo día del registro de la salida, sino no podrá hacerse el envío y deberás cargarlo de forma manual en Migración Colombia.
• Se habilitará de nuevo el botón de envío y podrás dar clic para hacer el envío de información nuevamente a SIRE. 

Recuerda que si tienes información errónea del huésped, puedes editarlo en LobbyPMS siempre y cuando no se haya enviado a SIRE. Si ya se envió la información a SIRE, tienes que hacerlo directamente en la plataforma de SIRE. (Si lo actualizas únicamente en LobbyPMS los cambios no se reflejarán en SIRE). 

• En la parte inferior de la reserva encontrarás la sección SIRE y un botón indicando si ya se completó el envío de información del huésped. 

 

 

2. Casos por los que se puede rechazar el envío de información:
   

• No validar los envíos diarios: En los envíos se pueden presentar problemas, así que debes revisar diariamente el estatus de cada envío.

• Caída en el servicio SIRE: En algunas ocasiones puede estar fallando la plataforma ya sea por mantenimientos o por algún error en su sistema.

• Datos incompletos del huésped: Recuerda que las condiciones para estos envíos como: Nacionalidad, número y tipo de documento, fecha de nacimiento, nombre, apellido, procedencia y destino son un requisito obligatorio para el envío de información.

• Uso de caracteres especiales: Los datos del huésped deben estar sin puntos o cualquier carácter especial.

• Registros de check-in / check-out: Si no generas los registros de la actividad del huésped, no podrás enviar los reportes.

• Coincidir con la fecha de entrada/salida de la reserva: No se envían los datos de fechas extemporáneas. Si se realiza un check-out diferente a la fecha registrada en LobbyPMS, este envío no será posible, debido a las directrices de Migración Colombia.
  
  
• Cambio en las credenciales: Es importante que las contraseña de SIRE y la que tienes registrada de SIRE en LobbyPMS coincidan para que se haga el envío automático de información a Migración Colombia. 

Puedes confirmar los envíos de tu información a la plataforma de SIRE, ingresando a tu cuenta, dando clic aquí.

¿Necesitas ayuda adicional? 

Si tienes alguna duda sobre esta función, no olvides que puedes contactarnos en el botón azul de asistencia ubicado en la parte inferior derecha de tu cuenta de LobbyPMS. 

Recuerda que es responsabilidad de cada hotel en LobbyPMS verificar que cada registro haya sido correctamente enviado a SIRE.