¿Cómo puedo configurar SIRE Connect?

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En este manual te contaremos sobre SIRE Connect, y de qué forma puedes realizar la conexión de SIRE Connect a tu cuenta de LobbyPMS, en caso de que necesites ayuda con el proceso, contacta a nuestro equipo de soporte.

SIRE es el Sistema de Información para el Reporte de Extranjeros, un programa implementado por Migración Colombia para que los alojamientos realicen el registro de sus huéspedes de otras nacionalidades.

Si deseas indagar acerca  de las condiciones o responsabilidades del envío de datos a MIGRACIÓN COLOMBIA, puedes consultar estas resoluciones: RESOLUCIÓN 714 DE 2015 y RESOLUCIÓN 2357 DE 2020 

Ten en cuenta: En LobbyPMS enviamos los registros a SIRE en nombre de nuestros clientes. Sin embargo, es responsabilidad de cada hotel en LobbyPMS verificar que cada registro haya sido correctamente enviado a SIRE. 

Siempre existe la posibilidad de que algún registro no llegue a SIRE debido a diversas razones. Para evitar posibles multas por parte de Migración Colombia, es obligación de cada alojamiento verificar los envíos a SIRE todos los días, antes de las 11:59 p.m.

Nota: Para hacer uso de SIRE Connect debes contar con un perfil SIRE activo. Si aún no lo tienes, comunícate con Migración Colombia.

1. ¿Qué es SIRE Connect?

SIRE Connect es una función de LobbyPMS que establece la conexión con SIRE- Migración Colombia para enviar información de los huéspedes extranjeros. 

• Esta versión cuenta con mejoras en envíos de información, programación, reportes completos para validar el envío de datos y la posibilidad de hacer envíos a SIRE desde múltiples perfiles (SIRE Múltiple).

2. ¿Qué es SIRE MÚLTIPLE?

Es una herramienta de SIRE Connect la cual permite agregar varias propiedades en una sola cuenta de LobbyPMS, para hacer el envío de reportes a SIRE-Migración Colombia según tus necesidades.

• Esta función es recomendada para alojamientos que cuenten con más de una razón social o nombre registrado en Migración Colombia.
  
  
• Podrás enviar información a SIRE utilizando varios números de cédula o un único número, otorgándote una mayor flexibilidad en tus operaciones.

Ten en cuenta: Es obligación legal de cada alojamiento verificar los envíos diarios y asegurarse de que TODOS los huéspedes extranjeros se reporten correctamente en Migración Colombia.

3. Integra SIRE Connect a tu cuenta.
   

• Ingresa al menú principal y da clic en “Integraciones > SIRE Connect”
  

• Encontrarás los términos y condiciones de SIRE, después de leerlos, marca la casilla de verificación para aceptarlos.
• Da clic en el botón verde “INICIAR”.

• Ingresa el documento registrado en Migración Colombia.

• Da clic en verificar.

• Selecciona el alojamiento
  

• Selecciona la propiedad que deseas vincular a LobbyPMS para los envíos de información y la contraseña de tu cuenta de SIRE Migración Colombia.

Nota: Es importante seleccionar la propiedad, ya que con un solo número de documento se pueden tener varias propiedades inscritas en SIRE. 

• Da clic en “Verificar”.

• Configura los envíos de información

La función de SIRE Connect te permite programar los envíos de información de tres formas distintas, desde LobbyPMS te recomendamos hacer uso del envío en tiempo real y revisar constantemente que los envíos se realicen correctamente:

• Envío en tiempo real: Desde LobbyPMS te recomendamos seleccionar esta opción. El proceso de envío de los reportes comenzará cuando se realice check-in o check-out en la reserva, proporcionando una rápida actualización en el sistema SIRE.
  
  
  • Ten en cuenta que si has realizado un check-in, y después cancelas la reserva, el envío a SIRE no se cancela o elimina. En dado caso, debes ingresar a la plataforma SIRE y hacer la salida del huésped manualmente.
    
    
  • Para realizar envíos a SIRE - Migración Colombia, debes haber completado previamente el proceso de check-in o check-out. 
    
    
  • LobbyPMS siempre envía el check-in de un huésped extranjero en la fecha real de su llegada, no en la fecha registrada en el sistema de LobbyPMS.
    
    Por ejemplo, si tienes un cliente programado para llegar el 1 de enero, pero llega el 2 de enero a las 2 a.m., el envío a SIRE será el 2 de enero. Este es un requisito de Migración.

• Envío manual: Para revisar los reportes y enviarlos tú mismo con un clic en el botón “Enviar a SIRE”.
  
  • Ingresa a “Reportes”, selecciona el botón “Enviar a SIRE los pendientes”.
    
    

Nota: La información debe ser enviada antes de la medianoche (23:59 p.m.) como lo estipula Migración Colombia. Para hacer el envío ya debes haber realizado check-in o check-out.

• Envío programado: Esta opción debes activarla y luego de hacerlo, nosotros enviamos el reporte por ti a las 9 p.m.
  
  
  • Para los check-in o check-out hechos después de las 9 p.m., el sistema hará un envío automático cada 5 minutos.
    
    
  • Si el check-in o check-out es después de las 12 a.m., el envío se hará a las 9 p.m. de ese mismo día.

Al seleccionar uno de estos tres métodos de envío, te aparecerá una confirmación en la parte superior de la pantalla indicando que los ajustes se realizaron correctamente.

• Verifica los datos de tu propiedad
  

• Debajo de los métodos de envío, encontrarás la propiedad registrada para el envío de información a SIRE y sus respectivos datos.
  
  
• Verifica que la información allí registrada sea correcta.

• En caso de querer desvincular la propiedad, usa el botón rojo “Eliminar”.

• En el menú al lado izquierdo, da clic en habitaciones.
  
  
• Las categorías de habitaciones aparecerán asignadas por defecto con la propiedad que agregaste.

• En caso de que desees activar SIRE Múltiple, te invitamos a seguir nuestro manual dando clic aquí.

¿Necesitas ayuda adicional? 

Si tienes alguna duda sobre esta función, no olvides que puedes contactarnos en el botón azul de asistencia ubicado en la parte inferior derecha de tu cuenta de LobbyPMS.