En este manual aprenderás a utilizar el módulo de Housekeeping de LobbyPMS para:

• Asignar las tareas de limpieza, con o sin un equipo de housekeepers.
• Controla y supervisa el estado de las habitaciones, la carga de trabajo, las tareas pendientes, las llegadas y las incidencias. 
• Consultar estadísticas sobre la operación de limpieza y el desempeño del equipo.
• Generar y consultar reportes históricos de las tareas realizadas y exportarlos a CSV.

1. Asignación 

El proceso de asignación es el primer paso para organizar el flujo de trabajo diario dentro del módulo de Housekeeping. En este apartado aprenderás cómo configurar y distribuir la limpieza de las habitaciones de manera eficiente, con la flexibilidad de adaptar el sistema a la operación de tu propiedad, ya sea delegando tareas específicas a tu equipo de trabajo o gestionando las tareas de forma independiente. 

1.1. Iniciar el día

Para acceder al módulo, haz clic en Housekeeping desde el menú lateral izquierdo. Al ingresar, lo primero que verás es la pregunta "¿Cómo quieres trabajar hoy?". Esta elección puedes hacerla de nuevo cada día, ya que no es una configuración fija. En esta pantalla podrás elegir entre dos modalidades de trabajo:

• Sin equipo: Todas las habitaciones quedan en una sola lista, sin asignar a nadie.
• Con equipo: Asigna las habitaciones a tu personal de limpieza.
  
  

Nota: Si aún no cuentas con un equipo de Housekeepers, puedes crearlos siguiendo las instrucciones del manual

Configura el equipo de Housekeeping

Trabajar sin equipo

Esta opción está diseñada para trabajar sin asignar las tareas a colaboradores específicos, permitiéndote como usuario con permisos de supervisor gestionar directamente el estado de las habitaciones.

• Seleccionar todas las habitaciones: Al elegir esta opción, todas las habitaciones sucias quedan listas para limpiar hoy y disponibles para comenzar el trabajo del día.

• Seleccionar algunas habitaciones: Te permite elegir tú mismo cuáles habitaciones limpiar, mientras que el resto queda fuera del tablero de hoy. Las habitaciones seleccionadas aparecerán en el panel para agregarlas, y las que no selecciones permanecerán en el listado de habitaciones sin asignar, puedes agregarlas después.

• Confirmar el estado e iniciar el día: Antes de empezar, el sistema te permite revisar el estado actual de las habitaciones, mostrando cuántas están sucias o limpias, tienes la opción de marcar todas como sucias. Finalmente, haz clic en "Iniciar día". 

Trabajar con equipo

Esta opción te permite asignar las tareas de limpieza al equipo de housekeeper. En el proceso podrás configurar la distribución del trabajo:

• Asignación manual: Seleccionas los housekeepers disponibles y todas las habitaciones quedarán inicialmente en la bandeja sin asignar.
• Asignación automática: Distribuye las habitaciones automáticamente según la carga de trabajo y los puntos disponibles de cada persona.
• Seleccionar housekeepers disponibles: Podrás buscar y seleccionar al personal que trabajará en el día antes de empezar la asignación.
  

• Confirmar el estado e iniciar el día: Antes de empezar, el sistema te permite revisar el estado actual de las habitaciones, mostrando cuántas están sucias o limpias, tienes la opción de marcar todas como sucias. Finalmente, haz clic en "Iniciar día". 

1.2. Gestionar asignaciones durante el día

Al iniciar el día, accederás al tablero principal de Housekeeping, donde podrás visualizar el estado general de todas las habitaciones.

• Asignar habitaciones pendientes: Si utilizas la asignación manual, en el panel de habitaciones por asignar podrás distribuir el trabajo de tres maneras: 
  • Arrastrando las habitaciones hasta el colaborador correspondiente
    
  • En la sección sin asignar dando clic en las habitaciones y luego haciendo clic en el botón "Asignar".
    
  • Dando clic a Asignación automática
    
• Una vez realizada esta distribución, el personal podrá comenzar a trabajar con las tareas asignadas.

2. Control y supervisión

El módulo de Housekeeping ofrece diferentes herramientas visuales para facilitar el seguimiento del trabajo en tiempo real, asegurando que el equipo cumpla con los tiempos y permitiendo una gestión ágil de cualquier eventualidad durante la operación diaria.

2.1. Vista de tablero

Es una vista enfocada en la gestión del personal. Resulta ideal si necesitas monitorear las tareas asignadas por housekeeper, revisar el estado general de limpieza, controlar la carga de trabajo de cada integrante del equipo y gestionar las tareas que aún están pendientes por asignar. 

• Carga por housekeeper: Permite visualizar la carga de cada colaborador activo (por ejemplo, Andres  con la cantidad de habitaciones que tiene asignadas y su nivel de carga de trabajo mediante un sistema de puntos tiene  80/480 puntos).

• Estado de habitaciones: Observa rápidamente los contadores generales que agrupan las habitaciones según su etapa de trabajo: Sucias, En limpieza, Limpias e Inspeccionadas.

• Tareas pendientes de asignación: A través del panel lateral derecho  "Por asignar", puedes visualizar y gestionar el inventario de habitaciones que aún no tienen un encargado responsable.

• Gestión de tareas: Permite interactuar directamente con las tareas de cada habitación para reasignarlas, cambiar su estado actual o actualizar la información del proceso de limpieza.

2.2. Vista de columnas

En la parte superior derecha de la pantalla encontrarás la opción para alternar hacia la vista de "Columnas". Esta visualización organiza el trabajo al estilo Kanban para un seguimiento más dinámico del proceso.

• Flujo de limpieza: Visualiza el avance del trabajo de forma secuencial, donde las habitaciones se desplazan a través de las diferentes etapas (desde sucias hasta inspeccionadas).

• Estado de las habitaciones: Monitorea en listas verticales qué habitaciones específicas se encuentran en cada fase del proceso de limpieza en un momento dado.

• Alertas de llegadas: Identifica fácilmente qué habitaciones tienen reservas de check-in programadas para el mismo día, lo que permite al equipo priorizar su preparación.

• Habitaciones sin alistar: Controla visualmente el listado de las habitaciones que aún presentan retrasos o que no han completado su ciclo de limpieza para estar disponibles.

• Incidencias: Visualiza advertencias o reportes de problemas encontrados por el personal de limpieza dentro de las habitaciones para tomar acciones correctivas inmediatas.

2.3. Vista de detalle de la tarea

Al hacer clic sobre una habitación específica en cualquiera de las vistas, se desplegará un panel lateral derecho con toda la información operativa y los controles de esa actividad en curso.

• Asignación: Muestra el nombre del colaborador responsable de ejecutar la limpieza en esa habitación.

• Estado de limpieza: Indica la fase actual en la que se encuentra la habitación (ej. "En limpieza") y proporciona botones de acción rápida para gestionar el proceso, tales como "Pausar", "Marcar como limpia" o "Marcar como sucia".

• Objetivo: Despliega un indicador visual que compara el tiempo límite establecido para finalizar la limpieza frente al tiempo transcurrido real.

• Historial de actividades: Presenta un registro cronológico de las acciones recientes realizadas sobre la tarea (por ejemplo, cuándo inició la limpieza o si hubo cambios de asignación), detallando fecha, hora y usuario responsable. También incluye un acceso directo para ver el historial completo.

• Check List para completar tareas: Una pestaña interactiva con una lista de verificación donde el personal puede marcar los insumos o pasos completados (como el cambio de toallas o sábanas) para asegurar el estándar de calidad.

• Incidencias y Comentarios: Pestañas adicionales diseñadas para reportar rápidamente cualquier daño o problema encontrado en la habitación, así como para dejar notas relevantes entre el equipo de limpieza y la recepción.

3. Estadísticas y reportes

En esta sección podrás medir el rendimiento de la operación y auditar el historial completo de las tareas, seleccionando previamente el período de tiempo que deseas analizar (hoy, últimos 7 días, este mes o personalizado).

3.1. Estadísticas 

En la pestaña de Estadísticas consultarás la información de producción del módulo de Housekeeping.

• Indicadores de producción: Visualiza rápidamente el total de habitaciones limpias, habitaciones sin finalizar o pendientes, el tiempo promedio de limpieza por habitación y el total de incidencias abiertas.

• Desempeño del personal: Si trabajas con colaboradores asignados, podrás revisar el desempeño individual de cada miembro del equipo de limpieza.

• Duración por tipo de limpieza: Mide el tiempo promedio global e individual según la clasificación de la tarea, como limpieza por salida, limpieza diaria o solicitud del huésped.

• Limpiezas por tipo: Muestra la distribución total y la proporción de las tareas según el tipo de limpieza realizada.

• Distribución del tiempo: Clasifica la agilidad del servicio dividiendo las habitaciones completadas en tres rangos: en menos de 40 minutos, entre 40 y 60 minutos, y en más de 60 minutos.

3.2. Reportes 

En la pestaña de Reportes consultarás el historial operativo detallado de las tareas realizadas en la plataforma.

• Lista de tareas ejecutadas: Visualiza información estructurada en columnas que incluye fecha, hora, habitación, categoría, tipo de limpieza, estado actual, persona asignada, duración exacta y notas adicionales.

• Filtros: Refina tu búsqueda en la base de datos utilizando parámetros como habitación específica, estado de limpieza, persona asignada, categoría y presencia de incidencias.

• Exportación a CSV: Utiliza el botón "Exportar" ubicado en la parte superior derecha de la tabla para descargar la información del historial y procesar los datos de forma externa.

4. Acciones rápidas 

Para agilizar la gestión diaria, el módulo de Housekeeping incluye atajos y menús contextuales que te permiten ejecutar cambios en pocos pasos sin tener que entrar al detalle de cada tarea.

4.1. Acciones por habitación 

Al hacer clic derecho directamente sobre la tarjeta de cualquier habitación en el tablero, se desplegará un menú emergente con acciones específicas para esa tarea.

 Desde este menú rápido podrás:

• Iniciar limpieza: Cambiar el estado de la habitación para indicar que el trabajo ha comenzado.

• Cambiar tipo de limpieza: Ajustar la categoría del aseo requerido (ej. de limpieza diaria a limpieza por salida).

• Reasignar a: Transferir rápidamente la responsabilidad de esa habitación a otro integrante del equipo.

• Ver historial: Consultar el registro de actividad reciente específico de esa unidad.

• Quitar del tablero: Remover la habitación de la vista de trabajo actual si ya no requiere atención en el día.

4.2. Acciones generales del tablero 

En la esquina superior derecha de la pantalla, justo al lado de los botones para alternar entre las vistas "Tablero" y "Columnas", encontrarás un icono de tres puntos verticales. Al hacer clic en él, accederás a un menú de acciones masivas que afectarán a múltiples habitaciones a la vez:

• Marcar todas sucias: Cambia simultáneamente el estado de todas las habitaciones visibles en el tablero a la categoría "Sucia".

• Marcar todas limpias: Actualiza el estado de todas las habitaciones del tablero a "Limpia" de un solo clic.

• Limpiar asignaciones: Elimina de forma masiva los responsables asignados a las habitaciones, devolviendo las tareas a un estado sin asignar para poder reorganizar el trabajo del día.

¿Necesitas ayuda adicional? 

Si tienes alguna duda sobre esta función, no olvides que puedes contactarnos en el botón azul de asistencia ubicado en la parte inferior derecha de tu cuenta de LobbyPMS.