1. Tipos de usuarios

En Housekeeping existen dos tipos de usuarios: Supervisor y Housekeeper. Las opciones disponibles para cada uno dependen de sus permisos y de si utilizan la versión web o la aplicación móvil “Lobby Staff”.

Supervisor

Es cualquier usuario que en configuración tenga activado el permiso de acceso a “Tablero de housekeeping”.

El supervisor tiene acceso al tablero completo y puede visualizar todas las habitaciones y los housekeepers. Es el único usuario que puede crear y modificar asignaciones de habitaciones a housekeepers. Además, puede inspeccionar cualquier limpieza que lo requiera.

Housekeeper

Es cualquier persona registrada en configuraciones de housekeeping / Equipo como housekeeper. Si quieres crear tu equipo puedes seguir el paso a paso del manual Configuración Módulo de Housekeeping



En la versión web puede visualizar el tablero completo, incluyendo las habitaciones y las asignaciones de todos los housekeepers, pero no puede crear ni modificar asignaciones ni realizar otras acciones de gestión.

En la aplicación móvil, sólo puede visualizar y gestionar las habitaciones que tiene asignadas. No puede crear asignaciones para otros housekeepers ni realizar inspecciones.

Otros usuarios

Es cualquier usuario que no tiene activado el permiso “Tablero de housekeeping” y que tampoco está registrado como housekeeper en la pestaña Equipo.

Si es un usuario que tiene permiso de acceso a Dashboard o calendario de reservas, podrá visualizar el tablero de housekeeping, pero no puede crear ni modificar asignaciones ni realizar otras acciones de gestión.

Observación

Una misma persona puede ser Supervisor y Housekeeper al mismo tiempo. En la versión web conservará las capacidades de supervisor y podrá visualizar, mover o reasignar cualquier habitación del tablero, incluso si no está asignada a ella. En la aplicación móvil, la visualización se limita a las habitaciones que tenga asignadas como housekeeper. 

2. ¿Qué es Lobby Staff y cómo acceder?

Lobby Staff es la aplicación de trabajo para el personal operativo de tu propiedad. Puedes acceder desde el navegador de tu celular e instalarla como una aplicación para tenerla disponible directamente en tu dispositivo.

Desde Lobby Staff podrás acceder a módulos como Housekeeping y gestionar las tareas de limpieza del día desde tu celular.

2.1. ¿Cómo acceder a Lobby Staff?

1. Ingresa a https://staff.lobbypms.com desde el navegador de tu celular.

2. Ingresa el ID de tu hotel.

3. Selecciona tu usuario.

4. Ingresa tu contraseña.

5. Si es la primera vez que accedes, podrás instalar Lobby Staff en tu dispositivo.

6. Una vez instalada, encontrarás Lobby Staff entre las aplicaciones de tu celular y podrás ingresar directamente desde allí.

Activa las notificaciones

Te recomendamos permitir las notificaciones de Lobby Staff para recibir avisos sobre cambios importantes en tus tareas de Housekeeping.

Podrás recibir notificaciones cuando: 

2.2. ¿Qué puedes hacer en Housekeeping desde Lobby Staff?

Desde el módulo de Housekeeping puedes gestionar tus tareas de limpieza directamente desde el celular. Dependiendo de tu rol y de las habitaciones que tengas asignadas, podrás:

• Consultar las tareas del día según su estado: Pendientes, En curso, Finalizadas y Rechazadas.
  

• Iniciar, pausar y finalizar la limpieza de una habitación.

• Completar el checklist definido para cada tarea de limpieza.

• Ver o agregar un comentario 

• Reportar incidencias encontradas durante la limpieza de una habitación.
  
  

3. ¿Qué verás antes de realizar la asignación de tareas del día?

Antes de iniciar la jornada de Housekeeping, la información disponible dependerá de si accedes desde Lobby Staff o desde la versión web de LobbyPMS, así como del rol que tengas asignado.

3.1. Desde Lobby Staff

Antes de que se hayan creado las asignaciones del día, todos los usuarios —supervisores, housekeepers y otros usuarios— verán la misma pantalla indicando que las asignaciones aún no han sido creadas.

Una vez que el supervisor inicie el día y defina la forma de trabajo, la información mostrada en Lobby Staff cambiará de acuerdo con el rol del usuario y las tareas que tenga disponibles.

3.2. Desde la versión web

Desde el Dashboard o el Calendario de reservas, podrás visualizar el último estado registrado de las habitaciones, incluso si todavía no se ha iniciado la jornada de Housekeeping.

¿Cómo se visualiza para un Supervisor?

Si tienes permisos de supervisor, podrás consultar el estado en el que quedaron las habitaciones el día anterior y tendrás la opción de iniciar el día sin equipo directamente desde estas vistas.

Si necesitas iniciar el día con equipo, deberás hacerlo desde el módulo de Housekeeping, donde podrás seleccionar los housekeepers y definir cómo se realizarán las asignaciones. Para conocer este proceso, consulta el manual “Manual de asignación, control y reportes de Housekeeping”.

Además, si intentas realizar una acción sobre una habitación antes de haber iniciado el día, LobbyPMS mostrará una ventana de confirmación preguntándote si deseas iniciar el día sin equipo antes de continuar.

¿Cómo se visualiza para un Housekeeper u otro usuario?

Si eres housekeeper o tienes otro tipo de usuario sin permisos de supervisor, podrás visualizar desde el Dashboard o el Calendario de reservas el estado en el que quedaron las habitaciones el día anterior.

4. Día iniciado 

4.2 Día iniciado sin equipo

Cuando el día de Housekeeping se inicia sin equipo, las habitaciones quedan disponibles para ser gestionadas sin asignarlas a un housekeeper específico. Las acciones disponibles dependerán del rol del usuario y de si accede desde la versión web o desde Lobby Staff.

4.2 Día iniciado con equipo

Cuando el día de Housekeeping se inicia con equipo, las habitaciones quedan asignadas a los housekeepers seleccionados para la jornada. Las acciones disponibles dependerán del rol del usuario y de si accede desde la versión web o desde Lobby Staff. 

4.3 ¿Qué puedes hacer según tu rol y acceso?

4.3.1 Desde la versión web

Supervisor

Desde las vistas de Tablero o Columnas, el supervisor puede gestionar directamente las tareas de limpieza y realizar las siguientes acciones:

• Cambiar el estado de limpieza de una habitación, por ejemplo, de Sucia a En limpieza o de Limpia a Inspeccionada.
• Cambiar el tipo de limpieza entre Limpieza de salida, Limpieza diaria o Solicitada por el huésped.
• Consultar el historial de movimientos de una tarea.
• Finalizar las incidencias reportadas durante la operación.
  
• Iniciar / finalizar una inspección 
• Rechazar una limpieza cuando la habitación no cumpla con las condiciones esperadas.
• Marcar todas las habitaciones como sucias.
• Marcar todas las habitaciones como limpias.
• Limpiar asignaciones para eliminar responsables previamente asociados a las tareas.
  
  
• Reasignar tareas de una habitación a otro housekeeper cuando sea necesario reorganizar la carga de trabajo (solo cuando el día inicia con equipo).

Housekeeper u otro usuario

Desde la versión web, los housekeepers y otros usuarios pueden visualizar el tablero y consultar el estado de las habitaciones, pero no pueden modificar las tareas ni ejecutar acciones sobre ellas.

4.3.1 Desde Lobby Staff

Supervisor

Desde Lobby Staff, el supervisor puede gestionar las tareas de limpieza directamente desde el celular. Puede:

• Iniciar, pausar y finalizar una limpieza.
• Consultar y completar el checklist de la tarea.
• Registrar una incidencia encontrada durante la limpieza.
• Consultar o agregar comentarios en la tarea.
• Iniciar y confirmar una inspección.
• Durante una inspección, marcar la habitación como aún sucia si considera que la limpieza debe realizarse nuevamente.

Housekeeper

Cuando el día se trabaja sin equipo, un housekeeper puede operar las tareas disponibles desde Lobby Staff y:

• Iniciar, pausar y finalizar una limpieza.
• Consultar y completar el checklist de la tarea.
• Registrar una incidencia encontrada durante la limpieza.
• Consultar o agregar comentarios en la tarea.

El housekeeper no puede realizar inspecciones.

Otro usuario

Los usuarios que no son supervisores ni housekeepers no pueden acceder al módulo de Housekeeping desde Lobby Staff.

5. Visualización del estado de limpieza en el calendario y en la reserva

El estado de limpieza de una habitación también puede consultarse fuera del módulo de Housekeeping, directamente desde el Calendario de reservas y desde el detalle de la reserva.

5.1. Estado de limpieza en el calendario

En el Calendario de reservas, el estado de limpieza de cada habitación se muestra en la parte izquierda, junto al nombre de la habitación.

Los estados se identifican mediante una abreviatura y un color:

• SU – Sucia: rojo.
• EL – En limpieza: amarillo.
• LI – Limpia: azul.
• IN – Inspeccionada: verde.

Esta información te permite identificar rápidamente el estado actual de cada habitación sin necesidad de ingresar al módulo de Housekeeping.

5.2. Estado de limpieza en el detalle de la reserva

Al ingresar al detalle de una reserva, en la parte superior encontrarás un banner con el estado de limpieza de la habitación asignada.

De esta forma, puedes consultar rápidamente si la habitación se encuentra sucia, en proceso de limpieza, limpia o inspeccionada mientras gestionas la reserva.

6. Reporte y control de incidencias

Las incidencias te permiten registrar y hacer seguimiento a situaciones encontradas durante la limpieza de una habitación que requieren atención adicional.

¿Cómo reportar una incidencia?

Desde Lobby Staff, al iniciar la limpieza de una habitación encontrarás la opción para reportar una incidencia asociada a la tarea.

También podrás registrar una incidencia cuando el tiempo de limpieza supere el objetivo establecido, permitiéndote dejar constancia de cualquier situación que haya afectado la duración de la tarea.

¿Cómo identificar una incidencia?

Cuando un housekeeper reporta una incidencia, podrás identificarla desde diferentes puntos de LobbyPMS:

• En el módulo de Housekeeping, desde la vista de Columnas, podrás visualizar las incidencias que se encuentran pendientes.
  
   
• En el Dashboard se creará una tarea para facilitar su seguimiento y gestión.
  
• En Chat Center > Difusión se generará un anuncio informando sobre la incidencia reportada.
  
  

Supervisor

¿Cómo consultar y resolver la información de una incidencia?

1. Desde el módulo de Housekeeping, ingresa al detalle de la tarea de limpieza de la habitación. Allí podrás consultar la información relacionada con las incidencias reportadas durante la ejecución de la tarea.

2. Desde la vista columnas -> en alertas del día -> incidencias activas -> marcar como resuelta

3. Desde el dashboard -> Tareas -> 3 puntos en la tarea -> Guardar como completada

7. Inspección de una habitación

La inspección permite validar que una habitación haya quedado correctamente preparada después de finalizar su limpieza.

Para poder inspeccionar una habitación se deben cumplir estas condiciones:

• La habitación debe estar en estado Limpia.
• Debes ser un usuario con rol de Supervisor.
• La habitación debe estar configurada para realizar inspección.

La inspección puede realizarse tanto desde la versión web de LobbyPMS como desde Lobby Staff.

¿Cómo inspeccionar una habitación?

1. Ubica una habitación que se encuentre en estado Limpia.
2. Ingresa al detalle de la tarea.
3. Selecciona la opción para iniciar la inspección.
4. Revisa que la habitación cumpla con las condiciones esperadas.
5. Si todo está correcto, confirma la inspección para finalizar el proceso.

¿Qué hacer si la limpieza no es correcta?

Si durante la inspección identificas que la habitación requiere ajustes, puedes rechazar la limpieza.

Al rechazarla, deberás indicar el motivo del rechazo para que quede registrado y el equipo pueda identificar qué debe corregirse antes de realizar una nueva inspección.

8. ¿Qué hacer si el huésped rechaza la limpieza?

Cuando una habitación se encuentra ocupada y el huésped indica que no desea recibir el servicio de limpieza, puedes registrar el rechazo directamente desde la tarea en Housekeeping.

Para hacerlo:

1. Abre el detalle de la tarea correspondiente a la habitación.
2. Haz clic en “Huésped rechazó limpieza”.
3. Ingresa el motivo del rechazo.
4. Haz clic en “Confirmar” para guardar la información. 

De esta forma, quedará registrado que la limpieza no se realizó por decisión del huésped y el equipo podrá consultar posteriormente el motivo informado.

¿Necesitas ayuda adicional? 

Si tienes alguna duda sobre esta función, no olvides que puedes contactarnos en el botón azul de asistencia ubicado en la parte inferior derecha de tu cuenta de LobbyPMS.