¿Cómo asignar usuarios entre las propiedades que administras en LobbyPMS?

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LobbyPMS cuenta con la funcionalidad de gestión multipropiedad, la cual permite asignar usuarios (administradores o colaboradores) a diferentes propiedades mediante el envío de una invitación al correo electrónico del usuario.

Esta funcionalidad facilita la administración de múltiples establecimientos, permitiendo que un mismo usuario acceda a varias propiedades utilizando una sola cuenta.

Importante: Un usuario con acceso a múltiples propiedades solo podrá tener una propiedad abierta a la vez.

Alcance

Este instructivo aplica para usuarios con permisos de administración que necesiten asignar accesos a otras propiedades dentro de LobbyPMS. Despues de aplicar este manual, el usuario asignado podrá ingresar a las propiedades a través de 3 clics:

Requisitos previos

Antes de iniciar el proceso, ten en cuenta lo siguiente:

• El usuario debe estar previamente creado en alguna propiedad. Si necesitas saber como crear un usuario ingresa al siguiente manual:
  
  👉 ¿Cómo crear usuarios nuevos para tu propiedad en LobbyPMS?
   
• Debes contar con el ID del usuario que deseas asignar.
• Debes ser un usuario administrador para gestionar usuarios dentro de la propiedad.

Procedimiento

Paso 1: Obtener el ID del usuario

Para iniciar, es necesario identificar el ID del usuario:

1. Ingresa a LobbyPMS.
2. Dirígete al perfil ubicado en la parte superior derecha y das clic.
   
   
3. Ubica el ID del usuario dentro de la información del perfil.
   
   
4. Copia este ID para utilizarlo en el proceso de invitación.

Paso 2: Invitar al usuario a la propiedad

Realiza este paso desde la propiedad a la que deseas asignar el usuario:

1. En el Menú izquierdo dirígete a:
   Configuraciones > Usuarios, permisos y API
2. Al ingresar estarás en la interfaz de listado de usuarios, ubica y haz clic en “Invitar usuario”.
   
   
3. Ingresa el ID del usuario y haz clic en “Siguiente”.
   
   

El sistema mostrará la información del usuario para validación:

• Nombre completo
• Correo electrónico
• Número de propiedades asociadas

Verifica que los datos sean correctos antes de continuar.

Paso 3: Configurar permisos y asignaciones

Define la configuración del usuario dentro de la propiedad:

• Rol:
  Selecciona entre Administrador o Colaborador, según el nivel de acceso requerido.
• Centro de inventario:
  Asigna el inventario correspondiente (campo no obligatorio)
• Caja:
  Selecciona la caja que utilizará el usuario (campo no obligatorio)

Una vez completados los campos, haz clic en “Enviar” para generar la invitación.

Aparecerá una notificación fija indicando que Hemos enviado una invitación a "xxxxxxx@xxxxxx.com" para que tenga acceso a la propiedad.

En el listado encontrarás el usuario en estado de pendiente, si pones el cursor sobre la palabra pendiente aparecerá el dato de fecha y hora en que fue enviada la invitación.

Paso 4: Aceptación de la invitación

El usuario recibirá un correo electrónico con la invitación de acceso.

El correo incluye:

• ID y nombre de la propiedad
• ID y nombre del usuario
• Correo electrónico del usuario

Al darle a Aceptar invitación te va a redireccionar a una página donde encontrarás nuevamente la información de Información del alojamiento e información del usuario en el cual se especifica el rol asignado. Ya dentro del correo de invitación el usuario podrá:

• Aceptar la invitación para obtener acceso
• Rechazar la invitación

Para completar el proceso, el usuario debe hacer clic en “Aceptar invitación”.

Ya al culminar este paso encontrarás un mensaje de invitación aceptada con éxito, con esto habrás finalizado con la integración multipropiedad para un usuario.

Validación del proceso

Para confirmar que la asignación fue exitosa:

1. Ingresa a la propiedad correspondiente.
2. Dirígete a:
   Configuraciones > Usuarios, permisos y API
3. Verifica que el usuario aparezca en el listado de usuarios activos.

Resultado esperado

El usuario podrá acceder a la nueva propiedad desde su misma cuenta en LobbyPMS y cambiar entre propiedades según sea necesario. Lo hará desde el perfil en la parte superior derecha de la plataforma.

Soporte

Si requieres ayuda adicional, puedes contactar al equipo de soporte a través del botón de asistencia ubicado en la parte inferior derecha dentro de la plataforma, puedes contactar al equipo de soporte escribiendo la palabra ASESOR.