¿Cómo crear usuarios nuevos para tu propiedad en LobbyPMS?

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LobbyPMS permite la creación de nuevos usuarios (administradores o colaboradores) mediante un proceso de invitación enviada al correo electrónico registrado durante su creación.

Esta funcionalidad facilita la incorporación de nuevos miembros al equipo de trabajo, permitiendo asignarles accesos, roles y configuraciones específicas dentro de la propiedad.

Requisitos previos

Antes de iniciar el proceso, ten en cuenta lo siguiente:

• Debes ser un usuario administrador para gestionar usuarios dentro de la propiedad.

• Debes tener el correo electrónico válido del usuario que deseas crear.

• Debes definir previamente el rol, centro de inventario y caja que se asignará al usuario (estos dos últimos no son obligatorios).

Procedimiento

Paso 1: Acceder a la gestión de usuarios

1. Ingresa a LobbyPMS.

2. Dirígete al menú izquierdo de la plataforma y accede a:
   Configuraciones > Usuarios, permisos y API

En esta sección encontrarás el listado de usuarios y las opciones disponibles para su gestión.

Paso 2: Crear un nuevo usuario

1. Haz clic en el botón “Crear nuevo usuario”.

2. Diligencia la información solicitada:

• Nombre del usuario

• Correo electrónico

• Rol:
  Selecciona el tipo de usuario:

  • Administrador

  • Colaborador

Asegúrate de ingresar correctamente el correo electrónico, ya que allí se enviará la invitación de acceso.

Define los siguientes dominios del usuario dentro de la propiedad (campos no obligatorios):

• Centro de inventario:
  Asigna el inventario correspondiente según sus funciones.

• Caja:
  Selecciona la caja que utilizará el usuario para sus operaciones.

Una vez completes la información, haz clic en “Guardar”.

Paso 3: Envío de invitación

Después de guardar la información:

• El sistema mostrará un mensaje confirmando que la invitación fue enviada con éxito.

• También se indicará el correo electrónico al cual fue enviada la invitación.

Este correo corresponde al que fue registrado en la creación del usuario.

En el listado encontrarás el usuario en estado pendiente, si pones el cursor sobre la palabra pendiente aparecerá el dato de fecha y hora en que fué enviada la invitación.

Paso 4: Aceptación de la invitación y creación del usuario.

El usuario recibirá un correo electrónico con la invitación.

Dentro del correo encontrará:

• ID y nombre de la propiedad

• ID y nombre del usuario

• Correo electrónico del usuario

• Botón para aceptar la invitación

Al hacer clic en “Aceptar invitación”, será redirigido a una página donde podrá completar el proceso.

Paso 5: Configuración y confirmación de credenciales

En la página de aceptación, el usuario encontrará:

• Información del establecimiento

• Información del usuario

Adicionalmente, podrá:

• Modificar el nombre del usuario (si lo requiere)

• Crear una contraseña

• Confirmar la contraseña

Importante: Para poder aceptar la invitación, es obligatorio diligenciar la contraseña.

Finalmente, el usuario podrá:

• Aceptar la invitación

• Rechazar la invitación

Paso 6: Confirmación y acceso a la propiedad

Una vez aceptada la invitación:

• El sistema mostrará un mensaje indicando que el usuario fue creado con éxito.

• Se habilitará un botón para ingresar a la propiedad.

Para iniciar sesión, el usuario deberá:

1. Seleccionar su usuario.

2. Ingresar la contraseña previamente creada.

Validación del proceso

Para confirmar que el usuario fue creado correctamente:

1. Ingresa a:
   Configuraciones > Usuarios, permisos y API

2. Verifica que el usuario aparezca en el listado de usuarios activos.

Resultado esperado

El nuevo usuario podrá acceder a LobbyPMS con sus credenciales y operar dentro de la propiedad según los permisos asignados.

Importante

• El acceso del usuario depende de la aceptación de la invitación enviada por correo.

• El ID de la propiedad es necesario para iniciar sesión desde cualquier dispositivo, se encuentra en el correo de invitación.

• El rol asignado definirá el nivel de acceso dentro del sistema.

• Administración de usuarios
  • Los usuarios con permisos de Administrador o Super Administrador pueden:
    • Crear nuevos usuarios
    • Modificar permisos de acceso.
    • Revocar o eliminar usuarios cuando ya no formen parte de la propiedad
    • Modificar el correo electrónico y la contraseña de los usuarios que únicamente tengan acceso a esa propiedad.
  • Sin embargo, existe una excepción importante, Si un usuario tiene acceso a dos o más propiedades, el Administrador o Super Administrador no podrá cambiar su Nombre, correo electrónico o contraseña. En ese caso, por motivos de seguridad, únicamente el propio usuario podrá realizar esos cambios desde su cuenta,  para mas información ver el manual de perfil de usuario.

Recomendaciones y buenas prácticas de seguridad

• Mantén actualizado el correo electrónico de cada usuario. Esto facilita la recuperación segura de la cuenta y el envío de notificaciones importantes cuando sea necesario.
• No compartas usuarios entre varias personas. Cada colaborador debe contar con su propio usuario. En LobbyPMS puedes crear múltiples usuarios sin costo adicional, lo que permite identificar quién realiza cada acción dentro del sistema.
• Revisa periódicamente los permisos de acceso de los usuarios. Verifica que cada usuario conserve únicamente los accesos que necesita. Si deseas conocer el detalle de cada permiso, consulta el manual Gestionar usuarios, permisos y API
• Valida los permisos para realizar transacciones. Antes de habilitar funciones relacionadas con operaciones críticas, confirma que el usuario realmente deba ejecutarlas. Puedes consultar el detalle de estos permisos en el manual Gestionar usuarios, permisos y API
• Elimina los usuarios que ya no pertenezcan a la organización. Realiza revisiones periódicas de los accesos y elimina los colaboradores que ya no trabajan en la propiedad.
• Crea un usuario para cada nuevo colaborador. Cuando una persona se incorpore al equipo, crea un usuario independiente y asígnale únicamente los permisos correspondientes a sus responsabilidades.
• Protege las credenciales de acceso. Cada usuario es responsable de mantener la confidencialidad de su contraseña y no compartirla con terceros.
• Restringe el acceso por dirección IP cuando sea posible. Si determinados usuarios solo deben acceder a LobbyPMS desde el establecimiento, configura una restricción por IP para impedir el acceso desde otras ubicaciones. 

Soporte

Si requieres ayuda adicional, puedes contactar al equipo de soporte a través del botón de asistencia ubicado en la parte inferior derecha dentro de la plataforma.