¿Cómo se envían las tarifas y la disponibilidad a Lucidbot?

Las tarifas y la disponibilidad se envían a Lucidbot en una misma consulta realizada directamente a  LobbyPMS.

Esta consulta ocurre automáticamente durante la conversación con el huésped.

Cuando el huésped indica en el chat:

• Las fechas de estadía
• La cantidad de personas
• El número de habitaciones requeridas

Lucidbot envía una solicitud a LobbyPMS para consultar disponibilidad y tarifas en tiempo real. LobbyPMS analiza la solicitud y devuelve únicamente las opciones que cumplen con las condiciones configuradas en el sistema.

El sistema solo enviará:

• Categorías de habitaciones que tengan al menos una habitación disponible
• Tarifas vigentes para las fechas solicitadas
• Planes tarifarios activos
• Si aplica un descuento de larga estadía

Antes de enviar la información a Lucidbot, LobbyPMS valida automáticamente varias configuraciones del Motor de Reservas, entre ellas:

• Disponibilidad real de habitaciones
• Mínimo o Máximo de estadía
• Lead time configurado en la categoría de habitación  
• Anticipación máxima para reservar configurada

Si una habitación no cumple con alguna de estas condiciones, no será enviada a Lucidbot como opción disponible.

Resultado para el huésped

Con esta información, Lucidbot genera una cotización clara y organizada dentro del chat, mostrando únicamente las opciones realmente disponibles para reservar.

Esto garantiza que las reservas creadas desde el chatbot estén sincronizadas con la disponibilidad real del establecimiento, evitando sobreventas.

¿Cómo llega la reserva a Lobbypms?

Una vez que el huésped selecciona la habitación y la tarifa dentro del chat, Lucidbot solicita la confirmación de los datos de la reserva antes de enviarla a LobbyPMS.

El chatbot mostrará un resumen con la información registrada

Si el huésped confirma la información, Lucidbot enviará la solicitud de creación de reserva a LobbyPMS.

En ese momento la reserva se crea automáticamente en el calendario de LobbyPMS, identificada con el canal correspondiente a la integración.

A partir de este punto se pueden presentar dos escenarios:

Reserva con pago anticipado

Si la configuración del sistema requiere un pago para confirmar la reserva, LobbyPMS enviará automáticamente un enlace de pago al huésped a través del chat.

El mensaje incluirá:

• El valor a pagar
• El enlace de pago
• La fecha y hora límite para realizar el pago

Ejemplo:

Solo falta el depósito de 450.000 COP (primera noche por habitación)

[Enlace de pago]

Vence hoy 18/02/2026 a las 11:20 PM

Si el pago es exitoso

El pago se registra automáticamente en la reserva dentro de LobbyPMS y el chatbot envía la confirmación al huésped.

Ejemplo:

¡Listo! Tu pago fue aprobado y tu reserva quedó confirmada.
 

ID de reserva: 2071480

Fecha de ingreso: 1 de abril de 2026

Hora de check-in: 14:00
 

Gracias por reservar con nosotros.

Si el pago no es exitoso

El chatbot notificará al huésped que la transacción no pudo completarse y le permitirá intentarlo nuevamente.

Ejemplo:

Ups, no pudimos completar tu pago en este momento.

Puedes intentarlo nuevamente.

Reserva sin pago anticipado

Si la configuración del sistema no requiere pago adelantado, la reserva se crea directamente en LobbyPMS y el chatbot envía al huésped un mensaje de confirmación de la reserva.

De esta forma el establecimiento podrá gestionar el pago directamente con el huésped antes de su llegada o durante el check-in.

Envío de invitación de Check-in Online

Lucidbot puede enviar automáticamente a los huéspedes la invitación para realizar el Check-in Online antes de su llegada al establecimiento. Este mensaje se envía por WhatsApp e incluye el enlace donde el huésped podrá registrar sus datos antes de llegar al hotel.

Para que el mensaje sea enviado por el chatbot, el establecimiento debe tener activo el servicio de WhatsApp dentro de Lucidbot. Y la reserva debe tener registrado el número de teléfono del titular.

También debes activar la opción “Enviar mail de check-in online de manera automática” en Lobbypms Configuraciones → Reservas y Check-in → Otras opciones

Cuándo se envía la invitación

El sistema revisa automáticamente las reservas próximas a llegar.

A qué reservas aplica

El envío automático aplica para todas las reservas registradas en LobbyPMS, incluyendo:

• Reservas creadas desde Lucidbot
• Reservas creadas manualmente en el PMS

Reservas provenientes de otros canales