Este manual explica el proceso que debes realizar directamente en la plataforma de la DIAN para obtener los tokens requeridos durante la configuración de la facturación electrónica y realizar las configuraciones necesarias para trabajar con un proveedor tecnológico.

El procedimiento contempla dos escenarios de proveedor tecnológico:

• CADENA S.A.
• Soluciones Alegra S.A.S., utilizado para el proceso de integración con Alanube.

🔑 Durante este proceso utilizarás dos tokens diferentes

PRIMER TOKEN — Habilitación
Lo utilizarás para ingresar al ambiente de habilitación, configurar el modo de operación y obtener el TestSetId.

SEGUNDO TOKEN — Facturación electrónica
Lo solicitarás posteriormente para ingresar al ambiente de facturación electrónica y asociar la resolución de facturación con el proveedor correspondiente.

⚠️ IMPORTANTE: Los tokens se solicitan en momentos diferentes y cumplen funciones distintas. El segundo token no reemplaza ni reutiliza el primero.

En este manual vas a encontrar:

• Cómo solicitar el primer token para ingresar al ambiente de habilitación de la DIAN.
• Cómo configurar el proveedor tecnológico correspondiente.
• Cómo obtener el TestSetId.
• Cómo continuar el proceso según trabajes con CADENA S.A. o Soluciones Alegra S.A.S. – Alanube.
• Cómo verificar el estado del set de pruebas.
• Cómo solicitar el segundo token.
• Cómo asociar la resolución de facturación con el proveedor tecnológico.
• Cómo continuar el proceso posteriormente en LobbyPMS.

Requisitos previos:

Antes de iniciar el proceso, debes contar con:

• RUT del establecimiento actualizado.
• Acceso al correo electrónico utilizado para la autenticación ante la DIAN.
• Resolución de facturación.
• Definición del proveedor tecnológico con el que se realizará la integración:
  • CADENA S.A., o
  • Soluciones Alegra S.A.S., para el proceso con Alanube.

Primer token: habilitación y obtención del TestSetId

Paso 1. Ingresar a la plataforma de la DIAN

1. Ingresa a la página oficial de la DIAN.
2. Desplázate hasta la sección “Temas de interés”.
3. Ubica la columna “Factura electrónica”.
4. Selecciona “Habilitación”.

La DIAN abrirá una nueva pestaña para realizar el proceso de autenticación.

💡 Ten en cuenta: El portal de Habilitación hace parte del proceso de registro y habilitación del proveedor para el facturador electrónico.

Paso 2. Realizar la autenticación y solicitar el primer token

Selecciona el tipo de persona que corresponde a tu establecimiento:

Si eres persona jurídica:
Selecciona “Empresa” y diligencia:

• Tipo de documento o NIT.
• Identificación de la empresa.
• Número de documento de identificación del representante legal.

Si eres persona natural:
Selecciona “Persona” y diligencia:

• Tipo de documento.
• Número de identificación.

⚠️ Antes de continuar

Espera a que Cloudflare complete la validación y/o autenticación. Sin esta validación no podrás solicitar el token.

Una vez ingresada la información:

1. Haz clic en “Entrar”.
2. La DIAN enviará un token al correo electrónico de la persona que está realizando la autenticación.
3. Ingresa el token recibido mediante la opción “Ingrese aquí”.

IMPORTANTE: Debes tener acceso al correo electrónico asociado al representante utilizado para la autenticación, ya que allí recibirás el token necesario para continuar.

Paso 3. Ingresar al ambiente de habilitación

Después de ingresar el token, accederás a la interfaz de la DIAN.

En el menú ubicado en la parte izquierda:

1. Ingresa a “Registro y habilitación”.
2. Selecciona “Documentos electrónicos”.
3. Selecciona “Factura electrónica”.

La DIAN mostrará la información correspondiente al facturador electrónico.

En la parte inferior izquierda, selecciona:

“Configurar modos de operación”.

IMPORTANTE: Dentro de la interfaz, debe definir el modo de operación seleccionando el uso de una solución de software proporcionada por un proveedor tecnológico.

Paso 4. Seleccionar el proveedor tecnológico

En el campo “Seleccione el modo de operación”, selecciona Software de un proveedor tecnológico.

Posteriormente, en los campos relacionados con el proveedor y el software, selecciona la opción correspondiente al proveedor con el que se realizará la integración.

Opción 1. CADENA S.A.

Si la integración se realizará con CADENA S.A.:

1. Selecciona CADENA S.A. como proveedor tecnológico.
2. En el campo correspondiente al software, selecciona 890930534efacturacadena como software para la operación.
3. Haz clic en “Asociar”.

Una vez asociado, la DIAN mostrará la información correspondiente al proveedor y permitirá realizar el seguimiento del set de pruebas.

Opción 2. Soluciones Alegra S.A.S. – Alanube

Si la integración se realizará con Alanube:

1. Selecciona Soluciones Alegra S.A.S. como proveedor tecnológico.
2. En el campo correspondiente al software, selecciona Alegra como software para la operación..
3. Haz clic en “Asociar”.

IMPORTANTE: En la plataforma de la DIAN, el proveedor utilizado para el proceso con Alanube se identifica como Soluciones Alegra S.A.S.. Esta es la razón social que debes seleccionar cuando corresponda a este flujo.

La DIAN mantiene un catálogo público de proveedores tecnológicos en el que aparecen tanto CADENA S.A. como SOLUCIONES ALEGRA S.A.S.

Obtener el TestSetId

Paso 5. Consultar el set de pruebas.

Una vez asociado el proveedor tecnológico, la DIAN mostrará la información relacionada con el set de pruebas.

En “Rango de prueba” encontrarás información relacionada con los rangos de pruebas para poder crear el set de pruebas en caso de utilizar CADENA S.A. Desde acá podrás extraer:

• Número de resolución.
• Prefijo.
• Llave técnica.
• Rango desde.
• Rango hasta.
• Fecha desde.
• Fecha hasta.
• Pin(antes de ingresar a rangos de prueba).

En “Acciones” podrás consultar el proceso y obtener el identificador correspondiente al set.

Ubica el TestSetId.

Este corresponde a un código alfanumérico asociado al set de pruebas.

1. Identifica el TestSetId.
2. Cópialo.
3. Continúa con el proceso correspondiente en LobbyPMS.

La documentación de la DIAN identifica el TestSetId como el identificador del set de pruebas utilizado durante el proceso de habilitación.

Paso 6. Continuar el proceso según el proveedor

El tratamiento del set de pruebas es diferente dependiendo del proveedor tecnológico.

Si trabajas con CADENA S.A.

Después de obtener el TestSetId, debes continuar con el proceso de integración correspondiente en LobbyPMS, diligenciando todos los datos de información hasta llegar al Paso 5.

El proceso de certificación con CADENA S.A requiere la generación de una factura de prueba necesaria para superar el set de pruebas.

Por lo tanto:

1. Copia el TestSetId.
2. Regresa a LobbyPMS e ingresa a Integraciones/eFacturaDIAN.
3. Continúa con la configuración de la integración hasta llegar al Paso 5 “Autorización y modo de operación” Acá debes configurar los datos que extraes de rango de prueba en el paso 5 .
4. Utiliza el TestSetId y la información del rango de pruebas solicitada por LobbyPMS.
5. Crea una reserva de prueba en el calendario y genera una factura para esta reserva. Debe aparecer una notificación en la parte superior derecha indicando que “Factura electrónica ha sido enviada satisfactoriamente”.
6. Espera la validación del set de pruebas en la DIAN.

Si trabajas con Soluciones Alegra S.A.S. – Alanube

Para el proceso con Alanube, debes:

1. Obtener el TestSetId desde la opción “Acciones” en la DIAN.
2. Copiar el identificador.
3. Regresar a LobbyPMS.
4. Ingresar a la integración eFactura DIAN V2.
5. Continuar con el paso de certificación.
6. Ingresar el TestSetId en el campo correspondiente.
7. Guardar y continuar.

IMPORTANTE: En el proceso con Alanube no es necesario crear una reserva ni generar una factura de prueba. El set de pruebas se crea directamente utilizando el TestSetId obtenido desde la DIAN.

Paso 7. Verificar el estado del set de pruebas

Si necesitas consultar en la DIAN el estado del set de pruebas:

1. Ingresa nuevamente a la sección “Acciones”.
2. Actualiza la página.
3. Consulta el estado mostrado por la DIAN.

Cuando el proceso haya finalizado correctamente, podrás visualizar el mensaje correspondiente indicando que el set de pruebas fue superado satisfactoriamente.

Nota: El estado del set depende de los documentos enviados y aceptados por la DIAN. La documentación de la DIAN muestra el seguimiento del set mediante documentos requeridos y documentos aceptados.

Segundo token: asociación de la resolución de facturación

Paso 8. Solicitar el segundo token

Una vez finalizado el proceso correspondiente al set de pruebas, debes solicitar el segundo token.

1. Ingresa nuevamente a la página de la DIAN.
2. Desplázate hasta “Temas de interés”.
3. Ubica la columna “Factura electrónica”.
4. Selecciona “Facturando electrónicamente”.

5. Realiza nuevamente el proceso de autenticación dependiendo si es persona jurídica o natural.
6. La DIAN enviará un nuevo token al correo electrónico de la persona autenticada.
7. Ingresa el token mediante la opción “Ingrese aquí”.

IMPORTANTE: Este es un nuevo token y es diferente al utilizado durante el proceso de habilitación.

La DIAN indica que, después del proceso de habilitación, se debe ingresar al portal “Facturando Electrónicamente” para continuar con las etapas posteriores del proceso.

Paso 9. Ingresar a la configuración de rangos de numeración

Una vez autenticado en la plataforma:

1. Ubica el menú de la parte izquierda.
2. Ingresa a “Configuraciones”.
3. Selecciona “Rango de numeraciones”.

En esta sección podrás asociar la resolución de facturación al proveedor tecnológico correspondiente.

Paso 10. Seleccionar el proveedor y asociar la resolución

En el campo “Proveedor - Software”, selecciona el proveedor correspondiente:

• CADENA S.A., si la integración se realiza con CADENA.
• Soluciones Alegra S.A.S., si la integración se realiza con Alanube.

Posteriormente:

1. Selecciona el prefijo correspondiente a la resolución de facturación.
2. Verifica la información mostrada por la DIAN.
3. Haz clic en “Agregar”.

4. La DIAN mostrará una ventana de confirmación con el mensaje:

“¿Está seguro de que desea asociar el prefijo?”

5. Haz clic en “Aceptar”.

La resolución quedará asociada al proveedor seleccionado.

IMPORTANTE: Verifica que el prefijo y la resolución seleccionados correspondan al establecimiento que estás configurando y a la resolución que utilizarás para la facturación electrónica.

Paso 11. Finalizar la configuración

Una vez asociada correctamente la resolución en la DIAN:

1. Verifica que la asociación se haya realizado correctamente.
2. Regresa a LobbyPMS.
3. Continúa con el paso correspondiente de la integración de facturación electrónica.

Para el proceso con Alanube, continúa con el manual Configurar facturación electrónica DIAN V2 con Alanube.

Para el proceso con CADENA S.A., continúa con la configuración correspondiente de facturación electrónica en LobbyPMS.

La DIAN contempla la asociación de rangos de numeración de factura electrónica como una de las etapas posteriores al proceso de habilitación.

Consideraciones importantes

• Se utilizan dos tokens diferentes durante el proceso.
• El primer token corresponde al proceso de habilitación.
• El segundo token corresponde al acceso a “Facturando electrónicamente” para continuar con la configuración de la facturación.
• El TestSetId se obtiene desde el ambiente de habilitación de la DIAN.
• Debes seleccionar el proveedor tecnológico que corresponda al servicio que utilizarás:
  • CADENA S.A.
  • Soluciones Alegra S.A.S., para el proceso con Alanube.
• El tratamiento del set de pruebas es diferente según el proveedor.
• Para CADENA S.A., el proceso contempla el envío de documentos de prueba para completar la validación.
• Para Alanube, no es necesario generar una reserva ni una factura de prueba; se utiliza directamente el TestSetId obtenido desde la DIAN.
• La resolución de facturación debe corresponder al establecimiento que estás configurando.
• El proveedor seleccionado en la DIAN debe corresponder al proveedor con el que se realizará la integración.

Soporte

Si durante el proceso tienes dificultades para realizar la configuración o necesitas asistencia con la integración en LobbyPMS, puedes contactar al equipo de Soporte de LobbyPMS.

Para comunicarte con un asesor de LobbyPMS, puedes utilizar el botón de asistencia ubicado en la parte inferior derecha dentro de LobbyPMS y escribir “ASESOR”.