En esta guía encontrarás los pasos que debes seguir cuando tu resolución de facturación electrónica esté próxima a vencer o ya haya vencido.

El proceso comienza en la plataforma de la DIAN, donde deberás gestionar la nueva resolución y asociar su prefijo. Después, podrás continuar con la configuración en LobbyPMS.

El proceso se divide en tres etapas:

1. Renovar la resolución en la DIAN
Gestiona la nueva resolución de facturación electrónica directamente en la plataforma de la DIAN.

2. Asociar el prefijo en la DIAN
Asocia el prefijo de la nueva resolución con el proveedor tecnológico Soluciones Alegra S.A.S.

3. Configurar la nueva resolución en LobbyPMS
Una vez hayas completado los pasos anteriores, ingresa a LobbyPMS para consultar la nueva resolución y completar su configuración.

⚠️ Importante: Antes de configurar la nueva resolución en LobbyPMS, debes haber completado correctamente la renovación y la asociación del prefijo en la DIAN.

Antes de comenzar

Antes de iniciar el proceso, es importante conocer algunos conceptos relacionados con la resolución de facturación electrónica. Para los trámites que se realizan directamente en la DIAN, te recomendamos contar con el acompañamiento de tu contador de confianza.

¿Qué es una resolución de facturación electrónica?

La resolución de facturación electrónica es una autorización otorgada por la DIAN que permite generar facturas electrónicas dentro de los rangos de numeración autorizados.

Esta resolución tiene una vigencia determinada y debe renovarse para continuar emitiendo facturas electrónicas válidas.

¿Cada cuánto se debe renovar?

La vigencia de la resolución puede ser de 6, 12 o 18 meses, de acuerdo con las condiciones definidas durante la solicitud.

Puedes realizar la renovación con anticipación para evitar inconvenientes cuando la resolución actual esté próxima a vencer.

Para consultar más información sobre la numeración de facturación, puedes ingresar a:

Preguntas frecuentes sobre numeración de facturación – DIAN 

1. Renovación de la resolución de facturación electrónica

La renovación de la resolución de facturación electrónica se realiza directamente en la plataforma de la DIAN. Allí podrás generar una nueva resolución con los prefijos correspondientes.

¿Qué es un prefijo?

Un prefijo es un código alfanumérico de hasta cuatro caracteres que permite identificar los establecimientos o sedes donde se realizan las actividades económicas.

Para consultar más información sobre el proceso de numeración de facturación, ingresa a:

Numeración de facturación – DIAN 

2. Asociación del prefijo en la DIAN

En esta etapa, asociarás el prefijo de la nueva resolución de facturación electrónica con el proveedor tecnológico Soluciones Alegra S.A.S., para que LobbyPMS pueda continuar con el proceso de facturación electrónica y el envío de la información a la DIAN.

Importante: La asociación del prefijo debe realizarse cuando la resolución anterior haya vencido por tiempo o por agotamiento de la numeración.

Para realizar este proceso, ingresa a la página de la:

DIAN

Luego, sigue estos pasos:

1. Ingresa a la plataforma de facturación electrónica

En la página principal de la DIAN, dirígete a la sección “Factura Electrónica” y selecciona “Facturando Electrónicamente”

2. Ingresa tus datos de acceso

Selecciona el tipo de usuario con el que estás registrado ante la DIAN: empresa o persona. Luego, completa los datos solicitados y haz clic en “Entrar”.

3. Accede desde el correo electrónico

La DIAN enviará un token de acceso al correo electrónico asociado a los datos ingresados durante la autenticación.

Revisa el correo recibido y haz clic en “Ingrese aquí” para continuar con el proceso.

4. Ingresa a Rangos de numeración

Una vez hayas ingresado a la plataforma de la DIAN, selecciona “Configuración” > “Rangos de numeración”.

5. Selecciona el proveedor y el prefijo

En esta sección podrás consultar el NIT de la empresa y el nombre del facturador o empresa.

Luego, completa los siguientes campos:

• Proveedor de software: selecciona Soluciones Alegra S.A.S.
• Prefijo: selecciona el prefijo correspondiente a la nueva resolución de facturación electrónica.

Importante: si el prefijo no aparece

Si al seleccionar el campo “Prefijo” no encuentras el correspondiente a la nueva resolución de facturación, verifica en la plataforma MUISCA que el proceso de generación de la resolución haya finalizado correctamente.

Puedes ingresar desde el siguiente enlace:

Ingresar a MUISCA

6. Confirma la asociación del prefijo

Una vez hayas seleccionado el prefijo, haz clic en “Agregar”.

Se mostrará un mensaje de confirmación. Haz clic en “Aceptar” para continuar.

7. Verifica la asociación

Una vez confirmada la asociación, podrás consultar la información registrada:

• Proveedor
• Código del software
• Prefijo asociado
• Fecha de asociación
• Fecha de expiración

Importante: Antes de continuar con la configuración de la nueva resolución en LobbyPMS, verifica que el prefijo haya quedado correctamente asociado en la DIAN.

3. Configuración de la nueva resolución en LobbyPMS

Una vez hayas asociado el prefijo de la nueva resolución de facturación electrónica con Soluciones Alegra S.A.S. en la DIAN, continúa con la configuración en LobbyPMS.

1. Ingresa a la autorización de facturación

Ingresa a LobbyPMS y dirígete a Integraciones > eFactura DIAN. 
En el menú izquierdo, selecciona “Autorización” y haz clic en “+ Agregar”.

2. Consulta la resolución

En el formulario de configuración:

1. Ingresa el número de la nueva resolución de facturación electrónica. Puedes encontrarlo en el documento de la resolución emitida por la DIAN.
2. Haz clic en “Consultar resolución”.

3. Verifica la información de la resolución

LobbyPMS consultará la información de la resolución previamente habilitada y asociada en la DIAN. Podrás visualizar los siguientes datos:

• Resolución
• Prefijo
• Número inicial
• Número final
• Válido desde
• Válido hasta

Verifica que la información corresponda a la nueva resolución que deseas configurar.

4. Configura la numeración y los datos de facturación

Después de consultar y verificar la resolución, completa la información necesaria para comenzar a facturar:

• Número actual: ingresa o modifica el número desde el cual continuará la facturación. Este campo es especialmente importante si la resolución ya estaba siendo utilizada en otro software y necesitas continuar con el consecutivo correspondiente.
• Título para las facturas: define el título que aparecerá en las facturas generadas.
• Pie de página 1 y 2: configura la información que aparecerá en el pie de página de las facturas.
• Modo de impresión: selecciona el formato de impresión que utilizará el establecimiento, de acuerdo con el tamaño que deseas para la factura.
• Modo de operación: selecciona para qué tipo de ventas se utilizará la resolución, de acuerdo con la configuración del establecimiento.

5. Guarda la configuración

Una vez hayas verificado y completado la información, haz clic en “Guardar” para finalizar la configuración de la nueva resolución en LobbyPMS.

Importante: Si la resolución ya estaba siendo utilizada en otro sistema de facturación, verifica el consecutivo del último documento emitido antes de guardar. Asegúrate de configurar correctamente el número desde el cual continuará la facturación para evitar inconsistencias en la numeración de las facturas. 

¿Necesitas ayuda?

Si necesitas ayuda durante el proceso, puedes contactar al equipo de soporte desde el botón de asistencia ubicado en la parte inferior derecha de LobbyPMS.

Para comunicarte con un asesor, escribe la palabra ASESOR.