LobbyPMS permite generar facturas electrónicas desde el Punto de Venta (POS) a través de la integración eFactura DIAN.

En este manual encontrarás cómo configurar la facturación electrónica en el POS y cómo utilizarla para realizar ventas a clientes de mostrador y clientes registrados.

Antes de utilizar la facturación electrónica en el POS, verifica que:

• La integración eFactura DIAN esté configurada en LobbyPMS.
• La resolución de facturación electrónica esté asociada y configurada para el Punto de Venta (POS).
• La resolución tenga un rango de numeración disponible para facturar.

Si aún no has configurado la facturación electrónica en LobbyPMS, consulta el siguiente manual:

Configurar Facturación Electrónica DIAN con Alanube en LobbyPMS.

⚠️ Importante: Debes completar estos requisitos antes de comenzar a utilizar la facturación electrónica desde el POS.

Configuración de la Facturación Electrónica en el POS

Para utilizar la facturación electrónica desde el Punto de Venta (POS), primero debes configurar el modo de operación de la resolución que utilizarás para estas ventas.

1. Ingresa a la configuración de facturación

Inicia sesión en tu cuenta de LobbyPMS con tu usuario y contraseña.

En el menú principal, selecciona “Configuración” y luego “Configuración de facturas”.

2. Ubica el formato de factura electrónica

En pantalla aparecerán los formatos de factura configurados en tu establecimiento. En la columna “Nombre del formato”, ubica el correspondiente a la factura electrónica.

3. Edita el formato de factura electrónica

En la columna “Nombre del formato”, identifica “Electrónica FE”. Luego, en la misma fila, dirígete a “Opciones” y haz clic en “Editar”.

4. Configura el modo de operación

En la parte inferior del formulario, ubica el campo “Modo de operación” y selecciona la opción que corresponda a la configuración de facturación de tu establecimiento:

• Solo para el punto de venta: selecciona esta opción si utilizas una resolución diferente para el POS y para el alojamiento. Esta resolución se utilizará exclusivamente para las ventas realizadas desde el POS.
   
• Usar para todas las ventas: selecciona esta opción si utilizas la misma resolución para el POS y el alojamiento. La resolución se utilizará para las ventas generadas desde ambos módulos.

5. Guarda la configuración

Una vez hayas seleccionado el modo de operación correspondiente, haz clic en “Guardar”.

¿Cómo generar una factura electrónica desde el POS?

Desde el Punto de Venta (POS) puedes generar una factura electrónica de dos formas:

1. A cliente mostrador.
2. A cliente registrado.

A continuación, te explicamos cómo realizar cada proceso.

1. Factura electrónica a cliente mostrador

La opción cliente mostrador permite realizar una venta sin registrar previamente los datos de identificación del comprador.

Para este tipo de venta, LobbyPMS utiliza los siguientes datos:

• Nombre: Consumidor final.
• Documento: 222222222222.

No es necesario registrar información adicional del comprador. En este caso, la factura se genera con los datos definidos para cliente mostrador y en el XML se envían los datos del establecimiento.

1. Ingresa al Punto de Venta

En el menú principal, selecciona “Punto de venta”.

Allí encontrarás los productos y servicios configurados en tu establecimiento, además de las opciones para gestionar las ventas y consultar su historial.

Para iniciar una venta:

1. Haz clic en “Cliente mostrador”.
2. Selecciona la categoría correspondiente.
3. Selecciona el producto o servicio que deseas vender.

2. Selecciona la forma de pago

En la parte derecha de la pantalla encontrarás el subtotal y la información de la venta.

Para continuar, selecciona una de las siguientes opciones:

• “Pagar con efectivo”, si el pago se realizará en efectivo.
• “Cambiar forma de pago”, para seleccionar otro método de pago.

3. Selecciona el tipo de factura

Después de seleccionar la forma de pago, LobbyPMS mostrará la confirmación de la venta con la siguiente información:

• Total.
• Forma de pago.
• Tipo de factura.

Haz clic en “Tipo de factura” para visualizar los formatos que tienes configurados en LobbyPMS y selecciona “Electrónica #”.

4. Verifica la información de la factura

LobbyPMS mostrará el mensaje “Esta es una resolución de facturación electrónica”.

Verifica que el tipo de cliente corresponda a “Cliente mostrador” antes de continuar con la venta.

5. Completa la venta

Una vez verificada la información, haz clic en “Pagar” para completar la venta y generar el documento electrónico.

2. Factura electrónica a cliente registrado

Si necesitas generar una factura electrónica a nombre de una persona o empresa, primero debes registrarla o seleccionarla como cliente en LobbyPMS.

1. Registra o selecciona el cliente

Para crear un nuevo cliente, desde el Punto de Venta, selecciona “Cliente registrado” > “Crear nuevo cliente”.

LobbyPMS mostrará el formulario de registro. Completa los siguientes datos del cliente:

• Tipo de documento.
• Número de documento.
• Género.
• Nombre.
• Apellido.
• Teléfono.
• Correo electrónico.
• Dirección.

Una vez hayas completado la información, haz clic en “Guardar”.

💡 Ten en cuenta: Si el cliente ya está registrado en LobbyPMS, no es necesario crearlo nuevamente. Desde el Punto de Venta, busca al cliente por su nombre y selecciónalo para continuar con la venta.

Después de registrar o seleccionar al cliente, puedes gestionar la venta de dos formas:

💳 Opción 1: Realizar el pago

Si deseas finalizar la venta en ese momento, selecciona una de las siguientes opciones:

• “Pagar con efectivo”, si el pago se realizará en efectivo.
• “Cambiar forma de pago”, para seleccionar otro método de pago disponible.

Después de seleccionar la forma de pago, LobbyPMS mostrará la confirmación de la venta junto con la información del cliente.

Verifica que el nombre y número de documento sean correctos antes de continuar.

Luego, selecciona “Tipo de factura” y elige “Electrónica” para generar la factura electrónica.

💡 Ten en cuenta: Si el cliente no requiere factura electrónica, puedes seleccionar otro formato de factura que tengas activo en LobbyPMS.

Para finalizar la venta, haz clic en “Pagar”.

📂 Opción 2: Guardar en una cuenta abierta

Si no deseas finalizar la venta en ese momento, puedes guardar los consumos del cliente en una cuenta abierta.

Esta opción te permite:

• Agregar nuevos consumos posteriormente.
• Registrar el pago más adelante.
• Facturar la cuenta cuando corresponda.

Para hacerlo, haz clic en “Guardar en cuenta Abierta”.

Al seleccionar esta opción, la venta quedará guardada como una cuenta abierta asociada al cliente registrado.

💡 Ten en cuenta: Guardar una cuenta abierta no finaliza la venta ni genera la factura electrónica. La cuenta permanecerá disponible para continuar gestionándola posteriormente.

¿Cómo consultar una cuenta abierta?

Para consultar las cuentas que tienes abiertas:

1. Ingresa a “Punto de Venta”.
2. Haz clic en “Mostrar ventas abiertas

3. LobbyPMS mostrará las ventas que se encuentran abiertas. Ubica la correspondiente al cliente registrado y haz clic sobre ella para acceder. 

Desde la cuenta abierta puedes:

• Agregar nuevos productos o consumos.
• Registrar el pago.
• Finalizar la venta cuando corresponda.

⚠️ Importante: Si deseas generar una factura electrónica al finalizar la cuenta abierta, selecciona “Electrónica” como tipo de factura y verifica previamente los datos del cliente.

Las opciones disponibles dependerán de los tipos de documento y configuraciones habilitados en el establecimiento.

Facturación electrónica para empresas

También puedes generar una factura electrónica a nombre de una empresa. Para hacerlo, primero debes registrarla como cliente en LobbyPMS.

Desde el menú principal, ingresa a “Clientes” y registra la información correspondiente a la empresa.

Si la empresa ya está registrada en LobbyPMS, también puedes seleccionarla directamente desde el Punto de Venta. Ubica el cliente correspondiente y haz clic en “Cambiar Cliente”.

Antes de finalizar la venta, verifica que los datos de la empresa sean correctos. Luego, selecciona “Pagar” para completar la venta y generar el documento electrónico. 

💡 Recomendación: Antes de generar la factura electrónica, verifica que la identificación, el nombre o razón social y los demás datos del cliente sean correctos. Esto ayudará a evitar errores en el documento electrónico.

¿Necesitas ayuda?

Si tienes inconvenientes para configurar o utilizar la facturación electrónica en el POS, puedes contactar a nuestro equipo de soporte.

Desde tu cuenta de LobbyPMS, haz clic en el botón azul de asistencia ubicado en la parte inferior derecha y escribe “ASESOR” para solicitar atención.

💡 Ten en cuenta: Si aún no has configurado la integración eFactura DIAN V2 con Alanube, consulta primero el manual de configuración correspondiente.