LobbyPMS te permite configurar el Documento Soporte electrónico para registrar las compras de bienes o servicios realizadas a proveedores que no están obligados a expedir factura electrónica.

En este manual encontrarás el paso a paso para realizar la habilitación en la DIAN, asociar la resolución de Documento Soporte y completar la configuración en LobbyPMS.

Antes de comenzar

Antes de iniciar la configuración del Documento Soporte, asegúrate de:

1. Tener configurada la facturación electrónica en LobbyPMS.
2. Contar con una resolución de Documento Soporte gestionada previamente en la DIAN.
3. Tener acceso al correo electrónico del representante legal registrado en el RUT, ya que allí recibirás el acceso enviado por la DIAN durante el proceso de habilitación.

Para implementar este proceso en LobbyPMS, tienes que seguir estos pasos:

✔️ Habilitación Dian:

1. El primer paso es realizar la habilitación del Documento Soporte electrónico directamente en la plataforma de la DIAN.

Ingresa a la página de la DIAN y, en la sección “Temas de interés”, selecciona “Factura Electrónica” > “Habilitación”.

2. Selecciona el tipo de usuario con el que estás registrado ante la DIAN: empresa o persona. Luego, completa los datos solicitados según corresponda, como el número de cédula del representante legal, el NIT de la empresa y el correo electrónico registrado en el RUT.



3. Una vez hayas completado la información, haz clic en “Entrar”. La DIAN te informará que enviará el token de acceso al correo electrónico registrado en el RUT. Revisa ese correo para continuar con el proceso.

4. Revisa el correo electrónico del representante legal registrado en el RUT. Allí encontrarás el mensaje enviado por la DIAN. Haz clic en “Acceder” para continuar con el proceso.

5. Al hacer clic en “Acceder”, ingresarás a la plataforma de habilitación de la DIAN. Selecciona “Registro y habilitación > Documentos electrónicos”.

6. Selecciona el tipo de documento “Documentos para no obligados a facturar”.

7. Se abrirá una ventana para confirmar si deseas iniciar el proceso de habilitación del Documento Soporte y la Nota de Ajuste. Haz clic en “Aceptar” para continuar.

8. En “Seleccione el modo de operación”, elige “Software de un proveedor tecnológico” y completa la información de la siguiente manera:

• Proveedor tecnológico: Soluciones Alegra S.A.S.
• Nombre del software: Alegra.

Luego, haz clic en “Asociar” para continuar.
 

9. Una vez asociado el modo de operación, ubica la sección “Información de los modos de operación” y haz clic en “Detalles de set de pruebas”. 

10. En “Detalles de set de pruebas”, haz clic en “Sincronizar a producción”.

11. Se abrirá una ventana de confirmación. Haz clic en “Aceptar” para confirmar la sincronización a producción.

12. Una vez confirmada la sincronización, la DIAN mostrará un mensaje indicando que el proceso se realizó correctamente.

Importante: Este proceso es responsabilidad del usuario y se realiza directamente en la página de la DIAN.

✔️ Entrada en producción en la DIAN

Una vez finalizado el proceso de habilitación, deberás ingresar nuevamente a la plataforma de la DIAN para continuar con la entrada en producción.

1. Ingresa nuevamente a la página de la DIAN y, en la sección “Temas de interés”, selecciona “Factura Electrónica” > “Facturando Electrónicamente”.

2. Selecciona el tipo de usuario con el que estás registrado ante la DIAN: empresa o persona. Luego, completa los datos solicitados según corresponda, como el número de cédula del representante legal, el NIT de la empresa y el correo electrónico registrado en el RUT.

3. Una vez hayas completado la información, haz clic en “Entrar”.
La DIAN te informará que enviará el acceso al correo electrónico registrado en el RUT. Revisa ese correo para continuar con el proceso.

4. Revisa el correo electrónico del representante legal registrado en el RUT. Allí encontrarás el mensaje enviado por la DIAN. Haz clic en “Acceder” para continuar con el proceso.

5. Una vez hayas ingresado a la plataforma, selecciona “Configuración” > “Rangos de numeración".

6. Asocia el prefijo de la resolución de Documento Soporte completando la información de la siguiente manera:

• Proveedor de software: Soluciones Alegra S.A.S.
• Prefijo: debe coincidir con el registrado en la resolución de Documento Soporte gestionada ante la DIAN.

Una vez verifiques la información, haz clic en “Agregar”.

7. Al completar este proceso, la información quedará disponible en LobbyPMS para relacionarla durante la configuración del Documento Soporte.

Importante: La gestión de la resolución de Documento Soporte y la asociación del modo de producción son responsabilidad del usuario y deben realizarse directamente en la plataforma de la DIAN.

✔️ Configuración en LobbyPMS y entrada a producción

Una vez asociada la resolución de Documento Soporte (DS) en la DIAN con Soluciones Alegra S.A.S., continúa con la configuración en LobbyPMS.

1. Ingresa a LobbyPMS y, en el menú lateral izquierdo, selecciona “Integraciones”. Luego, ingresa a “eFactura DIAN”.

2. En el submenú ubicado en el costado izquierdo, selecciona “Documento soporte”.

3. Completa los datos solicitados para configurar el Documento Soporte:

• Etiqueta o título: ingresa el prefijo asociado al Documento Soporte.
• Número de resolución: ingresa el número de la resolución de Documento Soporte asignada por la DIAN.

Nota: Puedes consultar esta información en la resolución de Documento Soporte gestionada ante la DIAN.

4. Una vez hayas completado estos campos, haz clic en “Consultar resolución”.

 5. Espera mientras se consulta y carga la información de los rangos. Una vez finalizado el proceso, aparecerá la resolución habilitada para Documento Soporte. Verifica que la información sea correcta y haz clic en “Guardar”.

6. Al finalizar, aparecerá una notificación en la parte superior derecha con el mensaje “Creado correctamente”, confirmando que la configuración se realizó correctamente.

¡Configuración completada!

De esta manera, finalizas la configuración del Documento Soporte en LobbyPMS.

Si tienes alguna duda o necesitas ayuda durante el proceso, puedes contactarnos a través de nuestros canales de atención o desde el botón azul de soporte que encontrarás en la parte inferior derecha de tu cuenta de LobbyPMS.