Continuando con el proceso de conexión de PouchNATION, primero tienes que crear una cuenta paga en PouchNATION, ingresa a este enlace Crear una cuenta en PouchNATION para ver los planes y tarifas disponibles. Luego, sigue los pasos de reigstro y pago que serán proporcionados por el sistema. (Todo el proceso de registro y familiarización con PouchNATION puede tomar alrededor de un día).
Cuando finalices el proceso de pago y registro en PouchNATION regresa a este segundo manual y sigue estos 5 sencillos para establecer la conexión:
- Copia y pega el token o código generado por LobbyPMS en PouchNATION.
- Configuración de formas de pago y asociación con LobbyPMS.
- Configuración de impuestos.
- Verifica la información sincronizada.
También, te explicaremos cómo visualizar las ventas realizadas de PouchNATION en LobbyPMS y a generar sus respectivas facturas. Ahora que estás familiarizado con los pasos que vamos a seguir en este proceso, ¡comencemos!
1. Copia y pega el token o código generado por LobbyPMS en PouchNATION.
Inicia sesión tanto en LobbyPMS como en PouchNATION, dirígete a tu cuenta de LobbyPMS y ubica el menú principal, haz clic en la opción “Integraciones”. Cuando des clic, te aparecerá el listado completo de integraciones de Lobby y seleccionarás “PouchNATION”
En la interfaz verás una explicación de PouchNATION y los pasos para realizar la conexión. También, en la parte derecha de la pantalla está el botón azul "Ir a PouchNATION" para acceder a PouchNATION directamente desde la cuenta de LobbyPMS.
El siguiente paso es copiar el token o código que aparece en la parte inferior de la pantalla y cuando lo tengas listo para usar dirígete a tu cuenta de PouchNATION.
Pasos para realizar en la cuenta de PouchNATION
Ya estando en PouchNATION te dirigirás al menú principal y darás clic en “Settings”.
En la interfaz verás varias opciones de configuración, entre ellas la opción “Integrations” que vas a seleccionar.
Aquí encontrarás las integraciones de PouchNATION, desplázate hasta encontrar el sistema de LobbyPMS y darás clic en el botón azul “Connect”.
Ahora, se abrirá un mensaje de confirmación solicitando tu autorización para realizar la conexión y para que LobbyPMS pueda recibir y almacenar la información de tu hotel.
Cuando termines de leer la autorización, clic en el botón “Allow access and connect” para permitir el acceso y continuar con la conexión.
Al permitir el acceso, encontrarás el recuadro “LobbyPMS Integration” y en el espacio en blanco pega el token que obtuvimos de la cuenta de LobbyPMS.
En la parte inferior, verás los botones “Cancel” para anular el proceso y “Connect and Install” para completar el proceso de conexión.
Después de seleccionar “Connect and Install”, ya tendrás la conexión y podrás evidenciar que en la parte inferior de la frase “LobbyPMS” aparecerá el mensaje “Connected” con una verificación verde.
También, puedes verificar si la conexión se generó con éxito desde la cuenta de LobbyPMS. Encontrarás un recuadro con la fecha y hora de la conexión, el Business Id Key y el Business Type.
Además, recibirás un correo electrónico para notificarte que la conexión entre LobbyPMS y PouchNATION se ha establecido con éxito.
2. Configuración de formas de pago y asociación con LobbyPMS
En tu cuenta de LobbyPMS te aparecerá la configuración de las formas de pago de PouchNATION y las que tenemos actualmente en LobbyPMS.
En la parte izquierda de la pantalla, podrás observar las formas de pago de PouchNATION, que incluyen (PouchPAY, Efectivo, Tarjeta de Crédito/Débito, Otros, Datáfono, Nequi), mientras que en el lado derecho, verás las opciones de LobbyPMS.
Selecciona las formas de pago que te interesen de LobbyPMS haciendo clic en los recuadros en blanco. Recuerda sincronizarlas con las formas de pago de PouchNATION.
Si necesitas agregar una nueva forma de pago dirígete al siguiente enlace 👉 Formas de pago y accede a este manual para Configurar formas de pago en LobbyPMS.
3. Configuración de impuestos
Ahora continuarás con los impuestos., en este proceso revisarás cada uno de los impuestos que aparecen en la columna de PouchNATION y seleccionarás los que tengas configurados en el campo de LobbyPMS.
Para configurarlos, únicamente das clic en el recuadro en blanco y se desplegarán todas las opciones que tienes en LobbyPMS.
Así es como realizarás correctamente la sincronización tanto de las formas de pago como de los impuestos en LobbyPMS.
4. Verifica la información sincronizada
Dentro de la reserva aparece un botón para verificar si se envió automáticamente la información de la reserva a PouchNATION, para verlo clic sobre la reserva para acceder a los detalles.
Luego, encontrarás en la parte superior un apartado de PouchNATION y debajo el estatus de la información, que si fue realizada con éxito te aparecerá el mensaje “Enviado”.
Adicional, al lado del mensaje “Enviado”, verás un botón amarillo que sirve para enviar la información a PouchNATION en caso de que no se haya enviado.
También, al dar clic en el mensaje “Enviado” verás el historial de reservas que se han enviado a PouchNATION con el canal de creación, fecha y hora.
NOTA: El apartado del estatus de envío de información a PouchNATION va a aparecer siempre y cuando tengas activa la conexión con PouchNATION, si no la has realizado, no la lograrás ver.
También, puedes ver el estatus de PouchNATION y el ID de la venta realizada en la opción “Control de registros>>Historial de ventas” del menú principal de LobbyPMS.
Si necesitas la información de un cliente específico, podrás filtrar los datos en el historial por medio del ID de venta.
También es posible validar si se envió la información dirigiéndote a la opción “Bookings” del menú principal de PouchNATION.
Desde el panel de control de PouchNATION, en la opción “Reservas” te aparecerá la reserva creada con el respectivo ID, fecha y hora de llegada y salida, nombre de la persona que creó la reserva, número de noches, número de huéspedes, el estatus de la reserva desde la fuente, estatus de check-in y check-out.
Puedes buscar la reserva en el menú de filtros que aparece en la parte superior, lo puedes filtrar por fecha, hora, estatus y fuente. Para realizar la búsqueda, selecciona el botón “Apply filter”. También, encontrarás el botón “Clear all filters” para limpiar y realizar una nueva búsqueda.
Para acceder a todos los detalles de la reserva, puedes dar clic en el ID de la reserva y te aparecerán tres secciones, las cuales son:
- Summary: Donde verás información adicional a la mencionada anteriormente, como: Correo electrónico del huésped, número de teléfono, notas, la habitación y el total a pagar por el servicio.
- Guests: El nombre de los huéspedes de esa habitación y el estatus del check-in.
- Accommodation: Aquí encontrarás el nombre de la habitación donde se encuentra el huésped y la capacidad de ocupación.
Desde PouchNATION, podrás visualizar de manera más detallada todos los movimientos del día, incluyendo la información del huésped y los pagos realizados.
IMPORTANTE: Todo los datos que se modifiquen de la reserva desde la cuenta de LobbyPMS, se actualizará en el sistema de PouchNATION.
Básicamente de esto se encargará PouchNATION, conectar con el establecimiento a través de LobbyPMS. Para sincronizar y controlar toda la información de las reservas y así mismo, poder realizar la gestión de los pagos de los establecimientos utilicen este servicio en la nube. Es decir, que con esta integración podrás agilizar procesos internos del alojamiento.
Por otra parte, con esta integración podrás crear estos dos tipos de perfiles de clientes para realizar los pagos con las pulseras de PouchNATION:
- PREPAGO (pago por adelantado de los clientes NO hospedados en el hotel). PouchNATION se puede utilizar tanto con huéspedes del hotel como con clientes tipo mostrador (clientes sin hospedaje).
- POSPAGO (pago durante el proceso de check-out de clientes que SÍ están hospedados en el alojamiento).
Cuando ya tengas ventas POSPAGO y PREPAGO realizadas con PouchNATION podrás visualizarlas en el sistema de LobbyPMS, a continuación te explicaré cómo:
¿Cómo visualizar las ventas o información de PouchNATION en LobbyPMS?
VER VENTAS POSPAGO
✔️Cada vez que un huésped con manilla realice una compra POSPAGO, LobbyPMS agregará los cargos a la reserva y lo podrás visualizar en el historial de la reserva. Para esto dirígete al menú principal y selecciona la opción "Reservas" que te dirigirá al calendario.
Luego, ubica la reserva que deseas visualizar y haz clic. Después, verás todos los detalles de la reserva y del huésped, para acceder a la información de PouchNATION selecciona el botón "Historial" ubicado en la parte superior.
Te aparecerá el historial de cargos de la reserva provenientes de PouchNATION con la respectiva fecha y hora.
Adicional, puedes filtrar la información del historial de la reserva ya sea por: nombre del usuario y fechas específicas.
✔️Cuando recibas un pago en PouchNATION, LobbyPMS agregará ese pago a los cargos registrados por los huéspedes en las reservas.
VER VENTAS PREPAGO
✔️Las ventas PREPAGO quedarán registradas en el reporte de historial de venta de LobbyPMS. Sin embargo, esta modalidad de venta no se envía de manera inmediata a LobbyPMS. En cambio, se transmiten en el momento de efectuar el cierre diario en PouchNATION.
Para visualizar las ventas PREPAGO, desplázate al menú de LobbyPMS y selecciona la opción "Control de registros>>Historial de ventas".
En este listado, te aparecerán todas las ventas PREPAGO realizadas con PouchNATION, encontrarás la información dividida por: fecha, cliente, producto, valor total del producto, propina si aplica, estatus de pago, el consecutivo de factura en caso de ya tenerla generada y el ID de PouchNATION.
Para ver la información de pago de un cliente específico, puedes filtrar la información por los datos indicados anteriormente o por fechas específicas.
Para conocer con mayor detalle cómo utilizar el historial de ventas ingresa aquí:
Manual historial de ventas
NOTA: Para acceder a la información de pagos actualizada, SÍ es necesario contar con conexión a internet. Si tu conexión no es estable, la información se sincronizará automáticamente cuando se recupere la conexión.
Facturación de ventas PREPAGO y POSPAGO que ingresan por PouchNATION
Teniendo en cuenta estos los tipos de perfiles de clientes (Prepago y Pospago) podrás generar las respectivas facturas desde LobbyPMS.
Facturación de ventas PREPAGO
Para generar la factura en LobbyPMS de las ventas prepago que ingresan por PouchNATION, simplemente en la opción "Control de registros>>Historial de ventas" te aparecerá al frente de cada venta prepago la opción "Generar factura".
Al dar clic en este botón, podrás crear la factura para esa venta prepago específica.
Facturación de ventas POSPAGO
Para realizar la facturación de las ventas pospago, da clic en la opción "Reservas" y selecciona la reserva que te interesa facturar.
Recuerda que al final de la reserva, encontrarás estos dos botones para generar tus facturas. Para conocer con mayor detalle este proceso ingresa a nuestro manual de ayuda enfocado en este proceso 👉
Manual para generar facturas
Con todos estos pasos y teniendo en cuenta la información, estás listo para utilizar esta función y generar las facturas correspondientes de cada venta. Para comprender a fondo cómo PouchNATION interactúa con LobbyPMS y los aspectos clave a tener en cuenta ingresa a nuestro tercer manual, dedicado a este proceso: ¿Cómo funciona PouchNATION con LobbyPMS?
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