Configurar Facturación Electrónica DIAN con Alanube en LobbyPMS.

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LobbyPMS permite configurar la facturación electrónica de un establecimiento mediante la integración con eFactura DIAN V2, conectando la propiedad con Alanube como proveedor tecnológico y realizando el proceso de certificación correspondiente ante la DIAN.

En este manual vas a encontrar:

• La activación de eFactura DIAN V2 en LobbyPMS.
• La validación de los documentos legales.
• La creación y conexión de tu empresa con Alanube.
• La configuración de las responsabilidades fiscales.
• El proceso de habilitación y certificación ante la DIAN.
• La configuración de documentos, impuestos, retenciones y formas de pago.
• La asociación de la resolución de facturación.
• La validación final de la integración.

Requisitos previos

Antes de iniciar el proceso, debes contar con:

• Resolución de facturación electrónica DIAN (Autorización de Numeración de Facturación).
• RUT del establecimiento actualizado.
• Acceso al correo electrónico del representante legal que tiene registrado en el RUT como persona natural.
• Si aún no se ha realizado la carga de documentos en LobbyPMS, debes tener disponibles:
  • RUT.
  • Cámara de Comercio.
  • Documento de identidad del representante legal.

Los documentos requeridos para la validación deben estar en formato PDF.

Procedimiento

Paso 1: Ingresar a la integración de facturación electrónica

Debes contactar al equipo de soporte de LobbyPMS para solicitar la activación de Facturación Electrónica en tu cuenta.

Puedes crear la solicitud desde: Portal de soporte LobbyPMS

Luego de que te activen la integración debes:

1. Ingresar a LobbyPMS.
2. Dirígete al menú ubicado en la parte izquierda.
3. Seleccionar Integraciones.
4. Ingresar a la integración eFactura DIAN V2.

5. Lee y acepta los Términos y condiciones de la facturación electrónica.

Al aceptar los términos y condiciones podrás iniciar el proceso de configuración.

Paso 2: Cargar los documentos legales

Después de aceptar los términos y condiciones de LobbyPMS para habilitar la facturación electrónica, necesitas validar tus documentos legales. Puedes reutilizar los que ya subiste a tu cuenta o cargar unos nuevos. 

Carga los siguientes documentos:

• RUT.
• Cámara de Comercio.
• Documento de identidad del representante legal.

Los documentos serán enviados al equipo de Soporte de LobbyPMS para su validación y aprobación.

Una vez los documentos hayan sido aprobados, se habilitará la opción “Guardar y continuar” para avanzar al siguiente paso.

IMPORTANTE: La configuración no podrá continuar hasta que los documentos hayan sido validados y aprobados por LobbyPMS. Si algún documento es rechazado, deberás subirlo nuevamente y esperar su aprobación.

Paso 3: Conectar la empresa en Alanube

Para continuar con la integración, el equipo de Soporte de LobbyPMS te acompañará en la creación de tu empresa en Alanube. Para realizar este proceso, debes tener disponible la siguiente información de tu establecimiento:

• Nombre/Razón Social
• Nombre Comercial
• Identificación
• Dígito Verificador
• Tipo de documento de identificación
• Dirección
• Código de la Ciudad
• Código del Departamento
• Régimen
• Número de teléfono, celular u otro
• Correo electrónico
• Tipo de organización
• Logo

IMPORTANTE: A excepción del logo, todos los datos solicitados se encuentran registrados en el RUT del establecimiento. Por lo tanto, se recomienda tener el RUT actualizado disponible al momento de realizar la solicitud.

Esta información será diligenciada dentro del formato de creación de Alanube – Extranet Sandbox  para poder extraer el ID de la propiedad en Alanube.

Luego de haber creado la propiedad, automáticamente se desplegará la información del establecimiento y en la parte inferior izquierda encontrarás el dato del ID en Alanube.

Copia este ID para utilizarlo posteriormente en LobbyPMS.

Paso 4: Conectar Alanube con LobbyPMS

1. Regresa a la integración eFactura DIAN V2 en LobbyPMS.
2. Ingresa el ID de la propiedad de Alanube en el campo correspondiente.
3. Haz clic en “Aceptar y continuar”.

IMPORTANTE: El ID de compañía debe corresponder al establecimiento que estás configurando en LobbyPMS.

Paso 5: Configurar las responsabilidades fiscales

Al aceptar y continuar en el paso anterior, LobbyPMS mostrará las responsabilidades fiscales disponibles para configurar.

Estas responsabilidades deben corresponder a las registradas en el RUT del establecimiento.

1. Consulta las responsabilidades fiscales registradas en el RUT.
2. Selecciona en LobbyPMS las que correspondan.
3. Haz clic en “Guardar y continuar”.

Paso 6: Obtener el TestSetId en la DIAN

Para continuar con la configuración de la facturación electrónica, debes realizar el proceso de solicitud del token de habilitación en la plataforma de la DIAN. Este proceso se hace para generar el TestSetId correspondiente al set de pruebas.

Para conocer en detalle cómo ingresar a la plataforma de la DIAN, realizar la autenticación, solicitar el token y completar el proceso de habilitación, consulta el manual:

Solicitar tokens y configurar la Facturación Electrónica en la DIAN

Paso 7: Crear el set de pruebas en LobbyPMS

Una vez realizado el proceso de habilitación en la DIAN, identifica el TestSetId correspondiente al set de pruebas.

1. Copia el TestSetId.
2. Regresa a la integración eFactura DIAN V2 en LobbyPMS.
3. Pega el TestSetId en el campo correspondiente.
4. Haz clic en “Crear set de pruebas”.

El sistema mostrará un mensaje indicando que el proceso se encuentra cargando y procesando.

Espera unos segundos hasta que finalice el proceso y te indique el estado del set es aceptado.

Una vez completado, se habilitará la opción “Completar certificación”.

IMPORTANTE: En el proceso actual no es necesario crear una reserva ni generar una factura de prueba. El set de pruebas se crea directamente completando la certificación.

Paso 8: Mapear tipos de documentos 

En este paso vas a relacionar los tipos de documentos creados en LobbyPMS con los correspondientes para la facturación electrónica.

Una vez finalizado y aceptado el set de pruebas, se habilitará la opción “Tipos de Documentos”.

Esta configuración es necesaria para permitir la correcta gestión de la facturación electrónica de empresas internacionales y clientes extranjeros.

Para conocer en detalle cómo configurar o crear los tipos de documentos, consulta el siguiente manual:

¿Cómo puedo configurar los datos básicos y el check-in para las reservas?

Después de crear o verificar los tipos de documentos, regresa a la integración eFactura DIAN V2. 

1. Selecciona el tipo de documento que corresponda.
2. Verifica que los documentos para clientes nacionales, extranjeros y empresas estén correctamente asociados.
3. Haz clic en “Guardar” para continuar.

IMPORTANTE: Este mapeo permite que la facturación electrónica pueda manejar correctamente los diferentes tipos de identificación. Si no se mapean todos los tipos de documentos creados en LobbyPMS, el documento electrónico no se va a generar correctamente. 

Paso 9: Mapear impuestos y retenciones 

Al hacer clic en “Guardar” luego de mapear los documentos, LobbyPMS te llevará al paso de configuración de impuestos y retenciones.

1. Selecciona los impuestos y retenciones correspondientes.
2. Utiliza el buscador para localizar cada concepto cuando sea necesario.
3. Realiza el mapeo de acuerdo con los impuestos y retenciones configurados en el establecimiento.
4. Haz clic en “Guardar”.

Los impuestos y retenciones deben estar creados previamente en LobbyPMS.

Si necesitas crear impuestos o retenciones, consulta el siguiente manual:

Cómo crear impuestos y retenciones en alojamientos de Colombia

Paso 10: Mapear las formas de pago

Después de guardar los impuestos y retenciones, LobbyPMS te llevará automáticamente al paso de formas de pago.

1. Busca cada forma de pago utilizando el buscador.
2. Selecciona la opción que corresponda.
3. Repite el proceso con las demás formas de pago.
4. Haz clic en “Guardar”.

Si una forma de pago creada en LobbyPMS no aparece dentro de las opciones disponibles, selecciona:

“Acuerdo mutuo”

Esto permitirá continuar con el proceso.

IMPORTANTE: Todas las formas de pago deben quedar mapeadas antes de continuar.

Paso 11: Asociar la resolución al proveedor en la DIAN

Después de guardar las formas de pago, LobbyPMS mostrará el paso para configurar la autorización de facturación electrónica.

Para continuar, debes ingresar nuevamente a la plataforma de la DIAN y realizar el proceso correspondiente para obtener el segundo token, asociado a la opción “Facturando electrónicamente”. Este segundo token es necesario para asociar la resolución de facturación electrónica en la DIAN a Alanube y posteriormente poder finalizar el proceso de integración en LobbyPMS.

Para conocer en detalle cómo ingresar a la plataforma de la DIAN, solicitar el segundo token y realizar las configuraciones necesarias para asociar la resolución de facturación con Alanube, consulta el manual:

Solicitar tokens y configurar la Facturación Electrónica en la DIAN

IMPORTANTE: Este es un segundo token y es diferente al utilizado anteriormente durante el proceso de habilitación.

Paso 12: Consultar la resolución de facturación

Una vez obtenido el segundo token, debes identificar el número de resolución de facturación.

1. Ingresa el número de resolución en el campo correspondiente de LobbyPMS.
2. Haz clic en “Consultar resolución”.

LobbyPMS consultará la información de la resolución y mostrará los datos asociados:

• Número de resolución.
• Prefijo.
• Número inicial y número final.
• Rango de numeración.
• Fecha válida y fecha de vencimiento.

Verifica que la información corresponda a la resolución de facturación del establecimiento.

Número inicial de las facturas:

Puedes indicar o modificar el número desde el cual LobbyPMS comenzará a facturar. Si ya estabas utilizando esta resolución, debes continuar desde el consecutivo siguiente a tu última factura emitida, para evitar errores en el rango de numeración:
 

Luego de definir esa información, puedes darle clic en guardar. Con este paso se finaliza la configuración de la facturación electrónica y la integración queda lista para operar con Alanube.

Validación del proceso

Para confirmar que la configuración fue realizada correctamente:

• Verifica que la integración eFactura DIAN V2 se encuentre configurada.
• Confirma que la cuenta de Alanube esté correctamente asociada.
• Verifica las responsabilidades fiscales configuradas.
• Confirma que el proceso de certificación haya finalizado correctamente.
• Valida que los impuestos y retenciones estén correctamente mapeados.
• Verifica las formas de pago configuradas.
• Confirma los datos de la resolución de facturación.
• Verifica que la integración haya pasado a modo de operación.

IMPORTANTE

• Los documentos legales deben ser validados y aprobados por LobbyPMS antes de continuar con el proceso.
• El RUT debe estar actualizado y debe utilizarse como referencia para las responsabilidades fiscales y la información del representante legal.
• Debes tener acceso al correo registrado en el RUT para recibir los tokens enviados por la DIAN.
• La empresa debe estar creada en Alanube para obtener el ID de la propiedad.
• El TestSetId debe obtenerse de la DIAN.
• En el proceso actual no es necesario crear una reserva ni una factura de prueba.
• Los impuestos y retenciones deben estar creados previamente en LobbyPMS.
• Si una forma de pago no aparece durante el mapeo, selecciona “Acuerdo mutuo”.
• Durante el proceso se utilizan dos tokens de la DIAN, cada uno en una etapa diferente.

Soporte

Si requieres ayuda adicional, puedes contactar al equipo de soporte a través del botón de asistencia ubicado en la parte inferior derecha dentro de LobbyPMS.

Para comunicarte con un asesor, puedes escribir la palabra ASESOR.