¿Qué es LobbyBookings?

Es el Channel Manager de LobbyPMS. Su función es conectar tu alojamiento con los canales de venta online (como Booking.com, Expedia, Hostelworld, entre otros) y mantener todo sincronizado desde un solo lugar.

¿Qué hace?

• Recibe desde LobbyPMS la información de tarifas, disponibilidad y condiciones (mínima estadía, cancelaciones, etc.) 

• Luego la distribuye automáticamente a los canales de ventas conectados. 

• También recoge las reservas, modificaciones y cancelaciones de esos canales y las envía a LobbyPMS.

En resumen, es el puente entre LobbyPMS y los canales de venta online. Automatiza la sincronización de datos para evitar sobreventas y ahorra trabajo manual. 

¿Qué es Expedia?

Expedia es una de las agencias de viajes en línea (OTA) más grandes del mundo, que funciona como un mercado integral para reservar vuelos, hoteles, alquileres de autos, cruceros y paquetes vacacionales. Propiedad de Expedia Group, permite a los usuarios comparar y reservar en más de 3 millones de propiedades y 500 aerolíneas. 

• ¿Cómo funciona? Actúa como intermediario entre viajeros y proveedores de servicios turísticos, facilitando la búsqueda y reserva en tiempo real.

• Servicios ofrecidos: Vuelos, hoteles, paquetes (vuelo + hotel), alquiler de autos, cruceros y actividades locales.

• Beneficios: Ofrece gran variedad, programas de lealtad (recompensas) y la posibilidad de ahorrar al empaquetar servicios.

• Modelo de Negocio: Cobra comisiones a los hoteles y proveedores de servicios por cada reserva realizada a través de su plataforma. 

¿Qué necesitas para conectar Expedia con LobbyBookings?

Antes de iniciar la conexión, asegúrate de cumplir con estos requisitos:

• Debes tener una cuenta de LobbyBookings creada y configurada. 
  Para La creación de la cuenta se solicita a través del soporte de LobbyPMS:
  
  https://soporte.Lobbypms.com/hc/es/requests/new, ya que los usuarios no pueden crear cuentas por sí solos. 

• Tener activa y aprobada la cuenta en la extranet de Expedia.

• Tener a disposición y conocimiento el ID de la propiedad en Expedia.

• Tener claridad sobre el modelo de precios con el que se trabaja en Expedia ya sea por día o por ocupación.

• Tener creado los anuncios de las categorías y/o tipos de habitaciones, que coincida con el mismo número que tienes en Lobby y LobbyBookings.

• Tener creado planes a conectar para cada anuncio, sin esto las habitaciones no aparecerán activas o disponibles para mapear.

• Tener acceso al método de validación de identidad que solicita Expedia (mensaje de texto o correo electrónico).

• Tener tarifas actualizadas dentro de Lobby para 365 días calendario.
   

Solicitud de conexión desde Expedia

Para realizar la integración de Expedia y Lobby es necesario realizar los siguientes pasos:

1. Elegir proveedor de conectividad, para ello debes iniciar sesión en la extranet de Expedia
   (https://www.expediapartnercentral.com/Account/Logon) 
   
   

2. Ubica el menú de opciones en la parte superior izquierda de la interfaz.

3. Ingresa a Habitaciones y tarifas, en el submenú que se despliega debes buscar “Configuración de Proveedor de Conectividad”

Al acceder a “Configuración de Proveedor de Conectividad” se pueden presentar 2 posibles escenarios:

• Escenario 1: Va a pedir configurar un acceso seguro el cual al darle clic puede enviar un Email al correo asociado a la cuenta de Expedia o a configurar un acceso seguro por medio de un número telefónico:

Luego de configurar el acceso seguro te va a redirigir a la interfaz donde vas a establecer Lobby como proveedor de conectividad.
 

• Escenario 2: Te va a redirigir directamente a la interfaz dónde se establecerá Lobby como proveedor de conectividad.
   

4. Al ingresar a la interfaz de configuración de conectividad debes dar clic en el botón que nos indica “Comenzar”

5. Al darle clic despliega una ventana en la cual debes buscar Lobby y le das clic en siguiente:

• Selecciona la opción conectar en las opciones de “Disponibilidad y tarifas” y “Reservas” después oprime Continuar

• Por último, le das clic en Confirmar

Al culminar el proceso dentro de Expedia podrás empezar a realizar el mapeo dentro del Channel Manager de Lobby.

Conectar Expedia y LobbyBookings

En este paso vas a realizar la conexión entre Expedia y el Channel Manager de Lobby:

1. Para ello debes tener acceso al Channel Manager, puedes ingresar a través del enlace  https://app.lobbybookings.com/login.

O desde integraciones en Lobby, le das clic en la función de LobbyBookings:

A continuación, debes ingresar al botón del costado superior derecho que dice ingresar a LobbyBookings, el cual enviará un código al correo que tienes asociado al usuario principal de la cuenta:

2. Una vez dentro de LobbyBookings, en el menú superior, das clic en conexiones.

3. Ubica Expedia y das clic en iniciar conexión:

4. En este punto te pide el ID de la propiedad en Expedia para poder iniciar la conexión:

Para encontrar el ID de la propiedad en Expedia debes ingresar en la parte superior derecha de la extranet, donde encuentras el nombre del establecimiento, al darle clic despliega la información del ID:

5. Ingresa el ID en Lobbybookings y oprime en conectar. Al darle clic en conectar en LobbyBookings direcciona a la interfaz del primer paso de cuatro para realizar la integración.
   
   Paso 1 de 4 - validar información del establecimiento: 
   
   Este paso despliega la información del Nombre, Moneda y Modelo de Precios con la que trabaja en Expedia:
   
   
   
   Luego de validar la información le das clic en continuar al paso 2.
   
   Paso 2 de 4 - Mapeo de habitaciones y tarifas de Expedia:
   
   En este paso se realiza el mapeo de las habitaciones, en el costado izquierdo encontrarás las categorías y/o habitaciones de LobbyBookings, debes seleccionar el anuncio de Expedia que corresponda para esa habitación de Lobby:
   
   
   
   Nota: Para facilitar este proceso te recomendamos hacer el mapeo por los nombres que se encuentran en la información de los anuncios o por el código de la habitación en la extranet de Expedia, para ello ingresa en “habitaciones y tarifas” y ubica “Tipos de habitaciones y planes tarifarios”:
   
   
   
   Nota importante: Es indispensable que coincida la ocupación de los anuncios de Expedia con la ocupación de las habitaciones creadas en LobbyBookings ya que sin esta coincidencia no te dejará hacer el mapeo o selección de los anuncios correspondientes.
   
   
   
   Luego de haber mapeado todas las habitaciones escoge el plan principal en “tarifas en Expedia.com”
   
   
   
   A continuación de haber seleccionado el plan principal, puedes aplicar un ajuste a la tarifa que se va a reflejar en Expedia, NO ES OBLIGATORIO ESTABLECER UNO.
   
   Ajuste de tarifa

El ajuste de tarifa se aplica sobre la tarifa base que envía Lobby hacia Expedia.
Este ajuste te permite modificar el precio que se mostrará en Expedia sin cambiar la tarifa original en Lobby.

Puedes definir el ajuste de dos formas:

• Por porcentaje:
  • Incremento (+%)
  • Descuento (-%)
• Por valor fijo:
  • Sumar un monto (+$)
  • Restar un monto (-$)

Ejemplo:

Si la tarifa en Lobby es $100 USD y configuras un ajuste de +20%,
La tarifa que se mostrará en Expedia será $120 USD.

Una vez selecciones el tipo de ajuste que deseas aplicar, solo debes ingresar el valor correspondiente en el campo indicado y guardar los cambios.

💡 Este ajuste es opcional y se aplica únicamente para Expedia. La tarifa base en Lobby no se ve afectada.

Paso 3 de 4 -  Mapeo de otras tarifas o planes secundarios:

En este paso debes seleccionar los planes tarifarios independientes que tengas creados en tu cuenta de Expedia y que deseas conectar con LobbyBookings.

⚠️ Recomendación importante:
No se recomienda mapear planes que en Expedia dependan o se deriven del plan principal, ya que al conectarlos pueden perderse condiciones propias del plan, como:

• Mínimo y máximo de noches
• Políticas específicas
• Reglas de venta diferenciadas

Al asociar planes tarifarios independientes, puedes:

• Diferenciar precios según el tipo de venta
• Aplicar condiciones específicas (promociones, tarifas especiales, etc.)
• Mantener mayor control sobre tu estrategia tarifaria en Expedia

¿Cómo hacerlo?

1. Selecciona el plan tarifario que deseas conectar.
2. Define el tipo de ajuste que se aplicará (porcentaje o valor fijo).
3. Ingresa el valor del ajuste correspondiente.
4. Guarda los cambios y continúa con el proceso.

💡 Si no necesitas conectar planes secundarios, puedes omitir este paso y avanzar al siguiente.

Paso 4 de 4 - Finalizar integración:

En este paso vas a finalizar la integración con Expedia.

Nota importante: Es indispensable crear las reservas de Expedia confirmadas antes de la conexión de manera manual en el calendario de Lobby ya que, a diferencia de otras integraciones, la integración con Expedia no permite extraer o importar reservas al momento de finalizar la integración. 
Estas reservas sin conexión deben ser vigiladas, ya que, al momento de tener una actualización, modificación o cancelación, estas acciones no se verán reflejadas en estas reservas creadas manualmente.

Recomendaciones
 

1. Al finalizar debes enviar disponibilidad desde el calendario de Lobby hacía Expedia, para esto das clic en sincronizar con Channel Manager y envias disponibilidad a 12 meses:

2. Comprobar la conexión realizando bloqueos manuales en el calendario de Lobby y validando si se reflejan en el calendario de Expedia.
    

3. Bloqueos de fechas que tenías en Expedia ahora es necesario realizarlos en Lobby ya que si no los tenías estipulados en el calendario de Lobby, al enviar la disponibilidad se quitaron esos bloqueos de fechas que tenías en el calendario de Expedia.
    

4. Los planes, promociones y ofertas los seguirás manejando desde la extranet de Expedia.
    

5. Lobby envía hacía Expedia las tarifas y la disponibilidad de las habitaciones, es por ello que cualquier cambio respecto a esas dos condiciones lo debes manejar desde Lobby después de haber realizado la integración.