¿Qué es LobbyBookings?
Es el Channel Manager de LobbyPMS. Su función es conectar tu alojamiento con los canales de venta online (como Booking.com, Expedia, Hostelworld, entre otros) y mantener todo sincronizado desde un solo lugar.
¿Qué hace?
Recibe desde LobbyPMS la información de tarifas, disponibilidad y condiciones (mínima estadía, cancelaciones, etc.)
Luego la distribuye automáticamente a los canales de ventas conectados.
También recoge las reservas, modificaciones y cancelaciones de esos canales y las envía a LobbyPMS.
En resumen, es el puente entre LobbyPMS y los canales de venta online. Automatiza la sincronización de datos para evitar sobreventas y ahorra trabajo manual.
¿Qué es Hostelworld?
Hostelworld es la plataforma de reservas online (OTA) líder a nivel mundial, especializada en hostales, albergues y alojamientos económicos para mochileros y viajeros jóvenes. Con sede en Irlanda, conecta a usuarios con más de 16,500 hostales en 180 países, facilitando la búsqueda, reserva y socialización con otros viajeros antes y durante el viaje.
Aquí están los detalles clave de Hostelworld:
Enfoque social: Su aplicación no es solo para reservar, sino que funciona como una red social para viajeros, con funciones para conocer gente (como el Social Pass o la comunidad "Jam"), permitiendo conectar con personas afines antes de llegar al alojamiento.
Alojamiento Económico: Ofrece una amplia gama de opciones asequibles, desde habitaciones compartidas en hostales hasta habitaciones privadas de bajo costo.
Confianza y Seguridad: Cuenta con millones de opiniones verificadas de huéspedes reales para ayudar a tomar decisiones informadas y ofrece una garantía de reserva.
Funcionalidades: Permite comparar precios, ubicación, servicios y ambiente social de los albergues.
¿Qué se necesita para conectar Hostelworld con LobbyBookings?
Antes de iniciar la conexión, asegúrate de cumplir con estos requisitos:
Debes tener una cuenta de LobbyBookings creada y configurada.
Para La creación de la cuenta se solicita a través del soporte de LobbyPMS:
https://soporte.Lobbypms.com/hc/es/requests/new, ya que los usuarios no pueden crear cuentas por sí solos.Tener activa la cuenta en la extranet de Hostelworld. Para crear una cuenta debes ingresar a https://business.hostelworld.com/es/login.
Tener configurado como proveedor de conectividad a Lobby en Hostelworld, para ello debes hacer la solicitud al correo electrónico support@hostelworld.com, la solicitud es la siguiente:
“Por favor Activar la conexión entre Hostelworld y Lobbypms para mi propiedad con ID____”.
Una vez que Hostelworld te notifique que la conexión está activa, puedes empezar la gestión de conexión y mapeo de habitaciones en LobbyBookings.Tener a disposición y conocimiento el ID de la propiedad en Hostelworld.
Tener claridad sobre la divisa y/o moneda con la que se opera en Hostelworld.
Tener los anuncios de las categorías y/o tipos de habitaciones y planes que quieres conectar en LobbyBookings.
Tener tarifas actualizadas dentro de Lobby para 365 días calendario.
Validaciones necesarias dentro de Hostelworld
Antes de iniciar la conexión desde LobbyBookings, revisa lo siguiente dentro de Hostelworld:
Inicia sesión en Hostelworld https://inbox.hostelworld.com/.
Debes dirigirte a “Tarifas y disponibilidad” y localizar en el submenú que aparece abajo “Agregar/Editar tipo de habitación”:
En el costado izquierdo visualizarás los anuncios creados en Hostelworld, separados por habitaciones privadas y habitaciones compartidas, debes validar que coincida el número de huéspedes y de habitaciones con las que tiene creadas en Lobby:
Si alguno de los anuncios no coincide en la información puedes contactar al soporte de Hostelworld para que te ayude a realizar el cambio ya que no te va a permitir editarlo directamente en la extranet o en su defecto eliminas el anuncio y lo creas nuevamente.
Al concluir el proceso dentro de HostelWorld podrás comenzar a realizar el mapeo dentro de LobbyBookings.
Conexión Hostelworld y LobbyBookings
Ingresas a LobbyBookings, puede ingresar a través del enlace https://app.lobbybookings.com/login Ingresando email y contraseña.
O desde integraciones en Lobby, le das clic en la función de LobbyBookings:
A continuación, ingresas al botón del costado superior derecho que dice ingresar a LobbyBookings, el cual te enviará un código al correo que tienes asociado al usuario principal de la cuenta:
Una vez dentro de LobbyBookings, en el menú superior, das clic en conexiones.
Ubicas Hostelworld y das clic en iniciar conexión.
Al iniciar conexión con Hostelworld te va a pedir ingresar el ID de la propiedad en Hostelworld, luego de ingresar el ID das clic en conectar.
El ID de la propiedad en Hostelworld te lo envía el soporte de la plataforma al momento que te responde con la confirmación de la integración de Lobby como proveedor de Conectividad:Al conectar te va a pedir la confirmación de la moneda con la que trabajas dentro de Hostelworld, debes seleccionar la divisa con la que operas en la plataforma, posterior a ello oprimes en iniciar conexión:
Inmediatamente te diriges al paso del mapeo de anuncios, en el costado izquierdo encontrarás las categorías de habitaciones en LobbyBookings y en el costado derecho anuncios de Hostelworld.
Nota: Es importante que coincida la ocupación máxima como ya se mencionó en el paso de validación dentro de Hostelworld, la ocupación la mostrará al lado del nombre del anuncio encerrado en paréntesis tanto en la categoría de LobbyBookings como en el anuncio de Hostelworld. Lo recomendado es que identifiques los anuncios dentro de Hostelworld con el mismo nombre de la categoría de Lobby.
Luego de mapear las habitaciones, debes seleccionar el plan en “tarifas en Hostelworld.com” que vas a conectar en LobbyBookings.
Ajuste a la tarifa
Te permite modificar el precio que se envía desde Lobby hacia Hostelworld, sin cambiar la tarifa base que tienes configurada en Lobby.
¿Qué tipo de ajustes puedes aplicar?
Puedes elegir entre:
Ajuste porcentual: aumentar o disminuir un porcentaje (+% / −%)
Ajuste por valor fijo: sumar o restar un monto específico (+$ / −$)
Ejemplo práctico:
Si la tarifa configurada en Lobby es de $100 USD y defines un ajuste de +20%,
La tarifa que se mostrará en Hostelworld será de $120 USD.
De igual forma, si eliges un ajuste por valor fijo, el sistema sumará o restará ese monto a la tarifa enviada desde Lobby.
Importante:
Después de seleccionar el tipo de ajuste que deseas aplicar, debes ingresar el valor correspondiente en el campo indicado para que el sistema lo tome en cuenta.
Si no vas a manejar ningún tipo de ajuste estas casillas pueden estar vacías. Finalizado este proceso le das en continuar.
En este paso selecciona planes independientes asociados a la cuenta de Hostelworld, no es recomendado mapear planes que tengan como cualidad la derivación del plan principal dentro de Hostelworld ya que pierde la condición única del plan como lo puede ser mínimo y máximo de noches, entre otras condiciones.
Al asociar ese plan de tarifas podrás establecer condiciones para diferenciar los precios según las condiciones de ventas que se necesiten, para ello debes seleccionar el plan a conectar, seleccionar el tipo de ajuste y determinar el valor del ajuste:
Luego de haber realizado el proceso para cada anuncio das clic en continuar.
Si no se va a conectar ningún plan como secundario puedes omitir este paso e ingresar al siguiente paso.
En este paso va a finalizar la integración con Hostelworld, debes dar clic en Finalizar para culminar el proceso de integración.
Una vez completes la integración, podrás ver en LobbyBookings si la sincronización está activada y la fecha en la que se realizó la conexión, lo que te permite confirmar que todo quedó correctamente integrado.
Nota importante: Es indispensable crear las reservas de Hostelworld confirmadas antes de la conexión de manera manual en el calendario de Lobby ya que, a diferencia de otras integraciones, la integración con Hostelworld no permite extraer o importar reservas al momento de finalizar la integración.
Estas reservas sin conexión deben ser vigiladas, ya que, al momento de tener una actualización, modificación o cancelación, estas acciones no se verán reflejadas en estas reservas creadas manualmente.
Recomendaciones
Al culminar recomendamos enviar disponibilidad desde el calendario de Lobby hacía Hostelworld, para esto debes dar clic en sincronizar con Channel Manager y enviar disponibilidad de 12 meses:
Comprobar conexión realizando bloqueos manuales en el calendario de Lobby y validando si se reflejan en el calendario de Hostelworld.
Una vez que Hostelworld está conectado con Lobby, todos los bloqueos de disponibilidad deben gestionarse desde el calendario de Lobby.
Ten en cuenta:
Si anteriormente tenías fechas bloqueadas directamente en Hostelworld, pero esas fechas no están bloqueadas en el calendario de Lobby, al enviar la disponibilidad desde Lobby esos bloqueos se eliminarán automáticamente en Hostelworld.
Por eso, es muy importante que: Revises y configures todos los bloqueos de fechas directamente en Lobby.
Utilices el calendario de Lobby como la única fuente para manejar la disponibilidad.
De esta forma evitas aperturas involuntarias de fechas y mantienes la disponibilidad correctamente sincronizada entre ambos sistemas.
Descuentos, promociones y ofertas los seguirás manejando desde la extranet de Hostelworld.
Lobby envía hacía Hostelworld las tarifas y la disponibilidad de las habitaciones, es por ello que cualquier cambio respecto a esas dos condiciones lo debes manejar desde Lobby después de haber realizado la integración.
Restricciones en la conexión de Hostelworld aplicadas desde LobbyBookings
La integración entre Hostelworld y LobbyBookings es crucial para optimizar la gestión de reservas y distribución de habitaciones. Es desde esta integración que puedes establecer ciertas restricciones que aseguren la coherencia y el buen funcionamiento de Hostelworld según lo que requieras.
A continuación, se detallan las principales restricciones que pueden ser implementadas desde el LobbyBookings hacía Hostelworld:
Cierre y Apertura de ventas por rango de fechas:
Desde LobbyBookings puedes llevar a cabo un cierre de ventas únicamente para la plataforma de Hostelworld por un lapso de fechas que requieras, para ello debes ingresar a la integración de Hostelworld en LobbyBookings y localizas en la parte inferior el botón de Stop to sell y le das clic:
Al ingresar a esa parte encontrarás la interfaz para hacer el cierre o apertura de venta solamente para Hostelworld.
¿Cómo funciona?
El cierre de ventas y/o apertura de ventas te permite ajustar y gestionar la disponibilidad para el canal de venta de manera eficiente en tiempo real.
El cierre de venta se refiere a la desactivación temporal o permanente de la capacidad de reserva para determinadas fechas.
En Stop to sell debes escoger la acción a realizar que en este caso es cerrar (Closed).
Inmediatamente te pide seleccionar la habitación y el plan al que le vas a aplicar la condición de cierre de ventas inmediata.
A continuación, te pide establecer un Mínimo y/o Máximo de estancia (Min LOS - Max LOS) estos datos no se diligencian ya que al cerrar ventas no va a haber disponibilidad para recibir reservas.
Por último, escogemos la fecha de inicio desde la que va aplicar el cierre de ventas y de igual manera la fecha de fin de ese cierre, al culminar la selección de fechas le das en actualizar y de esa manera has culminado el proceso para aplicar el cierre de ventas temporal o permanente para Hostelworld.
Si necesitas la apertura de las fechas en las cuales habían cerrado las ventas para que los usuarios tengan la posibilidad de reservar en tu propiedad, debes realizar el mismo proceso anterior con la diferencia que en vez de seleccionar cerrar (Closed) debes escoger la función de abrir (Open).
Con la apertura de las ventas para Hostelworld tienes la posibilidad de establecer la condición de Mínimos y máximos de estancia (Min LOS - Max LOS). El mínimo de estancia se refiere al número mínimo de noches que un huésped debe reservar en un determinado periodo. Esta opción es especialmente útil durante temporadas altas o eventos especiales.
Por otro lado, el máximo de estancia limita el número de noches que un huésped puede reservar.
Esta función ayuda a fomentar una rotación constante de huéspedes, permitiendo que más clientes puedan disfrutar de la experiencia en el establecimiento.
Ambas funciones son configurables a través de Stop to sell en la integración de Hostelworld dentro de LobbyBookings.
Debes tener en cuenta que en Min LOS o Max LOS solo vas a digitar el número de noches para establecer la condición que quieres aplicar.
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