Tenemos excelentes noticias para ti, con el equipo de desarrollo implementamos una actualización para el proceso de facturación electrónica en el POS o directamente en el punto de venta.
En este instructivo encontrarás como utilizar correctamente este tipo de facturación en el POS y requisitos importantes para tener en cuenta.
🔺Para conocer a detalle en qué consiste esta funcionalidad y aprovecharla al máximo, lo primero que vas a hacer es iniciar sesión en tu cuenta de LobbyPMS con tu usuario y contraseña.
✔️Estando en tu cuenta de LobbyPMS, te vas a dirigir al menú principal y seleccionarás la opción “Configuraciones”.
✔️Posteriormente, das clic en “Configuración de facturas”.
✔️En este momento, en la pantalla te aparecerán todos los formatos de factura que tienes configurados y en la sección de “Nombre del formato”, ubicarás la codificación de la factura electrónica.
✔️ Verifica que aparezca el nombre “Electrónica FE DIAN” y desplázate sobre la misma fila hasta encontrar la sección “Opciones”, ahí darás clic en el botón azul “Editar” como se muestra a continuación:
✔️En editar, te aparecerá todo el formulario para editar la factura electrónica, posteriormente ubicarás el recuadro “Modo de operación”, verás que al seleccionarlo se desplegarán algunas opciones, aquí darás clic en “Usar para todas las ventas”.
✔️Cuando termines de diligenciar toda la información, das clic en el botón “Guardar”.
🔺Al momento que realices este proceso, todas las ventas que se concreten dentro del punto de venta se generarán como facturación electrónica si así lo deseas.
La facturación electrónica en POS puede realizarse de 2 formas.
Por ejemplo…
- Factura electrónica a cliente mostrador:
La factura a cliente mostrador se puede realizar al hacer una venta rápida, donde no se agrega la información del cliente. Esta factura se genera como cliente mostrador y aparecerá con datos predeterminados por DIAN para generar estas ventas rápidas.
Nombre de cliente: consumidor final
Documento: 222222222222
En este usuario facturado no es necesario agregar ningún dato, ya que esta facturación se convierte en anónima y en los XML o factura en código se envían los datos del establecimiento.
Para realizar este proceso vas a seguir estas instrucciones:
✔️Te vas a dirigir al menú y seleccionarás la opción “Punto de venta”.
✔️Luego, se abrirá todo el menú del punto de venta, con los servicios y productos que tienes configurados, la función de registrar o facturar ventas, el historial y ranking de productos.
Aquí darás clic en el botón "Cliente mostrador" y luego ubicarás la categoría del producto, después seleccionarás producto que vayas a vender.
✔️ Posteriormente, en la parte derecha de la pantalla, te aparecerá el subtotal de los productos, aquí darás clic en “Pagar con efectivo” o cambiar la forma de pago por la que más le interese al cliente, dando clic en "Cambiar forma de pago".
✔️Después que selecciones el método de pago, la interfaz te mostrará la confirmación de la venta, con el total, la forma de pago, el monto recibido, las vueltas y el campo de tipo de factura en el que darás clic.
✔️Después de seleccionar la opción “Tipo de factura”, se desplegarán los tipos de factura que tienes configurados, incluyendo la factura electrónica que agregamos anteriormente.
Ahora, vas a escoger la opción “Electrónica”.
✔️ Cuando selecciones el tipo de factura electrónica, debajo podrás ver un mensaje confirmando que “Esta es una resolución de facturación electrónica”.
🔺Adicional, te mostrará el tipo de cliente como cliente mostrador y lo podrás ver de la siguiente manera:
✔️ Por último, das clic en pagar para completar el proceso.
2. Factura electrónica a nombre de un cliente:
Si deseas generar una factura electrónica a nombre de una persona, antes de cerrar la cuenta, tienes que agregar los datos del cliente.
En el menú de punto de venta, das clic en “Cliente registrado >> Crear nuevo cliente”.
A continuación, verás el formulario para registrar el nuevo cliente, diligencias en su totalidad, los campos de tipo y número de documento, género, nombre, apellido, teléfono, correo y dirección. Cuando termines de completarlo, seleccionas el botón “Guardar”.
Después de guardar puedes ir a realizar el respectivo pago y dar clic en “Pagar con efectivo” o cambiar la forma de pago por la que más le interese al cliente, dando clic en "Cambiar forma de pago".
✔️Después que selecciones el método de pago, te aparecerá la confirmación del pago y debajo podrás ver el nombre del cliente y el número de documento, después de revisar y diligenciar la información, simplemente das clic en “Pagar”.
✔️ Por último, en el buscador del punto de venta que encontrarás en la parte superior derecha de la pantalla, escribirás el nombre del cliente. Luego, te aparecerá el botón negro “Prefactura” y darás clic.
🔺Aquí el sistema te mostrará toda la información almacenada de la factura electrónica.
🔺Si en dado caso, ya tienes al cliente registrado, no debes crearlo, únicamente te vas a dirigir al buscador y escribirás el nombre del cliente.
✔️Después de buscar y seleccionar al cliente, únicamente debes seguir los pasos que te indicamos anteriormente para realizar el proceso.
🔺Por el contrario, si el cliente no desea hacer una factura electrónica, únicamente cambiarás la opción en el campo “Tipo de factura” y escogerás otro tipo de factura que tengas configurado en el sistema.
Para tener en cuenta…
Según obligatoriedad DIAN hay un punto en el cual tenemos hasta 5 UVTS que es la unidad de valor tributario, para poder facturar tipo POS.
Por esta razón, las personas pueden tener dos resoluciones o dos codificaciones de facturación dentro de LobbyPMS. Las cuales son una facturación POS dentro de DIAN y una facturación electrónica, las dos las pueden tener al mismo tiempo.
Las personas tendrán un límite de hasta 5 UVTS que son $212.060 COP o pesos colombianos para poder facturar por POS si así lo desean.
🔺En dado caso, si te interesa generar una facturación mayor a los 5 UVTS como se muestra en la siguiente imagen:
Deberás seguir estos pasos:
✔️Al darle clic en “Con cualquier forma de pago” te aparecerá una notificación en rojo indicándote que: Las ventas superiores a 5 UVTS se deben realizar por facturación electrónica.
Por lo cual, como mensaje de advertencia tendrás que cambiar el tipo de factura a “Electrónica” y en este momento, sí podrás ver toda la información del cliente que se está agregando.
✔️Cuando tengas toda la información completa, puedes darle “Pagar” para completar el proceso.
🔺Adicional, aquí mismo puedes agregar una facturación electrónica para empresa, modificando la información del cliente en la parte inferior del recuadro y por último, clic en “Pagar” para generar el documento electrónico.
Deseamos que esta actualización sea de gran utilidad para la administración de tu alojamiento, pronto te estaremos compartiendo las nuevas funciones de LobbyPMS.
Recuerda que puedes acceder a nuestros canales de servicio al cliente cada vez que lo necesites, en la parte inferior derecha de tu cuenta de Lobby puedes ingresar al botón de soporte para brindarte ayuda.
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