Esta nueva función que implementamos en el sistema LobbyPMS te permitirá cambiar el cliente asociado a las ventas abiertas en tu punto de venta o en el POS.

Con esta mejora, tendrás la posibilidad de actualizar la información del cliente y simplificar el proceso.

¿Qué es una venta abierta?

Una venta abierta en el punto de venta de LobbyPMS se refiere a una transacción en la cual no se completa el pago inmediatamente. En lugar de finalizar la venta y recibir el pago total en el momento de la transacción, se crea una cuenta abierta para el huésped. Durante la venta abierta, los artículos o servicios se registran en el sistema de punto de venta, pero el pago se pospone o se acumula en una cuenta del huésped.

Anteriormente, para realizar el cambio de cliente en una venta abierta, debíamos eliminar la venta y volverla a generar con el nombre completo, con esta nueva actualización puedes hacer el proceso de una forma mucho sencilla siguiendo estas indicaciones:

En primer lugar, ten en cuenta que para hacer el cambio exitosamente, el cliente o la empresa debe estar registrado, en caso de no estar en el sistema deberás crearlo antes de realizar este proceso.

Crear cliente o empresa que no esté registrado

Vas a dirigirte al menú principal de LobbyPMS, luego ubicarás la opción “Punto de venta” y le darás clic.

Posteriormente, se abrirá la interfaz completa del punto de venta, luego desplázate hasta encontrar el botón para registrar un nuevo cliente o empresa.

Al dar clic, se abrirá la barra de búsqueda, después aparecerá la opción “Crear nuevo cliente”, y la vas a seleccionar.

Ahora, te aparecerá el formulario de registro, en el cual vas a diligenciar los espacios de: Tipo y número de documento, género, nombre completo, teléfono, correo y dirección. (Recuerda diligenciar los campos teniendo en cuenta si estás registrando una empresa o una persona natural). 

Al finalizar, los botones “Cancelar” para anular el proceso y “Guardar” para completar el registro exitosamente.

¿Cómo cambiar el cliente en una venta abierta?

En este momento, vas a ubicar la opción “Mostrar ventas abiertas” en el punto de venta y darás clic.

Al seleccionarla, puedes ver el listado completo de los clientes que tienen cuentas abiertas, con la descripción de cada producto y el total de la venta.

Adicional, en la parte superior de la pantalla encontrarás la barra de búsqueda para buscar un cliente especifico por medio de su nombre.

También, encontrarás el botón gris con el icono de flechas que lo puedes usar para refrescar la página y volver a ver a todos los clientes con cuentas abiertas.

Por último, el botón gris con el icono de una mano que lo puedes utilizar para regresar al menú principal del punto de venta.

Para realizar el cambio de cliente vas a seleccionar la venta que te interesa modificar, después de dar clic el sistema te mostrará todos los detalles de la venta.

Posteriormente, ubicarás la barra de búsqueda con la frase “Buscar otro cliente y cambiar”, aquí vas a buscar el nombre del nuevo cliente o empresa para la venta abierta. Cuando escribas el nombre se desplegarán las opciones relacionadas con tu búsqueda y seleccionarás la que te interesa.

Inmediatamente, en el campo “Nombre”, te aparecerá actualizado el nuevo cliente o empresa que seleccionaste para esta cuenta abierta.

Igualmente, al lado del nombre está el botón “Prefactura” que al dar clic te mostrará el borrador de la factura a nombre del nuevo cliente o empresa.

También podrás ver el subtotal, los descuentos, las propinas y, por último, el total de la cuenta con todos los ítems.

Después, puedes ir a realizar el respectivo pago y dar clic en “Pagar con efectivo” o cambiar la forma de pago por la que más le interese al cliente, dando clic en "Cambiar forma de pago".

Cuando selecciones el método de pago ya sea efectivo o algún otro método, te aparecerá la confirmación del pago y debajo, podrás ver el nombre del cliente y el número de documento.

Después de revisar y diligenciar la información, simplemente das clic en “Pagar”.

Al momento que das clic en pagar, se abrirá inmediatamente la factura a nombre del nuevo cliente o empresa con los detalles de la compra, la puedes descargar, imprimir o cerrar si así lo deseas.

Con esta nueva función, podrás optimizar tus procesos hoteleros cada día de una manera más intuitiva y eficiente, lo que te permitirá ahorrar tiempo valioso.

Recuerda que nuestro equipo de servicio al cliente está disponible para ayudarte en cualquier momento, solo tienes que hacer clic en el botón azul de asistencia ubicado en la esquina inferior derecha de tu cuenta de LobbyPMS.