En este manual de ayuda te enseñaremos a usar nuestra interfaz de configuración de reservas y check-in, te permite configurar los tipos de documentos para el registro de huéspedes y facturación, la información del contrato de hospedaje y otras configuraciones requeridas para la gestión de reservas y registro de check in.
- Para ingresar da clic en el Menú principal > Configuraciones > Reservas y check-in
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Tipos de documentos
Podemos empezar por revisar los tipos de documentos requeridos para el registro de nacionales, extranjeros y/o empresas. Si deseas crear uno nuevo puedes dar clic en "crear documento".
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Impresión del Check-In
Ahora configura el contrato de hospedaje o documento de check-in usando el bloque de configuración llamado impresión del check-in. Si su establecimiento tenía otro formato de contrato, puede asignar el número consecutivo para continuar generando el documento y mantener el orden.
- Este contrato se genera en la reserva usando el botón de "imprimir check-in" y lo puede enviar por PDF al correo del huésped.
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Contraseña para visualizar datos de tarjetas de crédito
La contraseña para visualizar los datos de las tarjetas de crédito te permite asegurar esta información que es recolectada desde el motor de reservas de Lobby en tu sitio web, redes sociales o WhatsApp.
Si aún no sabes cómo configurar los métodos de pago del Motor de reservas, sigue este manual de ayuda: https://soporte.lobbypms.com/hc/es/articles/4409036907923-Activar-forma-de-pago-predeterminada-para-el-motor-de-reservas
- Se recomienda que esta contraseña sea administrada por la persona encargada de realizar los cobros respectivos.
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Formulario de registro de huéspedes
Puedes controlar los datos obligatorios que se solicitan al momento de crear una reserva o realizar un check-in.
- En el Formulario de Registro de Huéspedes encuentras dos columnas. Una que es obligatoria al realizar registros ya sea de una reserva provisional y el otro al momento de registrar el huésped en la recepción o check-in online.
- Para un uso efectivo, puedes solicitar campos básicos para mantener el contacto con el huésped, como número de teléfono y correo electrónico mientras se registra y solicitar campos más detallados al momento del check-in.
- Recuerda que el correo electrónico es clave para enviar información al cliente, promociones y facturas.
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Cuestionario para el check-in
El cuestionario para el check-in es la función de Lobby para el Check-In Online. Aquí configuras las preguntas de bioseguridad solicitadas por las autoridades de salud y estas quedan almacenadas en las reservas del cliente mientras se registra en la recepción.
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Numeración para comprobantes de pago en reservas
Este bloque te permite crear diferentes numeraciones: para abonos, ingresos, etc, desde las reservas. Para realizar esta configuración debes dar clic en "nueva numeración" y a continuación diligenciar los datos y el formato del comprobante.
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Accesos al SIRE - Migración COLOMBIA
Si su establecimiento está en Colombia, el reporte automático para Migración Colombia le permite enviar el registro de entradas y salidas de extranjeros de forma directa al SIRE. La configuración es muy sencilla teniendo en cuenta que en pasos anteriores configuramos el código del establecimiento ante esta entidad. ¿No tiene la opción Accesos al SIRE en su cuenta de Lobby? le invitamos a mejorar su plan actual a una cuenta Premium donde tendrá esta y más opciones disponibles.
Otras opciones
En este bloque puedes limitar las funciones de recepción donde se puede obligar al sistema a que no genere check-out sin factura, la vista del calendario por varios días en un mismo bloque, mantener las tarifas al cambiar los huéspedes de habitaciones, activar las tarifas de niños, entre otros.
¿Necesitas ayuda adicional?
Si tienes alguna duda sobre esta función, no olvides que puedes contactarnos en el botón azul de asistencia ubicado en la parte inferior derecha de tu cuenta de LobbyPMS.
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