El menú del calendario de reservas te ayudará a facilitar el cumplimiento de tus actividades hoteleras.

Te recordamos que calendario de reservas de LobbyPMS es una herramienta muy útil para tu hospedaje, con el uso de este sistema tendrás un registro organizado de todas las reservas que ingresen por medio de los diferentes canales de venta. Adicional, puedes administrar la disponibilidad, ocupación, bloqueos de habitaciones e información de los huéspedes.

En la opción "Reservas" del menú principal de LobbyPMS, verás en la parte superior de la pantalla el menú en el que encontrarás algunas de las funciones más utilizadas para una gestión exitosa.

Nuevo menú en el calendario de reservas

El menú está dividido en las siguientes opciones:

Calendario
Reservas.
Llegadas y salidas.
Limpieza.
Configurar.

Con esta actualización, tendrás acceso directo a estas funcionalidades.

A continuación, te explicaremos como funciona cada una de ellas:

Botón calendario

Esta opción la puedes utilizar en cualquier momento para regresar a la vista general del calendario. Por ejemplo: si estás dentro de la sección de limpieza, pero deseas dirigirte nuevamente al calendario, únicamente das clic y listo.

Aquí puedes detallar los cambios en el menú del calendario
 

Calendario anterior:

Adicional, agregamos nueva información en las reservas que aparecen en el calendario.

Al momento de pasar el cursor del mouse sobre la reserva, se abrirá un recuadro con los detalles y también, podrás ver el status del check-in de cada huésped como se muestra a continuación:  

 

 

Botón reservas

Ten en cuenta que tanto en las reservas “Activas” como “Canceladas” te aparecerá el listado general de las reservas y en la primera columna encontrarás el ID de la reserva en color azul, al dar clic se abrirá una nueva pestaña con toda la información detallada de la reserva.

 

Sumado a eso, en la parte superior izquierda de la reserva te aparecerá el estatus del check in, como se muestra en la siguiente imagen:

 

Botón activas:

Cuando das clic en “Activas”, verás toda la información detallada de las reservas activas.

Adicional, podrás notar que en la parte inferior del nombre del titular de la reserva, aparecerá un botón indicando el estado del check in:

• Al momento en que el cliente hace check in en el hotel, la interfaz te dejará ver la confirmación en color verde. 
• Cuando el check in online ya se realizó, el sistema te mostrará el botón en color negro. 
• Por otra parte, si el check in online ya se envió al cliente pero aún no lo ha realizado, te aparecerá en color azul. 

También, puedes filtrar la información de las reservas activas por medio de:

Fecha de creación: Al dar clic se desplegará el calendario para filtrar un rango de fechas por creación de reserva.
Fecha de entrada: Cuando lo selecciones se desplegará el calendario para filtrar el rango por fecha de entrada del huésped.
Fecha de salida: Al momento de dar clic, se desplegará el calendario para filtrar por fechas de check out.
Número de documento: Aquí diligencias el número de documento del huésped.
Titular: En este campo escribes el nombre del cliente.
ID de la reserva: En este espacio puedes diligenciar el ID de la reserva.
Habitación: Al dar clic, se desplegará el listado de las habitaciones que tienes configuradas en tu hotel y seleccionas la que te interesa buscar.
Agencias online: Al dar clic, aparece el listado completo de los canales de venta que tengas configurados, seleccionas el que deseas buscar.
Otros canales: Aquí se despliegan las opciones de otros canales que tengas configurados en Lobby.

Luego de completar este paso, das clic en el botón “Filtrar” que aparece al lado derecho de la pantalla.

En este momento el sistema te mostrará la reserva que buscabas con la descripción detallada.

NOTA: Puedes hacer la búsqueda de reservas activas por medio de uno o varios de los ítems anteriores.

Adicional, en la sección de reservas activas, puedes ver en la parte derecha de la pantalla el botón de tres puntos, el cuál te aparecerá de la siguiente manera al dar clic: 
Si es una reserva activa tradicional y das clic en el botón de tres puntos, te aparecerán estás opciones:

Historial: Accede al historial completo de la reserva.
Cancelar reserva: Con este botón puedes cancelar la reserva.
Check in: Con esta función puedes hacer el check in con el cliente en el hotel.
Solicitar check in online: Aquí se enviará un correo al huésped solicitando el check in online.
Detalles: Ingresa a la información detallada de la reserva.

Por otro lado, si la reserva está activa y es grupal, es decir que ha sido realizada en conjunto para un grupo de personas podrás ver estas opciones:

esta parte, te aparecerán también las opciones de historial, cancelar reserva, solicitar check in online y detalles. Adicional, tendrás el botón para “Ver grupo” donde accederás a la información del grupo de huéspedes que realizó la reserva. 

 

En caso de que la reserva haya sido trasladada y esté activa el sistema te mostrará únicamente las opciones de historial y detalles de la reserva.

Botón canceladas:
Al momento de dar clic en la opción “Canceladas”, verás el listado completo de las reservas que tuvieron cancelación.

Igualmente, las podrás filtrar por medio de algún dato específico para obtener información más detallada.

Filtra la información por medio de:

Fecha de cancelación: Selecciona el rango de fechas que deseas filtrar para ver las reservas canceladas.
ID de reserva: Escribe en este campo el ID de la reserva.
Agencias online: Al dar clic, aparece el listado completo de los canales de venta que tengas configurados y seleccionas el que deseas buscar.
Otros canales: Aquí se despliegan las opciones de otros canales que tengas configurados en Lobby.
Motivo de cancelación: En esta parte, se desplegará el listado con los motivos de cancelación.
Habitación: Cuando des clic, se abrirá el listado de las habitaciones que tienes configuradas en tu hotel y seleccionas la que te interesa buscar.

Después de finalizar este proceso, das clic en el botón “Filtrar” que encuentras al lado derecho de la pantalla.

Finalmente el sistema te mostrará la reserva cancelada con su respectiva descripción.

NOTA: Puedes hacer la búsqueda de reservas canceladas por medio de uno o varios de los ítems anteriores.

Igualmente, en la sección de reservas canceladas, también podrás ver en la parte derecha de la pantalla el botón de tres puntos. Al dar clic en este botón te aparecerán las mismas opciones para todos los casos de reservas canceladas: 

Historial: Aquí el sistema te mostrará el historial completo de la reserva antes de su cancelación.

Restablecer: Al dar clic en esta opción, se vuelve a activar la reserva siempre y cuando estén disponibles las mismas fechas y habitación asignadas anteriormente.

Botones adicionales:

En la parte derecha de la pantalla, encontrarás tres botones adicionales que te facilitarán el proceso de búsqueda:

Botón filtrar: Lo usarás para buscar la información de una forma mucho más precisa.
Botón limpiar: Tiene forma de escoba y lo puedes utilizar para eliminar todos filtros anteriores y poder hacer una nueva búsqueda.
Botón exportar: Es de color verde y tiene el logo de Excel, su función es exportar o descargar toda información que filtraste anteriormente.

Botón llegadas y salidas

Ten presente que esta opción la puedes utilizar cada vez que necesites acceder a la información completa de llegadas, salidas e in house de los huéspedes.
Al seleccionar esta función, lo primero que notarás es el nuevo diseño de la interfaz y podrás ver que se encuentra dividida en tres partes:

“Llegadas”: Función para ver la información detallada de huéspedes que llegaron hoy al hotel.
“Salidas”: Funcionalidad para acceder a la información de huéspedes que salieron hoy del hotel.
“In house”: Aquí verás los datos de los huéspedes que se encuentran actualmente en el hotel.

En las tarjetas de información de cada huésped, ya sea llegadas, salidas o in house te aparecerá información adicional que anteriormente no podías ver.
Ahora, tendrán estos datos: ID de la reserva, titular de la reserva, tipo y número de habitación, país de residencia del huésped, número de noches, fecha de llegada, fecha de salida y número de personas por habitación.Además, en la parte inferior izquierda de la tarjeta de llegadas e in house podrás ver el estatus del check in, si el check in online se ha enviado al cliente correctamente te aparecerá en color azul.

Si por el contrario, el cliente ya realizó el check in online, el cuadro aparecerá en color negro indicando que ya se hizo este proceso. 

Y si el huésped ya realizó el check in en el hotel, verás la fecha y el recuadro en color verde.

Adicional, en las tres tarjetas (llegadas, salidas e in house) te aparecerá el ID de la reserva en color azul, al dar clic se abrirá una nueva pestaña con toda la información de la reserva.

 

Sumado a eso, en la parte superior izquierda de la reserva te aparecerá el estatus del check in, como se muestra en la siguiente imagen: 

 

 

Botón tres puntos (Llegadas)

Adicional, en la parte superior derecha de la tarjeta de llegadas , encontrarás un botón con tres puntos, que desplegará un nuevo menú con 5 opciones:

Historial: Aquí accederás al historial completo de la reserva.
Cancelar reserva: En esta opción puedes hacer la cancelación de la reserva si así lo deseas.
Check in: Con esta función harás el check in cuando llegue el cliente al hotel.
Solicitar check in online: Al dar clic en esta opción, se enviará el correo al huésped solicitando el check in online.
Detalles: Al seleccionar este botón, la interfaz te enseñará la reserva completa con toda la información detallada.

Botón tres puntos (Salidas)

Adicional, en la parte superior derecha de la tarjeta de salidas, encontrarás un botón con tres puntos, que desplegará un nuevo menú con 3 opciones:

Historial: Podrás ver el historial completo de la reserva y todos los cambios que se realizaron durante la estadía.
Check out: Con esta función harás el check out cuando el huésped esté saliendo del hotel. En caso de ya haber realizado el check out te aparecerá el botón "Deshacer check out" en su lugar.
Detalles: Cuando des clic en esta opción, el sistema te mostrará la reserva completa con toda la información detallada.

Botón tres puntos (In house)

Por otra parte, en la tarjeta de “In House” también encontrarás el botón con los tres puntos que desplegará un menú de tres opciones, igualmente verás las opciones historial y detalles que te indicamos hace un momento.

Adicional, encontrarás la función “Deshacer check in”, la puedes usar cuando necesites eliminar el check in de alguna reserva.

Botón ver más (Llegadas, salidas e in house)

Posteriormente, en las tarjetas de llegadas, salidas e in house estará el botón “Ver más” al dar clic, podrás acceder al total pagado por el cliente y al saldo pendiente en caso de tenerlo.

¿Cómo buscar llegadas, salidas e in house de una fecha específica?

Para realizar este proceso, vas a ubicar el recuadro de la fecha actual, es decir la fecha del día en curso.
Luego, darás clic sobre la fecha y te aparecerá un calendario, aquí vas a seleccionar la fecha que te interesa para hacer la búsqueda.

Después de seleccionar, el sistema filtrará la información y te mostrará los datos de ese día específico.

Botón exportar

Esta opción está ubicada en la parte derecha de la pantalla y la puedes usar para exportar o descargar el archivo en Excel con la información de llegadas, salidas e in house de la fecha que desees.

 

Botón limpieza

Al momento de dar clic en la función “Limpieza” podrás realizar la misma acción que hacías antes, teniendo en cuenta que ahora puedes acceder mucho más rápido desde el calendario.

En esta opción te aparecerá el listado de todas las habitaciones con su respectivo nombre, información de la habitación y estado de limpieza.

En información de la habitación verás si las habitaciones se encuentran ocupadas o no. Si la habitación está ocupada te aparecerá el nombre del cliente in house.
Por el contrario, si la habitación está disponible verás la frase “Sin ocupación”.
Por último, si la habitación tendrá check out ese día, podrás ver este mensaje “Check out para hoy”.

 

Por otra parte, en la sección estado de limpieza tienes la opción de marcar la casilla de verificación para indicar si está limpia o no la habitación.
Al marcar la casilla, te aparecerá la habitación en color verde, indicando que este espacio ya está limpio y listo para usar, en la parte superior del pantalla podrás ver el mensaje indicando que los cambios se guardaron correctamente.

Botón exportar
Adicional, en la parte superior derecha de la pantalla puedes acceder al botón “Exportar a Excel” para descargar la información del estado de las habitaciones en un archivo.

Botón Configurar

Por último, encontrarás el botón “Configurar” que sirve para modificar los aspectos que necesites de las
reservas y del calendario.

En esta página de configuración, verás todos los enlaces donde podrás realizar las configuraciones y los manuales de ayuda de cada proceso, la información de configuraciones se divide en 7 secciones:

• Reservas y check-in: Administra estas configuraciones básicas para la gestión de reservas y registro de check-in.

(LobbyPMS tiene la función check-in online para permitir el registro de huéspedes en línea antes de llegar al hotel, incluido en el Plan Premium).

 

• Motor de reservas: (Herramienta para integrar en el sitio web, redes sociales y WhatsApp del hotel para reservas sin comisiones, incluido en el Plan Premium).

           En esta sección puedes modificar:

• Habitaciones, temporadas y tarifas: Configura y establece el orden de todas las habitaciones con las diferentes tarifas de alojamiento.

• Colores del calendario: (El calendario de reservas de LobbyPMS te permite crear y visualizar la información de todas las reservas y es donde se inician las operaciones con las cuentas de cada huésped). También, puedes personalizar el diseño para hacerlo aún más intuitivo. Asigna colores específicos a estos estados de reservas:

• Límites en las tarifas: (Es un valor mínimo permitido para las tarifas de habitaciones). Aquí puedes establecer o editar estas opciones para tus límites de tarifas.

• Emails: (LobbyPMS, te permite usar plantillas incluidas en el sistema o personalizadas para enviar correos a tus huéspedes). Crea y modifica estos aspectos de tus correos:

• Planes: (Puedes configurar planes tarifarios en tu hotel, por ejemplo tarifa con plan de alimentación). Edita esta información de los planes de tu hospedaje:

IMPORTANTE…

1. Utiliza el enlace de la parte inferior de cada sección, para ir a personalizar esas funciones específicas. Por ejemplo, al hacer clic en el botón “Ir a reservas y check-in”, el sistema te dirigirá al acceso de reservas y check-in para hacer las configuraciones o si seleccionas “Configurar motor” accederás a las configuraciones generarles del motor de reservas.

Al hacer clic en cualquiera de estos enlaces, el sistema te llevará directamente a la configuración que vas a realizar.

2. Si tienes dudas en el proceso, accede a los manuales de ayuda de cada configuración, haciendo clic en el ícono de ayuda.

Con el botón “Configuración” puedes acceder más fácilmente a las configuraciones de tus reservas o del calendario y a los respectivos manuales de ayuda.

Recuerda que si tienes alguna duda adicional, puedes contactarnos en botón azul de soporte, ubicado en la parte inferior derecha de tu cuenta de LobbyPMS.

En LobbyPMS estamos trabajando para mejorar el sistema y lograr hacerlo más intuitivo y eficaz para todos los procesos hoteleros que realizas durante el día.