Hemos llevado a cabo una mejora significativa en nuestro proceso de cambiar cliente para la facturación en reservaciones que ya tienen check out.

Aquí te explicamos en qué consiste nuestra nueva actualización:

Nuevo proceso para cambiar cliente en factura sin deshacer el check out

Anteriormente si tenías una reservación en check out y si necesitabas hacer cambios en la facturación el proceso era más largo:

1. Deshacer el check out.
2. Hacer el cambio del cliente para facturar.
3. Anular factura.
4. Facturar nuevamente.
5. Y, finalmente realizar de nuevo el check out.

Ahora no, gracias a nuestra nueva actualización, realizar este proceso es mucho más sencillo e intuitivo, únicamente debes seguir estás indicaciones:

Para conocer a detalle esta función, dirígete al calendario de reservas y da clic sobre la reserva en la que desees cambiar el cliente para la factura.

 

En este momento, la interfaz te mostrará todos los detalles de la reserva y en la parte superior puedes validar si efectivamente se realizó el check out.

 

Luego, desplázate hasta encontrar la sección de facturas, en la parte inferior derecha verás el botón rojo “Anular”, al dar clic se abrirá un recuadro confirmando si estás seguro de anular la factura.

 

Para continuar con el proceso das clic en el botón azul “Anular” si no deseas seguir con el procedimiento seleccionas el botón gris “Cancelar”.

 

Al dar clic en “Anular” te aparecerá un mensaje notificando que los datos se han actualizado exitosamente.

 

Igualmente, puedes desplazarte hasta la sección de las facturas para validar que se anuló correctamente la factura.

 

Posteriormente, para continuar con el proceso de cambio de cliente para la factura, vas a seleccionar el botón azul “Cambiar” que se encuentra en la parte superior de la sección de facturas. Ya no es necesario deshacer el check out.

 

A continuación, el sistema te permitirá seleccionar el huésped para la factura, solamente eliges el nombre del cliente para generar la factura y listo das clic en el botón azul “Guardar”.

 

Recuerda que también puedes usar los botones de “Facturar a nombre de otra persona” o “Facturar a nombre de una empresa” para generar la factura a nombre de otra persona o empresa.

 

Facturar a nombre de otra persona

Puedes generar la factura a nombre de otra persona por fuera de los ocupantes de la habitación usando la opción “Facturar a nombre de otra persona”.

 

Dentro de la interfaz encontrarás los espacios para diligenciar los datos del cliente en caso de no estar registrado.

 

Además, puedes usar la opción "Buscar un cliente" para encontrar clientes antiguos, ya sea por número de documento, email o teléfono.

 

Cuando finalices la búsqueda o el registro del cliente das clic en el botón “Guardar” y ya podrás generar la factura a nombre de esa persona.

 

Facturar a nombre de una empresa

Al dar clic en la opción “Facturar a nombre de una empresa”, deberás diligenciar todos los datos relacionados de la empresa y dar clic en “Guardar”.

 

Ten presente que si la empresa fue registrada anteriormente puedes escribir el nombre de la razón social tal y como fue registrada en el campo “Nombre empresa” y el sistema autocompleta la información.

 

Después de dar clic en “Guardar” en tu cuenta de LobbyPMS aparecerá un mensaje indicando que los datos del titular se han actualizado exitosamente.

 

Por último, debes generar nuevamente la factura para completar el proceso, recuerda que al lado derecho del botón “Cambiar”, encontrarás dos botones que permiten generar las facturas, el botón “Generar factura completa” y “Generar factura para algunos ítems”.

 

No olvides qué:

• Generar la factura completa servirá en caso de que no se deban dividir las cuentas ya que esta te dará una factura para todos los ítems que tengas registrados.
  Generar factura para algunos ítems: Esta opción te permitirá seleccionar solo algunos ítems que desees agregar en la factura.

IMPORTANTE: Si deseas aplicar descuentos en los consumos o cargos de alojamiento, te invitamos a consultar este manual de ayuda para gestionar todos los descuentos disponibles para tu hospedaje.

Manual de ayuda para gestionar todos los descuentos

 

Generar factura completa:

Haz clic en generar factura completa y selecciona el tipo de factura. Si no tienes un tipo de factura configurado, este campo no aparecerá.

 

También, encontrarás la fecha de vencimiento de la factura o editarla en caso de requerirlo.

El campo “Notas” para dejar alguna observación para la factura si así lo deseas.

 

 

Para tener en cuenta:

Debajo de “Notas” encontrarás la opción “Usar un concepto único para la factura” al marcar esta casilla de verificación, podrás agregar categorías adicionales que ya tengas creadas y que desees añadir en la factura. Ten presente que, al agregar el concepto único en esta factura completa, podrás añadir algún servicio o producto extra.

 

NOTA: Usar esta casilla es opcional, si no deseas usar esta función, simplemente no la seleccionas y continuas con el siguiente paso.

Luego, selecciona las opciones que deseas mostrar en la factura como, por ejemplo: “Mostrar habitación” y "Mostrar canal de venta".

 

Aplica desde las casillas de verificación los impuestos, si aplica, a la factura. Ejemplo, “Retención en la fuente”.

 

Usa el botón “Previsualizar” para ver la factura antes de generarla.

 

Por último, al hacer clic en “Guardar”, se generará la factura.

 

Generar factura por algunos ítems:

Al hacer clic en "Generar factura para algunos ítems", te aparecerá una interfaz con los mismos espacios en blanco que viste en el punto anterior, al diligenciarlos das clic en el botón “Siguiente”.

 

Después, te mostrará los cargos que pagará el cliente, aquí encontrarás a lado izquierdo de la pantalla los ítems de alojamiento, seleccionas los que deseas que aparezcan en la factura.

 

Al lado derecho de la pantalla te aparecerán los productos y extras que desees añadir, dando clic en la casilla de verificación podrás agregarlos a la factura.

 

 

Por otra parte, también tienes la opción de dividir los consumos entre dos o más huéspedes de una misma reserva y generar una factura individual por cada cliente. Para conocer cómo funciona este proceso consulta el manual de ayuda.

opción de dividir los consumos entre dos o más huéspedes de una misma reserva

 

Para tener en cuenta:

En la parte de abajo, encontrarás la opción “Usar un concepto único para la factura” al marcar esta casilla de verificación, podrás agregar categorías adicionales que ya tengas creadas y que desees añadir en la factura. Ten presente que, al agregar el concepto único en esta factura para algunos ítems, podrás añadir algún servicio o producto adicional.

 

 

NOTA: Usar esta casilla es opcional, si no deseas usar esta función, simplemente no la seleccionas y continuas con el siguiente paso.

Luego de agregar la información, das clic en “Previsualizar” y ya podrás ver un borrador de la factura generada con todos los componentes.

 

Por último, luego de previsualizar la factura y verificar que la información esté correcta, puedes dar clic en “Guardar” para terminar de generar la factura.

 

Siguiendo detenidamente estos pasos podrás realizar correctamente el cambio de cliente para la factura sin necesidad de deshacer check out.

Con estas actualizaciones logramos que puedas trabajar con mayor eficiencia en tu día a día. Recuerda que si tienes alguna duda sobre esta nueva función, nuestro equipo de servicio al cliente está siempre a tu disposición. Puedes acceder a nuestros canales de soporte haciendo clic en el botón azul de asistencia en la parte inferior derecha de tu cuenta de LobbyPMS.