LobbyPMS te brinda la posibilidad de agregar una foto del hu茅sped y el documento de identificaci贸n, ya sea desde el computador o desde un celular, el objetivo de esta funci贸n es facilitar la organizaci贸n y seguridad en tu hotel.

Con esta funci贸n, puedes gestionar de manera integral el registro y garantizar la autenticidad de la informaci贸n, brindando una experiencia segura y personalizada para tus clientes.

Ten en cuenta:

  • NO es obligatorio agregar la foto de perfil o el documento de identificaci贸n por ambas caras; puedes emplear esta funci贸n seg煤n tus necesidades.
  • Si vas a subir las fotos del hu茅sped desde tu celular o computador, NO se permite subir archivos en formato PDF. El sistema 煤nicamente aceptar谩 im谩genes JPG o PNG. (Para obtener informaci贸n adicional sobre estos formatos de imagen, te invitamos a visitar art铆culos relacionados a este tema).
  • Por otra parte, si vas a subir documentos escaneados, tambi茅n debes guardar el escaneo como un archivo de imagen JPG o PNG en lugar de un PDF para poder cargarlo.
  • En caso de tener la imagen en formato PDF, lo que puedes hacer es ingresar a este 馃憠Manual de ayuda de Adobe para asesorarte en el proceso.

En este instructivo, encontrar谩s los pasos detallados para incorporar la fotograf铆a del hu茅sped y el documento en tu cuenta; tambi茅n te indicaremos d贸nde podr谩s visualizar la foto de perfil del cliente en el sistema.

隆Empecemos!

1. Para usar esta funci贸n en tu cuenta, accede al men煤 principal de LobbyPMS y selecciona la opci贸n 鈥淩eservas鈥 que te dirigir谩 al calendario.

2. En el calendario de reservas, elige la reserva espec铆fica en la que deseas agregar la foto del hu茅sped y el documento de identificaci贸n.

Al ingresar a la reserva, tendr谩s acceso a todos los datos referentes al hu茅sped y la reservaci贸n, que incluyen nombre, tipo y n煤mero de documento, nacionalidad, g茅nero, fecha de nacimiento, direcci贸n de correo, n煤mero de tel茅fono, ocupaci贸n, pa铆s/ciudad de residencia, procedencia y destino, as铆 como el motivo del viaje. 

 

Agregar foto del hu茅sped

Recuerda que puedes tomar o cargar la foto del hu茅sped, ya sea desde un celular o computador siguiendo los pasos.

3. En la secci贸n de informaci贸n del hu茅sped, encontrar谩s la opci贸n de cargar la foto. Al hacer clic, se desplegar谩 un submen煤 con tres opciones (Subir foto, abrir c谩mara o cancelar). En este punto, vas a elegir c贸mo agregar la foto del hu茅sped, ya sea subi茅ndola desde tus archivos o captur谩ndola directamente con la c谩mara.

  • Subir foto: Utiliza esta opci贸n para cargar la foto directamente desde tu computador o celular. Al seleccionar la imagen el sistema te permitir谩 recortarla y ajustarla seg煤n tus preferencias. IMPORTANTE... Al usar esta opci贸n, NO se permite subir archivos en formato PDF, el sistema 煤nicamente aceptar谩 im谩genes JPG o PNG. Si vas a subir documentos escaneados, tambi茅n debes guardar el escaneo como un archivo de imagen. 

    Cuando ajustes la imagen, selecciona el bot贸n azul 鈥淕uardar鈥 para cargar la imagen del hu茅sped. Una vez guardado, la foto se mostrar谩 en el sistema. 

 

  • Abrir c谩mara: Si seleccionas esta opci贸n podr谩s tomar la foto desde la c谩mara, ten en cuenta que hay una diferencia si capturas la imagen desde el computador o desde el celular.

Para tomar la foto desde el computador: (Para capturar la foto desde tu computador, solo necesitas contar con una c谩mara web funcional. No es necesario realizar ninguna configuraci贸n adicional en LobbyPMS).

Ahora, selecciona la opci贸n "Abrir c谩mara", al tomar la foto el sistema tambi茅n te permitir谩 recortarla y ajustarla seg煤n tu preferencia.

Cuando hayas a帽adido la foto, haz clic en 鈥淕uardar鈥 para completar el proceso.

Para tomar la foto desde el celular: Si est谩s desde el celular y quieres tomar la foto, lo puedes hacer desde la opci贸n 鈥淎brir c谩mara鈥. Sin embargo, desde esta opci贸n solo se puede tomar una selfie, pero no se puede usar la c谩mara trasera.

Por esta raz贸n, para tomar la foto desde el celular, la recomendaci贸n es hacerlo desde la opci贸n 鈥淪ubir foto鈥 que te permitir谩 usar la c谩mara modo selfie y la c谩mara trasera. Al hacer clic en ese bot贸n, se mostrar谩n las fotos almacenadas en tu celular y la opci贸n 鈥淐谩mara鈥 que vas a seleccionar para poder tomar la foto. 

No olvides que al tomar la foto, podr谩s recortarla y ajustarla, luego haz clic en 鈥淕uardar鈥 para conservar los cambios.

Ten en cuenta que para utilizar esta funci贸n, solo debes tener una c谩mara funcional, no se requiere ninguna configuraci贸n adicional en LobbyPMS.

  • Cancelar: Haz clic aqu铆 si deseas anular el proceso y salir sin realizar cambios.

Una vez que a帽adas la foto, esta aparecer谩 en la interfaz de la reserva. Si, por alg煤n motivo, necesitas eliminar o modificar la foto de perfil, haz clic en el 铆cono de la c谩mara y elige la opci贸n 鈥淓liminar foto鈥.

Al hacerlo, aparecer谩 una confirmaci贸n indicando que la foto de perfil del cliente ha sido eliminada, permiti茅ndote agregar una nueva foto si as铆 lo deseas.

Agregar documento de identificaci贸n

Recuerda que puedes tomar o cargar la foto del documento del hu茅sped, ya sea desde un celular o computador siguiendo los pasos.

1. Para a帽adir el documento de identificaci贸n del hu茅sped, puedes hacerlo desde dos ubicaciones distintas; elige 煤nicamente una de ellas para completar el proceso, las dos opciones son:

  • Desde los 铆conos azules de identificaci贸n: Encu茅ntralos debajo de la foto de perfil y selecciona la opci贸n correspondiente.

  • En la parte derecha de la pantalla: Dando clic en el bot贸n azul 鈥淐argar documento鈥.

2. Al seleccionar UNA de las dos opciones anteriores, se abrir谩 un recuadro que contiene un 铆cono de informaci贸n. Al hacer clic, se abrir谩 un instructivo sobre c贸mo deben ser las fotos. 

Ten en cuenta鈥

Para hu茅spedes de nacionalidad colombiana, podr谩s adjuntar la foto de la cara frontal y la cara posterior del documento si lo necesitas.

En el caso de hu茅spedes extranjeros, podr谩s agregar la foto del pasaporte (parte delantera del documento) y estampilla (parte posterior del documento), seg煤n lo requieras.

No es necesario adjuntar ambas caras del documento; puedes agregar solo una o incluso optar por no incluir ninguna, esta funci贸n la puedes utilizar seg煤n tus necesidades.

3. En ambas opciones, sea para hu茅spedes extranjeros o colombianos, debes seleccionar si prefieres subir la foto desde tus archivos o tomar la foto

Opci贸n 鈥淪ubir foto鈥

IMPORTANTE... Al usar esta opci贸n, NO se permite subir archivos en formato PDF, el sistema 煤nicamente aceptar谩 im谩genes JPG o PNG.  Si vas a subir documentos escaneados, tambi茅n debes guardar el escaneo como un archivo de imagen.

Para subir la foto desde tus archivos de computador o celular, haz clic en el bot贸n 鈥淪ubir foto鈥, al seleccionar la imagen el sistema te permitir谩 recortarla y ajustarla.

Luego de ajustarla, las palabras en la parte superior se resaltar谩n en azul y podr谩s hacer clic en el bot贸n 鈥淕uardar鈥 para conservar los cambios.

Opci贸n 鈥淭omar foto鈥

Antes de tomar la foto, ten en cuenta que hay una diferencia si capturas la imagen desde el computador o desde el celular. 

  • Para tomar la foto desde el computador: (Para capturar la foto desde tu computador, solo necesitas contar con una c谩mara web funcional. No es necesario realizar ninguna configuraci贸n adicional en LobbyPMS).

Ahora, para tomar la foto del documento desde el computador, selecciona la opci贸n 鈥淭omar foto鈥, al seleccionar la imagen el sistema tambi茅n te permitir谩 recortarla y ajustarla seg煤n tu preferencia.

Cuando hayas tomado las fotos, las palabras en la parte superior se resaltar谩n en color azul y deber谩s hacer clic en 鈥淕uardar鈥 para completar el proceso.

Para tomar la foto desde el celular: Si est谩s desde el celular y quieres tomar la foto, lo puedes hacer desde la opci贸n 鈥淭omar foto鈥. Sin embargo, desde esta opci贸n solo se puede tomar una selfie, pero no se puede usar la c谩mara trasera.

Por esta raz贸n, para tomar la foto desde el celular, la recomendaci贸n es hacerlo desde la opci贸n 鈥淪ubir foto鈥 que te permitir谩 usar la c谩mara modo selfie y la c谩mara trasera. Al hacer clic en ese bot贸n, se mostrar谩n las fotos almacenadas en tu celular y la opci贸n 鈥淐谩mara鈥 que vas a seleccionar para poder tomar la foto. 

No olvides que al tomar la foto, podr谩s recortarla y ajustarla, luego haz clic en 鈥淕uardar鈥 para conservar los cambios. 

Al guardar las fotos, sea desde la opci贸n 鈥淪ubir foto鈥 o 鈥淭omar foto鈥 recibir谩s una confirmaci贸n indicando: El documento ha sido cargado correctamente.

Tambi茅n, puedes verificarlo en la secci贸n de documentos, si ambos s铆mbolos tienen la verificaci贸n en verde, significa que el proceso fue exitoso.

Bot贸n imprimir

Despu茅s de cargar las fotos, podr谩s acceder al bot贸n verde 鈥淰er documento鈥 y luego haz clic en la opci贸n 鈥淚mprimir鈥 para obtener el documento.

Bot贸n eliminar

Igualmente, si deseas modificar la foto seleccionada, puedes hacer clic en el bot贸n rojo de la papelera para eliminar la imagen y a帽adir una nueva.

NOTA: Una vez cargada la foto e informaci贸n del cliente, estos quedar谩n almacenados en la base de datos, eliminando la necesidad de registrar nuevamente los datos biom茅tricos.

 

驴D贸nde visualizar la foto del cliente?

Adem谩s de visualizar la foto del cliente desde la interfaz de la reserva, tambi茅n puedes verla desde el listado general de los clientes y en el punto de venta, ya sea desde clientes registrados o hu茅spedes.

  • Desde el listado general de clientes

Para acceder a la foto de perfil desde esta secci贸n, ve al men煤 principal y selecciona la opci贸n 鈥淐lientes鈥, que te dirigir谩 al listado completo de los clientes y a sus datos de contacto.

En la secci贸n 鈥淔oto鈥 encontrar谩s la foto del cliente, en caso de no haberla agregado, aparecer谩 en blanco. Para obtener m谩s informaci贸n del listado de clientes, consulta el manual de ayuda. 馃憟

  • Desde el punto de venta

Adicional, en el POS tambi茅n podr谩s ver la foto del hu茅sped. Simplemente, da clic en la opci贸n 鈥淧unto de venta鈥 del men煤 principal.

Aqu铆 puedes buscar al cliente, ya sea desde la opci贸n 鈥淐liente registrado鈥 o 鈥淗u茅sped鈥. Recuerda que en la opci贸n hu茅sped, encontrar谩s la informaci贸n de los clientes que est谩n hospedados actualmente en la propiedad.

 

Opci贸n 鈥淐liente registrado鈥

Al hacer clic en esa opci贸n, activar谩s la barra de b煤squeda, donde podr谩s escribir el nombre del cliente. Una vez que lo ingreses, se mostrar谩 el resultado junto con la foto de perfil correspondiente del hu茅sped y el n煤mero de documento de identificaci贸n.

Opci贸n 鈥淗u茅sped鈥

Para visualizar la foto de un cliente que est谩 hospedado en la propiedad, da clic en el bot贸n azul con el 铆cono de la cama, el cual te llevar谩 a la barra de b煤squeda. Al escribir el nombre del hu茅sped, el sistema te mostrar谩 la foto de perfil y la habitaci贸n en la que se est谩 hospedando. 

Con esta funci贸n podr谩s identificar f谩cilmente a tus hu茅spedes y gestionar los cargos de cada cliente con mayor confianza, ya sea por la compra de bebidas, alimentos o servicios adicionales.

 

隆En LobbyPMS, tu seguridad y productividad son nuestra prioridad, porque cada detalle cuenta!

 

驴Tienes m谩s preguntas sobre nuestras funciones? Consulta nuestros manuales de ayuda o cont谩ctanos a trav茅s del bot贸n azul de soporte en tu cuenta de LobbyPMS. Estamos aqu铆 para ayudarte en todo momento.

 

驴Fue 煤til este art铆culo?
Usuarios a los que les pareci贸 煤til: 6 de 6

Comentarios

0 comentarios

Inicie sesi贸n para dejar un comentario.