LobbyPMS te brinda la posibilidad de agregar una foto del huésped y el documento de identificación, ya sea desde el computador o desde un celular, el objetivo de esta función es facilitar la organización y seguridad en tu hotel.
Con esta función, puedes gestionar de manera integral el registro y garantizar la autenticidad de la información, brindando una experiencia segura y personalizada para tus clientes.
Ten en cuenta:
- NO es obligatorio agregar la foto de perfil o el documento de identificación por ambas caras; puedes emplear esta función según tus necesidades.
- Si vas a subir las fotos del huésped desde tu celular o computador, NO se permite subir archivos en formato PDF. El sistema únicamente aceptará imágenes JPG o PNG. (Para obtener información adicional sobre estos formatos de imagen, te invitamos a visitar artículos relacionados a este tema).
- Por otra parte, si vas a subir documentos escaneados, también debes guardar el escaneo como un archivo de imagen JPG o PNG en lugar de un PDF para poder cargarlo.
- En caso de tener la imagen en formato PDF, lo que puedes hacer es ingresar a este 👉Manual de ayuda de Adobe para asesorarte en el proceso.
En este instructivo, encontrarás los pasos detallados para incorporar la fotografía del huésped y el documento en tu cuenta; también te indicaremos dónde podrás visualizar la foto de perfil del cliente en el sistema.
¡Empecemos!
1. Para usar esta función en tu cuenta, accede al menú principal de LobbyPMS y selecciona la opción “Reservas” que te dirigirá al calendario.
2. En el calendario de reservas, elige la reserva específica en la que deseas agregar la foto del huésped y el documento de identificación.
Al ingresar a la reserva, tendrás acceso a todos los datos referentes al huésped y la reservación, que incluyen nombre, tipo y número de documento, nacionalidad, género, fecha de nacimiento, dirección de correo, número de teléfono, ocupación, país/ciudad de residencia, procedencia y destino, así como el motivo del viaje.
Agregar foto del huésped
Recuerda que puedes tomar o cargar la foto del huésped, ya sea desde un celular o computador siguiendo los pasos.
3. En la sección de información del huésped, encontrarás la opción de cargar la foto. Al hacer clic, se desplegará un submenú con tres opciones (Subir foto, abrir cámara o cancelar). En este punto, vas a elegir cómo agregar la foto del huésped, ya sea subiéndola desde tus archivos o capturándola directamente con la cámara.
- Subir foto: Utiliza esta opción para cargar la foto directamente desde tu computador o celular. Al seleccionar la imagen el sistema te permitirá recortarla y ajustarla según tus preferencias. IMPORTANTE... Al usar esta opción, NO se permite subir archivos en formato PDF, el sistema únicamente aceptará imágenes JPG o PNG. Si vas a subir documentos escaneados, también debes guardar el escaneo como un archivo de imagen.
Cuando ajustes la imagen, selecciona el botón azul “Guardar” para cargar la imagen del huésped. Una vez guardado, la foto se mostrará en el sistema.
- Abrir cámara: Si seleccionas esta opción podrás tomar la foto desde la cámara, ten en cuenta que hay una diferencia si capturas la imagen desde el computador o desde el celular.
Para tomar la foto desde el computador: (Para capturar la foto desde tu computador, solo necesitas contar con una cámara web funcional. No es necesario realizar ninguna configuración adicional en LobbyPMS).
Ahora, selecciona la opción "Abrir cámara", al tomar la foto el sistema también te permitirá recortarla y ajustarla según tu preferencia.
Cuando hayas añadido la foto, haz clic en “Guardar” para completar el proceso.
Para tomar la foto desde el celular: Si estás desde el celular y quieres tomar la foto, lo puedes hacer desde la opción “Abrir cámara”. Sin embargo, desde esta opción solo se puede tomar una selfie, pero no se puede usar la cámara trasera.
Por esta razón, para tomar la foto desde el celular, la recomendación es hacerlo desde la opción “Subir foto” que te permitirá usar la cámara modo selfie y la cámara trasera. Al hacer clic en ese botón, se mostrarán las fotos almacenadas en tu celular y la opción “Cámara” que vas a seleccionar para poder tomar la foto.
No olvides que al tomar la foto, podrás recortarla y ajustarla, luego haz clic en “Guardar” para conservar los cambios.
Ten en cuenta que para utilizar esta función, solo debes tener una cámara funcional, no se requiere ninguna configuración adicional en LobbyPMS.
- Cancelar: Haz clic aquí si deseas anular el proceso y salir sin realizar cambios.
Una vez que añadas la foto, esta aparecerá en la interfaz de la reserva. Si, por algún motivo, necesitas eliminar o modificar la foto de perfil, haz clic en el ícono de la cámara y elige la opción “Eliminar foto”.
Al hacerlo, aparecerá una confirmación indicando que la foto de perfil del cliente ha sido eliminada, permitiéndote agregar una nueva foto si así lo deseas.
Agregar documento de identificación
Recuerda que puedes tomar o cargar la foto del documento del huésped, ya sea desde un celular o computador siguiendo los pasos.
1. Para añadir el documento de identificación del huésped, puedes hacerlo desde dos ubicaciones distintas; elige únicamente una de ellas para completar el proceso, las dos opciones son:
- Desde los íconos azules de identificación: Encuéntralos debajo de la foto de perfil y selecciona la opción correspondiente.
- En la parte derecha de la pantalla: Dando clic en el botón azul “Cargar documento”.
2. Al seleccionar UNA de las dos opciones anteriores, se abrirá un recuadro que contiene un ícono de información. Al hacer clic, se abrirá un instructivo sobre cómo deben ser las fotos.
Ten en cuenta…
Para huéspedes de nacionalidad colombiana, podrás adjuntar la foto de la cara frontal y la cara posterior del documento si lo necesitas.
En el caso de huéspedes extranjeros, podrás agregar la foto del pasaporte (parte delantera del documento) y estampilla (parte posterior del documento), según lo requieras.
No es necesario adjuntar ambas caras del documento; puedes agregar solo una o incluso optar por no incluir ninguna, esta función la puedes utilizar según tus necesidades.
3. En ambas opciones, sea para huéspedes extranjeros o colombianos, debes seleccionar si prefieres subir la foto desde tus archivos o tomar la foto.
Opción “Subir foto”
IMPORTANTE... Al usar esta opción, NO se permite subir archivos en formato PDF, el sistema únicamente aceptará imágenes JPG o PNG. Si vas a subir documentos escaneados, también debes guardar el escaneo como un archivo de imagen.
Para subir la foto desde tus archivos de computador o celular, haz clic en el botón “Subir foto”, al seleccionar la imagen el sistema te permitirá recortarla y ajustarla.
Luego de ajustarla, las palabras en la parte superior se resaltarán en azul y podrás hacer clic en el botón “Guardar” para conservar los cambios.
Opción “Tomar foto”
Antes de tomar la foto, ten en cuenta que hay una diferencia si capturas la imagen desde el computador o desde el celular.
- Para tomar la foto desde el computador: (Para capturar la foto desde tu computador, solo necesitas contar con una cámara web funcional. No es necesario realizar ninguna configuración adicional en LobbyPMS).
Ahora, para tomar la foto del documento desde el computador, selecciona la opción “Tomar foto”, al seleccionar la imagen el sistema también te permitirá recortarla y ajustarla según tu preferencia.
Cuando hayas tomado las fotos, las palabras en la parte superior se resaltarán en color azul y deberás hacer clic en “Guardar” para completar el proceso.
Para tomar la foto desde el celular: Si estás desde el celular y quieres tomar la foto, lo puedes hacer desde la opción “Tomar foto”. Sin embargo, desde esta opción solo se puede tomar una selfie, pero no se puede usar la cámara trasera.
Por esta razón, para tomar la foto desde el celular, la recomendación es hacerlo desde la opción “Subir foto” que te permitirá usar la cámara modo selfie y la cámara trasera. Al hacer clic en ese botón, se mostrarán las fotos almacenadas en tu celular y la opción “Cámara” que vas a seleccionar para poder tomar la foto.
No olvides que al tomar la foto, podrás recortarla y ajustarla, luego haz clic en “Guardar” para conservar los cambios.
Al guardar las fotos, sea desde la opción “Subir foto” o “Tomar foto” recibirás una confirmación indicando: El documento ha sido cargado correctamente.
También, puedes verificarlo en la sección de documentos, si ambos símbolos tienen la verificación en verde, significa que el proceso fue exitoso.
Botón imprimir
Después de cargar las fotos, podrás acceder al botón verde “Ver documento” y luego haz clic en la opción “Imprimir” para obtener el documento.
Botón eliminar
Igualmente, si deseas modificar la foto seleccionada, puedes hacer clic en el botón rojo de la papelera para eliminar la imagen y añadir una nueva.
NOTA: Una vez cargada la foto e información del cliente, estos quedarán almacenados en la base de datos, eliminando la necesidad de registrar nuevamente los datos biométricos.
¿Dónde visualizar la foto del cliente?
Además de visualizar la foto del cliente desde la interfaz de la reserva, también puedes verla desde el listado general de los clientes y en el punto de venta, ya sea desde clientes registrados o huéspedes.
- Desde el listado general de clientes
Para acceder a la foto de perfil desde esta sección, ve al menú principal y selecciona la opción “Clientes”, que te dirigirá al listado completo de los clientes y a sus datos de contacto.
En la sección “Foto” encontrarás la foto del cliente, en caso de no haberla agregado, aparecerá en blanco. Para obtener más información del listado de clientes, consulta el manual de ayuda. 👈
- Desde el punto de venta
Adicional, en el POS también podrás ver la foto del huésped. Simplemente, da clic en la opción “Punto de venta” del menú principal.
Aquí puedes buscar al cliente, ya sea desde la opción “Cliente registrado” o “Huésped”. Recuerda que en la opción huésped, encontrarás la información de los clientes que están hospedados actualmente en la propiedad.
— Opción “Cliente registrado”
Al hacer clic en esa opción, activarás la barra de búsqueda, donde podrás escribir el nombre del cliente. Una vez que lo ingreses, se mostrará el resultado junto con la foto de perfil correspondiente del huésped y el número de documento de identificación.
— Opción “Huésped”
Para visualizar la foto de un cliente que está hospedado en la propiedad, da clic en el botón azul con el ícono de la cama, el cual te llevará a la barra de búsqueda. Al escribir el nombre del huésped, el sistema te mostrará la foto de perfil y la habitación en la que se está hospedando.
Con esta función podrás identificar fácilmente a tus huéspedes y gestionar los cargos de cada cliente con mayor confianza, ya sea por la compra de bebidas, alimentos o servicios adicionales.
¡En LobbyPMS, tu seguridad y productividad son nuestra prioridad, porque cada detalle cuenta!
¿Tienes más preguntas sobre nuestras funciones? Consulta nuestros manuales de ayuda o contáctanos a través del botón azul de soporte en tu cuenta de LobbyPMS. Estamos aquí para ayudarte en todo momento.
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