El propósito de esta manual es mantenerte actualizado sobre nuestro proceso de check-in online, ya que hemos implementado algunos cambios en el procedimiento. Queremos asegurarnos de que comprendas cómo funciona este proceso y cómo puede beneficiarte.
¿Qué es el check-in online o en línea?
Para comenzar, te recordamos la definición de esta función avanzada de LobbyPMS, el check-in online es una herramienta que permite a los huéspedes realizar el proceso de registro de datos en línea antes de llegar al hotel. Los huéspedes podrán llevar a cabo este procedimiento a través de un correo electrónico que el hotel enviará desde su cuenta de LobbyPMS y podrán hacer el registro de entrada de forma digital por medio de un link, únicamente deberán diligenciar la información personal y listo.
NOTA: Recuerda que el check-in online es para que el huésped diligencie los datos en línea antes de llegar al hotel, pero igualmente las personas deberán realizar la validación de datos o check-in al momento de ingresar a la propiedad, para tener conocimiento de la llegada del huésped al hotel.
Ten presente que esta funcionalidad pertenece al Plan Premium y para poder usarla debes estar suscrito a este plan.
¿Cómo puedo hacer el envío de check-in online?
Puedes enviar este proceso a tus huéspedes para facilitar y optimizar el proceso de check-in online. Tus huéspedes realizarán el registro de datos en línea accediendo por medio de esta interfaz:
Existen tres opciones disponibles en LobbyPMS para realizar el envío del check-in online de forma eficiente:
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Envío de check-in online desde el calendario de reservas:
Para este proceso vas a dirigirte al menú de LobbyPMS y seleccionarás la opción “Reservas” que te enviará directamente al calendario de reservas.
Posteriormente, ubicarás la reserva en la que te interesa realizar check-in online y darás clic sobre ella. En este momento, en la pantalla te aparecerá toda la información relacionada al huésped y a la reserva.
Luego, te vas a desplazar hasta el botón “Solicitar check-in online”, lo encontrarás en la parte inferior de la pantalla y lo seleccionarás.
NOTA: Apenas el hotel envíe la solicitud de check-in online al huésped, en la parte superior de la pantalla de LobbyPMS aparecerá una notificación indicando “Email enviado exitosamente”.
Cuando completes los pasos anteriores, al huésped se le enviará automáticamente un correo electrónico con los accesos a la interfaz, el cuál podrán ver de la siguiente manera:
Como se evidencia en el correo, el huésped puede dar clic en estos accesos y se redireccionará de forma automática a la interfaz del check-in online.
En este momento, al huésped le aparecerá un recuadro para confirmar su ingreso a la interfaz, después de leerlo, dará clic en el botón “I Understand” e inmediatamente, podrá visualizar el formulario y diligenciar todos los campos con su información personal.
Por último, cuando el huésped verifique que sus datos están correctamente diligenciados, selecciona la opción “Actualizar información del huésped”, con este procedimiento el huésped realizará correctamente el check-in online.
¿Cómo puedo ver el estatus del check-in online desde el calendario de reservas?
Accede a esta información directamente desde de la reserva, para ver el estatus solamente das clic sobre la reserva que deseas verificar y en la parte superior de la pantalla, el sistema te mostrará un botón con el estado de la solicitud, te aparecerá de la siguiente manera:
- Cuando el cliente hace check in en el hotel, la interfaz te dejará ver la confirmación en color verde.
- Si el check in online ya se realizó, el sistema te mostrará el botón en color negro.
- Por otro lado, si el check in online ya se envió al cliente pero aún no lo ha realizado, te aparecerá en color azul.
Envío de check-in online desde el botón “Reservas”:
Para enviar la solicitud de check-in online desde el botón de “Reservas” vas a ubicar nuevamente el calendario y te desplazarás a la parte superior de la pantalla hasta encontrar el menú del calendario, luego darás clic en el botón “Reservas”.
Ahora, te aparecerá un listado general de todas las reservas y su respectiva descripción.
En la parte superior de la interfaz encontrarás dos botones “Activas” y “Canceladas”.
Aquí darás clic, en la opción “Activas” e inmediatamente te aparecerá el listado general de las reservas activas con la información detallada de cada una:
- En la primera columna encontrarás el ID de la reserva en color azul.
- La fecha de creación de la reserva.
- El nombre del titular.
- Número de documento.
- La habitación.
- Fecha de ingreso y salida.
- Ocupación por habitación.
- Canales de venta.
- Administrador que creó la reserva.
Adicional, en la parte derecha de cada reserva, encontrarás el botón de los tres puntos el cuál te aparecerá de la siguiente manera:
Si es una reserva activa tradicional y das clic en el botón de tres puntos, podrás ver las opciones de:
- Historial: Accede al historial completo de la reserva.
- Cancelar reserva: Con este botón puedes cancelar la reserva.
- Check in: Con esta función puedes hacer el check in con el cliente en el hotel.
- Solicitar check in online: Aquí se enviará un correo al huésped solicitando el check in online.
- Detalles: Ingresa a la información detallada de la reserva.
Al momento de dar clic en el botón “Solicitar check in online”, se enviará un correo al huésped con el link que lo dirigirá a la interfaz del check-in online, aquí podrá diligenciar todos los datos y realizar los mismos pasos indicados anteriormente para un proceso exitoso.
Por otro lado, si la reserva está activa y es grupal, es decir que ha sido realizada en conjunto para un grupo de personas podrás ver estas opciones:
En esta parte, te aparecerán también las opciones de historial, cancelar reserva, solicitar check in online y detalles. Adicional, tendrás el botón para “Ver grupo” donde accederás a la información del grupo de huéspedes que realizó la reserva.
Cuando des clic en el botón “Solicitar check in online” igualmente se enviará un correo al huésped haciendo la solicitud de registro y deberá seguir las mismas instrucciones.
En el momento que envíes la solicitud de check-in online para una reserva grupal o una reserva activa tradicional, te aparecerá en la parte superior de la pantalla de LobbyPMS una notificación indicando “Email enviado exitosamente”.
Nota: Recuerda que si necesitas buscar una reserva específica, puedes agilizar este proceso filtrando la información en el menú que aparece en la parte superior de la interfaz de las reservas activas. Para realizar tu búsqueda escribes un dato específico de la reserva y das clic en “Filtrar”, cuando finalices seleccionas el botón “Limpiar” para hacer una búsqueda nueva.
¿Cómo puedo ver el estatus del check-in online en el botón de “Reservas”?
Si deseas conocer el estatus de una solicitud de check-in online desde la interfaz de “Reservas”, únicamente te ubicarás en el listado general de las reservas activas y debajo del nombre del titular de la reserva, aparecerá un botón indicando el estado del check-in online:
- Al momento en que el cliente hace check in en el hotel, la interfaz te dejará ver la confirmación en color verde.
- Cuando el check in online ya se realizó, el sistema te mostrará el botón en color negro.
- Por otra parte, si el check in online ya se envió al cliente pero aún no lo ha realizado, te aparecerá en color azul.
Igualmente, en la primera columna encontrarás el ID de la reserva en color azul, al dar clic se abrirá una nueva pestaña con toda la información detallada de la reserva y el estatus del check-in online en la parte superior de la pantalla.
Recuerda que también puedes buscar una reserva por algún dato específico y verificar el estatus de check-in online.
Envío de check-in online desde el botón “Llegadas y salidas”:
Al seleccionar esta opción en el menú del calendario de reservas, lo primero que notarás es que la interfaz se encuentra dividida en tres partes:
- “Llegadas”: Función para ver la información detallada de huéspedes que llegaron hoy al hotel.
- “Salidas”: Funcionalidad para acceder a la información de huéspedes que salieron hoy del hotel.
- “In house”: Aquí verás los datos de los huéspedes que se encuentran actualmente en el hotel.
Ahora, teniendo en cuenta esta información y para realizar la solicitud de check-in online de los huéspedes, te vas a desplazar hasta la tarjeta de llegadas.
Como puedes ver te aparecerá toda la información relevante de la reserva, como ID de la reserva, titular de la reserva, tipo y número de habitación, país de residencia del huésped, número de noches, fecha de llegada, fecha de salida y número de personas por habitación.
Adicional, en la parte superior derecha de la tarjeta de llegadas, encontrarás un botón con tres puntos, que desplegará un nuevo menú con 5 opciones:
- Historial: Aquí accederás al historial completo de la reserva.
- Cancelar reserva: En esta opción puedes hacer la cancelación de la reserva si así lo deseas.
- Check in: Con esta función harás el check in cuando llegue el cliente al hotel.
- Solicitar check in online: Al dar clic en esta opción, se enviará el correo al huésped solicitando el check in online.
- Detalles: Al seleccionar este botón, la interfaz te enseñará la reserva completa con toda la información detallada.
Cuando des clic en el botón “Solicitar check in online”, se enviará un correo electrónico al huésped con la solicitud de este requisito e igualmente deberá seguir los pasos mencionados inicialmente.
Recuerda que cuando envíes la solicitud de check-in online en la parte superior de la pantalla de LobbyPMS te aparecerá una notificación indicando lo siguiente: “Email enviado exitosamente”.
De igual manera, puedes filtrar las reservas por medio del recuadro de la fecha actual, es decir la fecha del día en curso.
Al dar clic en la fecha actual, te aparecerá un calendario, aquí vas a seleccionar la fecha que te interesa para hacer la búsqueda de reservas.
¿Cómo puedo ver el estatus del check-in online en el botón de “Llegadas”?
Además, en la parte inferior izquierda de las tarjetas podrás ver el estatus de cada una, si el check-in online se ha enviado al cliente correctamente pero el huésped no lo ha realizado, te aparecerá la notificación en color azul.
Si por el contrario, el cliente ya realizó el check in online, el cuadro aparecerá en color negro indicando que ya se hizo este proceso.
Y si el huésped ya realizó el check in en el hotel, verás la fecha y el recuadro en color verde.
Por otra parte, también podrás ver el estatus del check-in online dando clic en el ID de la reserva en la parte superior izquierda de las tarjetas.
Al seleccionar este botón, se abrirá una nueva ventana con todos los detalles de la reserva y en la parte superior izquierda encontrarás el estatus del check-in online como se muestra a continuación:
Para tener en cuenta:
- Cuando el huésped finalice el proceso de check in-online, a tu cuenta de LobbyPMS se enviará un mensaje confirmando que el cliente se ha actualizado exitosamente. Lo podrás ver en la parte superior de la pantalla, como se muestra en la siguiente imagen:
- Con esta mejora, los clientes ya no tendrán la necesidad de agregar el ID de reserva ni el correo electrónico.
Con estas funciones avanzadas, nos aseguramos que todos nuestros clientes se beneficien con el uso de nuestro software hotelero.
¿Necesitas ayuda?
Si tienes alguna pregunta o inquietud sobre esta función, no dudes en contactar al equipo de soporte técnico, dando clic en el botón azul de asistencia, lo puedes ver en la parte inferior derecha de tu cuenta de LobbyPMS.
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