En este manual podrás entender cuáles son los pasos que siguen los usuarios para realizar el Check-in Online, este proceso se realiza para que tus visitantes puedan adelantar el proceso de registro antes de llegar a la reserva, sin embargo tus recepcionistas deberán verificar la información que allí se reporta cuando el huésped llegue al hotel.
En LobbyPMS los check-in online se envían de forma automática a los emails registrados en cada reserva, 3 días antes de la llegada de la reserva. Esta función se encuentra activa para todas las cuentas Premium, si no deseas contar con ella, explora este manual dando clic aquí.
Configura tu Check-in Online:
Para configurar los datos que son obligatorios a la hora de llenar el check-in online, sigue estos pasos:
- Dirígete al menú principal > Configuraciones > Reservas y check in
- Desliza hasta encontrar el formulario de registro de huéspedes
Allí verás las opciones que puedes seleccionar para que el huésped llene en el Check-in Online, y tú puedas verificar en el Check-in, recuerda que al seleccionar una casilla, esta aparecerá por defecto en ambas ocasiones. Escoge las que sean de tu preferencia.
Pasos a seguir en el Check-in Online:
Al correo electrónico de tu huésped llegará un email para que realicen el Check-in Online, al dar clic allí, irá a nuestra interfaz y deberá llenar unos datos para continuar ese registro: Código de reserva y correo electrónico, existen varias posibilidades dependiendo de si se reservó para una persona, para varias o para habitaciones diferentes.
Check-in Online para un solo huésped
En esta interfaz encontrarás la información de la reserva, el usuario debe verificarla y luego dar clic en el botón de empezar check-in online
Para continuar el proceso, el huésped debe llenar todos sus datos y seguir las indicaciones de la interfaz
En el paso dos se llena la información básica sobre el lugar de procedencia del huésped y su próximo destino.
En el paso 3 la interfaz el huésped realiza una firma del documento para confirmar que acepta los términos y condiciones del Check-in Online.
Para finalizar este proceso, el huésped puede adjuntar imágenes de su documento de identidad por ambos lados, para que queden registradas en su perfil de reserva en LobbyPMS.
Recomendamos tomar una fotografía de cada lado del ID y luego adjuntarlo en esta parte del Check-in; puede realizarse desde los documentos que se tienen en el celular o desde el computador.
Los formatos que pueden subir en estos ítems son: png, jpg, jpeg, webP, gif, avif
Este espacio de Check-in Online da la posibilidad de agregar notas adicionales para el hotel, o incluir la hora de llegada del huésped.
Al finalizar el proceso aparecerá un resumen de la reserva, y podrás calificar la experiencia de este proceso.
Ahora exploremos la opción de Check-in Online para varios huéspedes:
Para iniciar el proceso de Check-in Online, el huésped deberá ingresar los datos de Código de reserva y correo electrónico.
Allí encontrará el resumen de la reserva, y la cantidad de personas que hacen parte de la reserva, esto para realizar el Check-in Online de cada uno de los huéspedes.
El huésped 1 debe seguir los mismos pasos que mencionamos en el punto anterior, donde es un solo huésped el que se registra, sin embargo, al final del proceso, encontrará esta opción en la interfaz:
Al dar clic en registrar otro huésped, la interfaz vuelve al principio y se nota que el huésped 1 ya tiene la información y puede editarla, pero el huésped 2 debe ingresar su información para completar el Check-in Online de la reserva.
Al finalizar el proceso de Check-in online, sobre la imagen de la reserva, podrán encontrar un letrero que indica completado, solo se debe dar clic en finalizar proceso ¡y ya está!
Reservas con varias habitaciones
Al ingresar al link del Check-in Online encontrarán el resumen de la reserva:
En esta ocasión cada huésped debe llenar la información de check-in online que pide el sistema, al finalizar notarán que aparece como completado el proceso de Check-in de cada uno de los huéspedes.
Si necesitas ayuda para conocer este proceso para tus huéspedes o configurar el Check-in Online en tu cuenta, escríbenos dando clic en este ícono azul, y te ayudaremos con mucho gusto.
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