¿Cómo escanear la información del ID de los huéspedes?

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En este manual de ayuda te mostraremos de qué forma puedes agilizar el registro de los huéspedes usando un escáner que permita leer el código MRZ del documento de identidad de cada persona y traslade esa información directamente a su reserva, sin tener que transcribirla.

Un MRZ es la zona legible por máquina que se encuentra en documentos oficiales de identidad. Está diseñada para ser leída rápidamente por dispositivos electrónicos y contiene información clave del titular del documento: Nombre, apellidos, fecha de nacimiento, nacionalidad, género, número de documento, fecha de emisión y de expiración.

Está presente en los pasaportes y cédulas colombianas actualizadas (de ciudadanía y extranjería), se ve de esta forma, aunque puede tener variaciones, como más líneas:

Nota: Esta herramienta en LobbyPMS solo funciona para Colombia, y lee la información de: Cédulas de Ciudadanía actualizadas, Pasaportes y Cédula de Extranjería.

Especificaciones que debes tener en cuenta:

• El escáner debe contar con OCR y la capacidad de leer MRZ.
• En este momento sólo puedes hacer uso de los escáner de marca Zebra, modelos: DS4608 o DS9308.

Este escáner no es fabricado por LobbyPMS, hace parte de proveedores externos, por lo cual puedes comprarlo directamente con quienes te recomendamos o realizar búsquedas alternas de ellos, por ejemplo en Amazon.

Proveedor en Colombia:
Empresa: Línea Datascan
Asesor: Mateo Valencia
Contacto: 310 438 6516 
Email: mateo.valencia@lineadatascan.com
Descuento del 10% para usuarios LobbyPMS

Nota: La disponibilidad del producto puede variar, te recomendamos contactarlos y validar el tiempo de entrega del escáner.

Instalación del escáner: Revisa las instrucciones de instalación, dependiendo del sistema operativo de tu dispositivo.

Windows:

• Conecta por USB el escáner y sigue las instrucciones de instalación que menciona el fabricante. Si el escáner enciende con una luz roja saliendo del lector, esto indica que el sistema lo está reconociendo.
  
  
• Valida que el lector de documentos esté correctamente instalado en tu computador con sistema operativo Windows.

• Escanea el siguiente QR de instalación para LobbyPMS (debe leerse en un buen tamaño).

.

En caso de no poder leer el QR correspondiente, da clic aquí para descargarlos.

Mac y Android:

• Conecta por USB el escáner a través de un adaptador de tipo hub (Si el escáner enciende con una luz roja saliendo del lector, esto indica que el sistema lo está reconociendo; en caso contrario, debes probar con otro adaptador).
  
  
• Si estás utilizando MacOS, tu Macbook preguntará si quieres configurar el escáner como si fuera un teclado, da clic en salir o solo cierra la ventana emergente.
  
  
• Verifica el idioma en el cual tu teclado está configurado actualmente para continuar con la configuración.
  
  
• Escanea el QR de instalación para LobbyPMS (debe leerse en un buen tamaño). Lee con el láser el que corresponda a tu idioma configurado en el teclado.

Teclado Latino

Teclado ABC - U.S.

En caso de no poder leer el QR correspondiente, da clic aquí para descargarlos.

Nota: si tu teclado está configurado en otros idiomas de input, después de escanear uno de los códigos que acabamos de mostrarte, puedes escanear el código de barra correspondiente a tu idioma dando clic aquí.

El escáner puede usarse en estos casos:

Este lector de datos puede usarse en diferentes casos: en una reserva nueva, realizando Check-in, y en una reserva ya registrada, actualizando los datos del huésped o ingresando uno nuevo.

1. Crea una nueva reserva:

• En caso de que vayas a crear una nueva reserva, selecciona en el calendario las fechas y habitación en la cual se alojará el huésped.
  
  

• Encontrarás el botón azul Leer código documento, ubicado en la parte superior derecha, debes dar clic en él.

2. En una reserva ya registrada: En este caso puede usarse también para realizar el Check-in de la reserva.
   

• Ingresa a la reserva que se encuentra registrada.
  
  
• Dirígete a la sección de huéspedes y da clic en el botón Editar.
  
  

• En la ventana emergente, da clic en Leer código documento
  
  
  
  

Nota: También puedes reemplazar los datos de quien realizó la reserva en caso de que no sea la misma persona que va a hospedarse, solo debes dar clic en reemplazar y hacer todo el proceso.

• En caso de que quieras agregar otros huéspedes también puedes hacerlo dando clic en agregar nuevo huésped y siguiendo los pasos anteriores de este instructivo.
  
  

Proceso de lectura del escáner:

• Al dar clic en alguno de los botones mencionados anteriormente, se abrirá la ventana que te indica cuándo escanear el documento.

• Da clic en la casilla rebordeada azul
  
  
• Ubica el lector frente al código MRZ presente en los pasaportes y cédulas colombianas (de ciudadanía y extranjería), el cual tiene un aspecto de este tipo (puede tener mas lineas):

• Pulsa el botón del lector para que lea el documento de identidad (prueba acercando o alejando el lector, si la lectura no funciona). Escucharás un sonido al realizar la lectura.

Nota: La lectura del código MRZ puede verse afectada por la cantidad de luz y reflejos del espacio. Te recomendamos poner el ID sobre una mesa oscura que no genere reflejos.

• Cuando el sistema llene esta información, da clic en enviar (el envío es automático para MacOS y Android).

• Verifica que la información que se presenta sea correcta:
  • Si la información no es correcta, da clic en volver a escanear
    Si la información es correcta, da clic en agregar
    
    

• La información se reflejará en las casillas correspondientes a la información presente en el documento: “Nacionalidad”, “Documento”, “Tipo Doc”, “Fecha de Nacimiento”, “Nombre”, “Primer apellido”, “Segundo Apellido”.

Nota: En caso de necesitar agregar información o cambiarla, puedes hacerlo antes de guardar finalmente los datos de la reserva.

De esta forma puedes agilizar los procesos de ingreso o de creación de reservas de tus huéspedes

¿Necesitas ayuda adicional?

Si tienes alguna duda sobre este proceso, no olvides que puedes contactarnos en el botón azul de asistencia ubicado en la parte inferior derecha de tu cuenta de LobbyPMS.