La funcionalidad de Visitantes permite registrar en LobbyPMS a las personas que ingresan para visitar a un huésped durante su estadía. De esta manera, el hotel puede llevar un mejor control de identificación y trazabilidad de los visitantes.
Desde esta funcionalidad puedes:
✔ Registrar nuevos visitantes.
✔ Buscar visitantes existentes y reutilizar su información.
✔ Agregar o actualizar su fotografía.
✔ Adjuntar la fotografía del documento de identidad.
✔ Consultar los visitantes asociados a una reserva.
✔ Consultar el listado general de visitantes.
✔ Exportar la información a CSV.
🔹 Importante
Esta funcionalidad está diseñada para llevar el registro y la trazabilidad de los visitantes. No registra ni controla la hora de salida de cada visitante.
Requisitos para registrar un visitante
Antes de comenzar
Verifica que:
☑ La reserva tenga check-in realizado (In House).
No será posible registrar visitantes cuando:
✖ La reserva aún no tenga check-in.
✖ La reserva ya tenga check-out.
¿Cómo registrar un visitante en una reserva?
1. Ingresa a la reserva
Desde el módulo de reservas, ingresa a la reserva que deseas gestionar.
2. Ingresa a la pestaña "Visitantes"
Dentro de la reserva encontrarás la pestaña Visitantes, ubicada en el módulo intermedio. Esta sección permite consultar los visitantes asociados a la reserva y registrar nuevos visitantes.
3. Haz clic en "Agregar visitante"
Selecciona el botón Agregar visitante.
LobbyPMS te permitirá buscar si la persona ya existe en la base de datos de clientes, puedes seleccionarlo y utilizar sus datos registrados.
Si no existe, puedes crear un nuevo registro ingresando la información solicitada.
4. Completa la información del visitante
Cuando vas a registrar un nuevo visitante desplegará el formulario donde los campos obligatorios dependen de la configuración realizada por el administrador.
El administrador puede definir qué campos son obligatorios para el registro de visitantes en configuraciones/reservas y check in / Formulario de registro de huéspedes.
💡 Consejo
Si tu hotel cuenta con un escáner compatible para documentos, puedes utilizarlo para agilizar el registro del visitante y capturar automáticamente su información.
5. Guarda el visitante
Una vez completada la información requerida, guarda el registro.
El visitante quedará asociado a la reserva y aparecerá en la pestaña Visitantes.
¿Cómo editar o eliminar un visitante?
Desde la pestaña Visitantes de la reserva podrás consultar los visitantes asociados.
En cada registro encontrarás las opciones disponibles para:
- Editar: Actualiza la información del visitante, su fotografía o la fotografía del documento.
- Eliminar: Desvincula el visitante de la reserva.
🔹 Importante
Todas las acciones realizadas sobre los visitantes quedan registradas automáticamente en el historial de movimientos de la reserva.
¿Cómo consultar todos los visitantes del hotel?
LobbyPMS también permite consultar un listado general de los visitantes registrados en el hotel. Desde esta sección podrás consultar todos los visitantes registrados en las reservas del hotel, sin necesidad de ingresar una reserva específica.
Ingresa a:
Control diario → Libro de huéspedes y visitantes → Visitantes
En esta sección encontrarás todos los visitantes registrados en las reservas del hotel.
Información disponible
- Fecha de registro
- Foto
- Nombre completo
- Documento
- Nacionalidad
- Fecha de nacimiento
- Email - Teléfono
- Habitación
- Reserva
- Check in de la reserva
- Check out de la reserva
Filtrar visitantes
El listado permite realizar búsquedas utilizando un rango de fechas basado en:
- Fecha de check-in de la reserva.
- Fecha de check-out de la reserva.
Esto facilita consultar los visitantes relacionados con las reservas que estuvieron o estarán alojadas durante un periodo determinado.
Exportar visitantes
Si necesitas trabajar con la información fuera de LobbyPMS, puedes utilizar la opción de exportación a CSV.
El archivo permite descargar la información mostrada en el listado para realizar análisis, controles internos o conservar registros de acuerdo con los procedimientos del establecimiento.
¿Necesitas ayuda adicional?
Si tienes alguna duda sobre esta función, no olvides que puedes contactarnos en el botón azul de asistencia ubicado en la parte inferior derecha de tu cuenta de LobbyPMS.
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