Te informamos que actualmente implementamos una mejora en el sistema de pago para dividir los consumos en reservas que tengan una ocupación de dos o más huéspedes. Te explicaremos cómo cargar un consumo a un huésped específico, cómo dividir las cuentas de los huéspedes y generar el pago individual, también te indicaremos los pasos para generar la factura por cada huésped según los consumos.

Continúa leyendo para aprender a realizar este proceso sin ninguna complicación:

Cargar un consumo a uno de los huéspedes de la reserva

Primero, ubica el menú principal de LobbyPMS y selecciona la opción “Reservas”, que te dirigirá al calendario.

Luego de eso, desplázate hasta encontrar la reserva en la que te interesa cargar un consumo a uno de los huéspedes registrados en esa reservación y das clic.

En este momento, la interfaz te mostrará todos los detalles de la reserva y de los huéspedes. Ahora, dirígete a la parte inferior izquierda de la reserva y selecciona el botón “Consumos y extras”.

Posteriormente, encontrarás el botón azul “+ Consumo” que lo usarás para agregar un nuevo consumo al huésped específico.

Luego de seleccionarlo, se abrirá la interfaz de punto de venta donde realizarás el proceso. Aquí puedes ver todos los productos y servicios que tienes registrados en tu cuenta de LobbyPMS.

También, puedes filtrar los productos desde la barra de búsqueda que aparece en la parte superior del punto de venta, únicamente escribes la palabra clave relacionada con el producto y el sistema buscará la información.

Adicional, en la parte derecha de la pantalla te aparecerá el nombre del huésped, la habitación y el recuadro de los consumos.

 

Para seleccionar al huésped al que se le cargará el consumo, vas a dar clic en el recuadro “Seleccionar un huésped”, después se desplegarán los nombres de los huéspedes que están registrados en esta reservación y seleccionarás el cliente que ha pedido el consumo.

Se actualizará automáticamente el nombre del cliente que seleccionaste para agregar el consumo.

Por último, agregarás el producto o servicio a la cuenta del huésped, puedes hacer este proceso dando clic sobre el producto.

Después del paso anterior, en el recuadro de los consumos del huésped te aparecerá actualizado el producto o servicio con el subtotal, los descuentos, las propinas y el precio por cada producto.

Al finalizar, encontrarás el botón azul “Guardar en la cuenta del huésped” que servirá para agregar el consumo a la cuenta abierta de este cliente específico que seleccionaste.

 

Cuando des clic en ese botón, ya se agregará el consumo al cliente que escogiste y el sistema te redireccionará a los detalles de la reserva donde te mostrará la comanda de la venta con el número del pedido, la fecha, vendedor, nombre del cliente, habitación, productos y el total.

Adicional, en la parte inferior de la pantalla de “Consumos y extras” te aparecerá el nombre del cliente con el consumo agregado a la cuenta como se muestra a continuación:

Por otra parte, si no deseas dividir los consumos, encontrarás el botón verde “Pagar con efectivo” que lo puedes usar si el cliente desea pagar inmediatamente el producto o servicio, al dar clic te aparece la confirmación de la venta con el total a pagar, aquí solamente seleccionas el botón “Pagar” para confirmar la compra o cancelar para anularla.

Cuando seleccionas la opción “Pagar” se abrirá la comanda con lo datos indicados anteriormente.

Igualmente puedes validar el pago exitoso en la sección “Consumos y extras” donde te aparecerá el estatus de la compra.

 

De igual manera, encontrarás el botón “Cambiar forma de pago” en el que puedes modificar el método de pago según el que desee el cliente o dividirlo en dos o más formas de pago.

Cuando termines de seleccionar el método de pago, te aparecerá una confirmación de la venta y das clic en el botón “Pagar” para completar el proceso o “Cancelar” para anularlo.

Igual que en el método de pago anterior, podrás ver la comanda con el total de la venta.

 

Cómo generar un pago de consumos por cada huésped de la misma habitación

Para generar un pago dividido sigue estas indicaciones: Dentro de la interfaz de la reserva, ubicarás el botón “Registrar pago” y darás clic.

Ahora se abrirá el recuadro Pagar cuentas vas a marcar la casilla de verificación de “Priorizar consumos y extras”.

Luego te aparecerá otra casilla de verificación llamada “Seleccionar consumos a pagar” la vas a seleccionar y se desplegarán todos los consumos extra que tienes registrados para cada uno de los huéspedes de esa habitación, con los respectivos nombres.

Para generar el pago vas a marcar la casilla de verificación de los productos del huésped que desea tener el pago dividido.

 

Adicional, podrás usar el campo Notas para agregar alguna anotación especifica y si deseas marcar la casilla de verificación “Imprimir comprobante de pago” para visualizar el comprobante luego de que se genere el pago.

A continuación, vas a seleccionar el método de pago preferido por el cliente, después de hacer este paso te aparecerá una notificación en la cuenta de LobbyPMS indicando: El pago se registró correctamente, junto con el comprobante del pago.

 

Recuerda que puedes ver el estatus del pago en la sección “Consumos y extras” y en “Pagos”.

NOTA: Para dividir las cuentas puedes seleccionar solamente una forma de pago, si eliges varias formas de pago, no será posible realizar el pago individual.

 

Pasos para generar una factura por cada huésped de la misma habitación según los consumos

Si deseas generar un factura por separado para cada uno de los clientes de la misma habitación, vas a desplazarte hasta sección Facturas en la opción cliente para la factura, aquí puedes editar el nombre del cliente al que le deseas generar la factura dando clic en el botón “Cambiar”.

A continuación, el sistema te permitirá seleccionar el huésped para la factura, solamente eliges el nombre del cliente para generar la factura y listo das clic en el botón azul “Guardar”.

Recuerda que también puedes usar los botones de “Facturar a nombre de otra persona” o “Facturar a nombre de una empresa” para generar la factura a nombre de otra persona o empresa.

 

Facturar a nombre de otra persona

Puedes generar la factura a nombre de otra persona por fuera de los ocupantes de la habitación usando la opción “Facturar a nombre de otra persona”.

Dentro de la interfaz encontrarás los espacios para diligenciar los datos del cliente en caso de no estar registrado.

 

Además, puedes usar la opción "Buscar un cliente" para encontrar clientes antiguos, ya sea por número de documento, email o teléfono.

Cuando finalices la búsqueda o el registro del cliente das clic en el botón “Guardar” y ya podrás generar la factura a nombre de esa persona.

Facturar a nombre de una empresa

Al dar clic en la opción “Facturar a nombre de una empresa”, deberás diligenciar todos los datos relacionados de la empresa y dar clic en “Guardar”.

Ten presente que si la empresa fue registrada anteriormente puedes escribir el nombre de la razón social tal y como fue registrada en el campo “Nombre empresa” y el sistema autocompleta la información.

Después de dar clic en “Guardar” en tu cuenta de LobbyPMS aparecerá un mensaje indicando que los datos del titular se han actualizado exitosamente.

Por último, cuando ya selecciones el nombre de la persona a la que deseas generar la factura, vas a ubicar los dos botones “Generar factura completa” y “Generar factura para algunos ítems”.

No olvides qué:

• Generar la factura completa servirá en caso de que no se deban dividir las cuentas ya que esta te dará una factura para todos los ítems que tengas registrados.
• Generar factura para algunos ítems: Esta opción te permitirá seleccionar solo algunos ítems que desees agregar en la factura y realizar una factura por separado por cada huésped.
   

Luego de tener clara esta información, vas a seleccionar el botón “Generar factura para algunos ítems” para poder hacer la factura a los huéspedes por separado.

Al hacer clic, te aparecerá una interfaz con el campo “Tipo de factura”, si no tienes un tipo de factura configurado, este campo no aparecerá.

También, encontrarás la fecha de vencimiento de la factura o editarla en caso de requerirlo.

El campo “Notas” para dejar alguna observación para la factura si así lo deseas.

Luego, selecciona las opciones que deseas mostrar en la factura como, por ejemplo: “Mostrar habitación” y "Mostrar canal de venta".

Aplica desde las casillas de verificación los impuestos, si aplica, a la factura. Ejemplo, “Retención en la fuente”.

 

Luego de diligenciarlos das clic en el botón “Siguiente”.  

Ahora, al lado derecho de la pantalla te aparecerá el nombre de los huéspedes, vas a marcar la casilla de verificación que te interesa para generar la factura y posteriormente, al lado izquierdo los valores por alojamiento.

 

Luego de agregar la información, das clic en “Previsualizar” y ya podrás ver un borrador de la factura generada con todos los componentes.

Por último, luego de previsualizar la factura y verificar que la información esté correcta, puedes dar clic en “Guardar” para terminar de generar la factura.

 

Así te aparecerá la factura en el sistema:

 

Si necesitas ayuda con alguna solicitud, no dudes en contactarnos a través del botón azul de asistencia que se encuentra en la parte inferior derecha de tu cuenta de LobbyPMS.