El SIRE es la plataforma de Migración Colombia donde todos los negocios de alojamiento Colombianos, deben reportar diariamente el ingreso y salida de personas extranjeras. Esta tarea implica una operación manual que consume una gran cantidad de tiempo a los negocios diariamente, por esta razón LobbyPMS ha creado dos formas en las que se puede simplificar esta operación :
1- Descargando manualmente un archivo plano con todos los ingresos y salidas de extranjeros, que se puede importar en el SIRE
2- Activando una conexión automática que permite que al realizar un check in y un check out en lobbypms la información se envíe al SIRE de forma automática (Disponible solo para cuentas premium)

En esta guía aprenderá a: 

    • Cómo descargar el archivo plano desde LobbyPMS y adjuntarlo dentro del SIRE. 
    • Como activar la conexión automática entre LobbyPMSy el SIRE. 

Descargar el archivo plano de LobbyPMS y adjuntarlo en SIRE

Si su negocio está en Colombia y aún no tiene acceso al SIRE debe ingresar al portal web de Migración Colombia y solicitar el registro donde obtendrá una cuenta de usuario y contraseña.

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Una vez su negocio se encuentre registrado en SIRE le asignarán un código de empresa que deberá configurar dentro de lobbypms. En caso de no conocer su código, ingrese a el SIRE y búsquelo en la opción perfil del establecimiento, luego ingrese a lobbypms y guarde el código en la opción  Configuraciones > Información del establecimiento

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Para descargar el archivo plano con el reporte de extranjeros,  despliegue el menú principal y haga clic en Control Diario > Migración Colombia.  El sistema automáticamente muestra el listado de entradas y salidas de todos los extranjeros.

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Verifique que no haya espacios en blanco, por ejemplo, en el último registro de la imagen a continuación hace falta completar la procedencia, el destino y la fecha de nacimiento.

Si la información no está completa, el SIRE no hará el reporte de ese huésped y arrojará un error.

Descargue el archivo de texto plano.

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En el portal de SIRE de Migración Colombia haga clic en la opción «cargar información» en el menú izquierdo y continúe haciendo clic en la pestaña Alojamiento y hospedaje. Seleccione la opción «cargar archivo» y finalice cargando el archivo de texto plano desde su computador haciendo clic en «enviar información»

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Puede consultar el reporte enviado haciendo clic en «consultar carga de información», luego seleccione el tipo de reporte, en este caso Alojamiento y hospedaje y seleccione «fecha de carga».

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Conexión automática entre LobbyPMS y SIRE - Disponibe para cuentas prémium. 

Esta funcionalidad permitirá que cuando realice check in o check out en una reserva, se envíe de forma automática la información de las personas extranjeras a migración Colombia. 

Si tiene una cuenta prémium con LobbyPMS ingrese al menú Configuraciones, Reservas y check in y ubique la opción: Accesos al SIRE- Migración Colombia.

Ingrese los datos de acceso con los que inicia sesión en el SIRE y espere unos 5 minutos a que el sistema  valide sus credenciales. Luego refresque la página y verifique que se muestre «datos verificados».

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Una vez la conexión esté activa, usted podrá enviar la información de forma automática cada vez que realice check in y check out sobre una reserva. Cuando presione el botón Check in, el sistema le mostrará una ventana como la siguiente, indicando que se reportarán los extranjeros. 

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👉Presione Check in y reportar para completar el proceso. 

Es posible que al momento presionar check in, el sistema le muestre una alerta indicando que faltan datos por completar para poder realizar el proceso de reportar a migración. En este caso debe agregar todos los datos del huésped requeridos. 

Importante 📢

Dentro de cada reserva puede verificar el resultado del envío a SIRE ingresando a la pestaña de huéspedes. 

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Si el indicador está en rojo, el reporte no ha sido completado aún. 

En color naranja, indica que se completó el reporte del check-in, pero aún está pendiente reportar el check out. 

El color verde, indica que tanto el check in como el check out han sido reportados exitosamente a SIRE

Ten en cuenta lo siguiente 👇

Normalmente toma unos 3 minutos completar el proceso de envío automático al SIRE, por tanto al realizar el check in, puedes esperar este tiempo antes de verificar el color del indicador. 

Puedes usar el botón de actualizar cuando pasen los 3 minutos. Si el indicador continúa en rojo, puede esperar unos 5 minutos más y en caso de no cambiar entonces deberá gestionar manualmente el envío a SIRE de esta reserva. 

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¿Cómo gestionar los errores que se presentan en la conexión automática con SIRE? 

Recomendamos que al final de cada día verifique la lista de personas que se reportaron a Migración Colombia por medio de la conexión automática. Para esto, ingrese al menú Control Diario > Migración Colombia.

Las reservas que tengan el icono de chequeado (✔) son las que se lograron enviar exitosamente. Las que tengan el ícono de error (❌) o de información (ℹ), son reservas que requieren que el envío se realice manualmente. Para esto use el botón descargar y seleccione la opción descargar los faltantes. Luego adjunte el archivo plano manualmente como se explicó en el primer paso de esta manual. 

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Adicionalmente Lobbypms envía un correo electrónico todos los días con el reporte de los huéspedes que no pudieron ser enviados automáticamente. En la siguiente imagen puede ver un ejemplo de este correo:  

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