¿Cómo crear impuestos y retenciones en alojamientos de Colombia? 📋 🇨🇴

Queremos compartir contigo información relevante para que puedas ejecutar tus actividades hoteleras de manera más eficiente y efectiva.

Todos los hospedajes de Colombia tendrán que seguir estas indicaciones para crear y configurar los respectivos impuestos y retenciones de alojamiento desde la cuenta de LobbyPMS. 

Adicional, antes de hacer la configuración te recomendamos consultar con un contador de confianza para que te pueda asesorar con las tarifas e impuestos que aplican en tu hospedaje.

✔ Crear impuestos en LobbyPMS

En primer lugar, empieza configurando los impuestos de alojamiento en Menú > Configuraciones > Configurar impuestos.

En la interfaz de configuración encuentras dos bloques con las opciones: “Impuestos en tarifas de alojamiento” e “Impuestos en cargos extra”, recuerda que los cargos extra son aquellos montos que se agregan al precio original de un producto o servicio y que no están incluidos en el precio inicialmente acordado.

Luego de tener clara esta información, selecciona la opción deseada considerando lo siguiente: 

✔ Los impuestos de alojamiento se adicionan a la tarifa:

Si seleccionas esta opción significa que los impuestos de alojamiento se adicionarán a la tarifa que ya tengas establecida para el alojamiento o los cargos extra en una reservación. Ejemplo: Si la tarifa es de $100,000 entonces si aplica un impuesto del 19% el total a pagar será $119,000. 

✔ Los impuestos de alojamiento están incluidos en la tarifa:

Si seleccionas esta opción significa que los impuestos de alojamiento estarán incluidos en la tarifa preestablecida. Ejemplo: Si la tarifa es de $100,000 entonces si aplica un impuesto del 19% el total a pagar será $100,000, pero se desglosará en la factura o estado de cuenta un valor de impuestos correspondiente a $15,966 y una tarifa base de $84,034.

NOTA: Para el caso de productos y servicios configurados en el punto de venta, considere que estos solo trabajan con impuestos incluidos en las tarifas. 

Ahora, vamos a crear un impuesto de alojamiento:

Para crear un impuesto de alojamiento, debes dar clic en el botón “Crear impuesto” que encontrarás en la parte superior de la pantalla.

Luego de dar clic, el sistema te mostrará un recuadro dependiendo si tienes o no activa la función de facturación electrónica.

Si no tienes activa la facturación electrónica te aparecerá de la siguiente manera: 

Únicamente debes asignar el nombre del impuesto y el valor del porcentaje.

Por el contrario si tienes activa la función de facturación electrónica, lo podrás ver como se muestra a continuación: 

Aquí deberás diligenciar el nombre del impuesto y el valor del porcentaje.

Adicional, al crear el impuesto, te pedirá un Código DIAN. Según el impuesto creado debes seleccionar los códigos de este listado:

Ten presente que… El código se agrega según la retención o impuesto de alojamiento seleccionado para la factura y siempre debe ir acompañado del número 0 para crearlo adecuadamente. Por ejemplo: 01,04, 05.

Si no agregas el número 0 y se envía la información al sistema de la DIAN no se va a reconocer el identificador de la factura y en estos casos, es recomendable buscar la asesoría de un profesional capacitado que pueda orientarte sobre las acciones que debes tomar.

En algunos casos, encontrarás los espacios de:

•  “Concepto contable” que se refiere al nombre de la cuenta contable, por ejemplo: IVA del 19%.

•  “Cuenta contable” es el código para registrar los movimientos de la operación del hotel. Estos códigos se encuentran en el Plan Único de Cuentas y se deben apoyar con el contador.

•  “Centro de costo” se refiere a un área específica de la empresa. Ejemplo: administrativos-operativos.

Si deseas diligenciar estos campos, puedes extraer la información de tu sistema contable o si no tienes acceso a estos datos puedes dejarlo en blanco y continuar con el siguiente paso dando clic en el botón “Crear”.

Aplicación automática en las reservas

Una vez creado, el impuesto de alojamiento el listado brinda dos opciones que sirven para automatizar el proceso de la aplicación del impuesto de alojamiento.

Usa la opción de “Aplicación automática en las reservas” si deseas asignar el impuesto automáticamente cuando se creen las reservas desde el calendario o desde el motor de reservas, recuerda que solo estará disponible si seleccionaste en el paso inicial que los impuestos estén incluidos en las tarifas de alojamiento.

Conoce cómo aplicar las retenciones en LobbyPMS

✔ ¿Qué son las retenciones?

Consiste en retener una parte del dinero que se paga al destinatario del pago y entregarla al Estado como anticipo del impuesto que se va  a pagar posteriormente.

El objetivo es asegurar que los impuestos sean recaudados de manera oportuna y eficiente, y que las personas o empresas que reciben los pagos cumplan con sus obligaciones fiscales.

Teniendo en cuenta la información anterior, te contamos que LobbyPMS te permite generar retenciones en tus facturas, siempre y cuando cumplas con lo estipulado según la ley, de igual forma, es importante que tu contador te apoye en este proceso. 

Para activar estas retenciones vas a realizar los mismos pasos indicados anteriormente.

NOTA: Recuerda que al momento de crear la retención el porcentaje debe ir en valor negativo.

Si tienes facturación electrónica, agregarás el código DIAN para la retención creada.

Por el contrario, si no tienes facturación electrónica únicamente diligencias el campo de nombre y valor de la retención en negativo. 

Por último, cuando termines de diligenciar todos los campos, puedes dar clic en “Crear” y el sistema te mostrará la retención creada. 

Si tienes alguna duda adicional puedes contactarnos en el botón azul de soporte que se encuentra en la parte inferior derecha de tu cuenta de LobbyPMS.