La Interfaz Contable de LobbyPMS es una herramienta esencial diseñada para facilitar la integración de la información financiera generada por tu operación hotelera directamente con tu software de contabilidad.
Este archivo permite centralizar y estandarizar los movimientos de ventas, impuestos y formas de pago, asegurando que la información sea precisa y esté lista para ser procesada por tu equipo contable. La correcta parametrización de esta interfaz es crucial para optimizar los procesos de cierre y reporte financiero de tu establecimiento.
Para que los archivos sean generados correctamente, es necesario parametrizar previamente:
Categorías de productos.
Formas de pago.
Impuestos.
Categorías de cargos extras.
Configuración general de la interfaz contable.
Una vez configurados estos elementos, LobbyPMS generará automáticamente la información necesaria en los archivos de:
Terceros.
Anticipos.
Facturación.
Estos archivos podrán descargarse en formato Excel para su posterior procesamiento contable.
Configuración
Para asegurar que los archivos de la Interfaz Contable se generen correctamente, es indispensable realizar previamente la parametrización de los conceptos, cuentas contables y centros de costo asociados a la operación.
A continuación, encontrarás los 5 pasos necesarios para completar esta configuración
Paso 1. Configurar categorías de productos
Dirígete al menú lateral izquierdo y accede a la ruta Productos → Categorías de productos. Luego, selecciona la opción Editar en cada una de las categorías que deseas configurar.
En la ventana emergente, completa los campos Concepto contable, Cuenta contable y Centro de costo. Una vez ingresada la información, haz clic en el botón Enviar para guardar los cambios.
Repite este proceso para todas las categorías de productos que deban incluirse en la Interfaz Contable.
Paso 2. Configurar formas de pago
Dirígete al menú lateral izquierdo y accede a la ruta Configuraciones → Formas de pago. Luego, selecciona la opción Editar en cada una de las formas de pago que deseas configurar.
En la ventana emergente, completa los campos Concepto contable, Cuenta contable y Centro de costo. Una vez ingresada la información, haz clic en el botón Enviar para guardar los cambios.
Repite este proceso para todas las formas de pago que deban incluirse en la Interfaz Contable.
Paso 3. Configurar impuestos
Dirígete al menú lateral izquierdo y accede a la ruta Configuraciones →Impuestos. Luego, selecciona la opción Editar en cada uno de los impuestos que deseas configurar.
En la ventana emergente, completa los campos Concepto contable, Cuenta contable y Centro de costo. Una vez ingresada la información, haz clic en el botón Enviar para guardar los cambios.
Repite este proceso para todos los impuestos que deban incluirse en la Interfaz Contable.
Paso 4. Configurar categorías de cargos extra
Dirígete al menú lateral izquierdo y accede a la ruta Configuraciones →categoría de cargos extra. Luego, selecciona la opción Editar en cada una de las categorías que deseas configurar.
En la ventana emergente, completa los campos Concepto contable, Cuenta contable y Centro de costo. Una vez ingresada la información, haz clic en el botón Enviar para guardar los cambios.
Repite este proceso para todas las categorías que deban incluirse en la Interfaz Contable.
Paso 5. Configurar la Pestaña "Configuraciones" de Archivo para Interfaz Contable
Dirígete al menú lateral izquierdo y accede a la ruta Reportes financieros →Archivo para interfaz contable → Configuraciones.
Completa los campos contables solicitados por el sistema:
Concepto para ventas de alojamiento.
Cuenta contable para ventas de alojamiento.
Centro de costos para ventas de alojamiento.
Concepto para cuentas por cobrar.
Cuenta contable para cuentas por cobrar.
Centro de costos para cuentas por cobrar.
Concepto para débitos.
Concepto para créditos.
Concepto para documento de factura.
Concepto para documento de factura POS.
Concepto para documento de factura anulada.
Concepto para anticipos.
Cuenta contable para anticipos.
Centro de costos para anticipos.
Una vez diligenciada la información, haz clic en Guardar.
¿Cómo Obtener el Archivo de Terceros?
Reportes financieros → Archivo para interfaz contable → Archivo de terceros
Información del archivo
Este archivo se alimenta automáticamente cada vez que se genera:
Una factura.
Un pago.
Descarga
Ingresa a la pestaña Archivo de terceros.
Selecciona el rango de fechas.
Haz clic en Exportar Excel.
¿Cómo Obtener el Archivo de Anticipos?
Reportes financieros → Archivo para interfaz contable → Anticipos
Información del archivo
Cada vez que se registra un pago anticipado, LobbyPMS genera automáticamente un registro dentro de este archivo.
Descarga
Ingresa a la pestaña Anticipos.
Selecciona el rango de fechas.
Haz clic en Exportar Excel.
¿Cómo Obtener el Archivo de Facturación?
Reportes financieros → Archivo para interfaz contable → Facturación
Información del archivo
Cada vez que se genera una factura, LobbyPMS registra automáticamente la información correspondiente en este archivo.
Descarga
Ingresa a la pestaña Facturación.
Selecciona el rango de fechas.
Haz clic en Exportar Excel.
Consideraciones Importantes
La parametrización contable debe realizarse antes de iniciar la generación de información.
Los conceptos, cuentas contables y centros de costo deben ser suministrados por el contador o responsable financiero del establecimiento.
Los archivos generados por LobbyPMS no realizan importaciones automáticas en el software contable.
El objetivo de estos archivos es facilitar la consolidación y exportación de la información para posteriormente transcribirla o adaptarla a la plantilla de importación utilizada por el software contable del cliente.
Se recomienda validar periódicamente que las parametrizaciones continúen alineadas con el plan de cuentas vigente.
¿Necesitas ayuda adicional?
Si tienes alguna duda sobre esta función, no olvides que puedes contactarnos en el botón azul de asistencia ubicado en la parte inferior derecha de tu cuenta de LobbyPMS.
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