LobbyPMS te permite generar documentos soporte DIAN, proceso obligatorio que soporta la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica.

 

 Antes de la configuración, debes tener en cuenta:

1. Contar con facturación electrónica en LobbyPMS.

2. Tener lista resolución de documento soporte gestionada en la página de la DIAN.

3. Debes tener acceso al correo electrónico del representante legal, donde llegará token de acceso de la plataforma DIAN.

 

Para implementar este proceso en LobbyPMS, tienes que seguir estos pasos:

✔️ Habilitación Dian:

1. Para realizar la habilitación del documento soporte electrónico, es necesario que ingreses a la página de la Dian www.dian.gov.co y selecciones en la parte inferior de la pantalla Factura Electrónica – Habilitación.

 

2. Allí seleccionas el tipo de usuario con el cual te registraste ante la DIAN, ya sea (empresa o persona), luego es necesario diligenciar los datos solicitados, cómo lo son el número de la cédula del representante legal, el NIT de la empresa y el correo electrónico que registraste en el RUT.

 

3. Una vez incorporada la información, darás clic en el botón  “Entrar”.

Visualizarás la siguiente pantalla, donde te informa que el token de acceso llegará al correo electrónico registrado en el RUT.

 

4. DIAN enviará un correo electrónico al e-mail registrado del representante legal de la empresa, donde seleccionarás la opción “Acceder”.

 

5. Este acceso te direcciona a la plataforma de habilitación DIAN, donde darás clic en “Registro y habilitación > Documentos electrónicos”.

 

6. Te pedirán escoger el tipo de documento, eliges Documentos para no obligados a facturar.

 

7. Donde te habilita la siguiente ventana, aquí podrás confirmar si deseas iniciar el proceso de habilitación para Documento soporte y la Nota de Ajuste, para este proceso das clic en “Aceptar”.

 

8. Al aceptar, te mostrará las opciones de “Seleccione el modo de operación” donde podrás escoger en la casilla de  Software de un proveedor tecnológico a Cadena S.A como tu proveedor tecnológico y en la casilla de Nombre de software escoger 890930534efacturacadena.

Después, das clic en asociar.

 

9. Al asociar, vas a la información de los modos de operación y seleccionas el botón de “Detalles de set de pruebas”.

 

10. Al acceder, darás clic en el botón de “Sincronizar a producción”.

 

11. Posteriormente, te mostrará la siguiente ventana para que confirmes la sincronización a producción.

 

12. Al dar clic en aceptar, DIAN te mostrará el siguiente mensaje de confirmación:

 

Importante: Este proceso es responsabilidad del usuario y se realiza directamente en la página de la DIAN.

 

✔️ Entrada en producción DIAN.

1. Al culminar el proceso de habilitación, debes ingresar nuevamente en página DIAN https://www.dian.gov.co Y acceder a la opción “Factura Electrónica>> Facturando Electrónicamente”.

 

2. Aquí seleccionas el tipo de usuario con el cual te registraste ante la DIAN (empresa o persona). Luego, es necesario diligenciar los datos solicitados, cómo lo son el número de la cédula del representante legal, el NIT de la empresa y el correo electrónico que registraste en el RUT.

 

3. Una vez incorporada la información darás clic en el botón  “Entrar”.

Podrás visualizar la siguiente pantalla, donde te informa que el token de acceso llegará al correo electrónico registrado en el RUT.

 

4. DIAN te enviará un correo al e-mail registrado del representante legal de la empresa, donde tendrás que seleccionar la opción “Acceder”.

 

5. Al acceder darás clic en “Configuración >> Rangos de numeración”.

 

6. Aquí asociarás prefijos de la resolución del documento soporte. Debes escoger el proveedor de software Cadena S.A y el prefijo tiene que coincidir con la resolución de documento soporte ya gestionado. Por último, das clic en “Agregar”.

 

Al hacer este proceso, se envía esta información a LobbyPMS, donde podremos relacionar estos datos.

 

Importante: Sacar resolución de documento soporte y asociar el modo de producción, es responsabilidad del usuario y se realiza directamente en la página de la DIAN.

✔️ Configuración LobbyPMS y entrada a producción.

1. Una vez hayas culminado los procesos de habilitación y entrada a producción en la DIAN, haremos la configuración de documento soporte en LobbyPMS.

Para este proceso, te dirigirás a Configuraciones >Configuración de facturas DIAN.

 

2. Al ingresar, te dirigirás a la opción número 6 “Autorización de documento soporte”. Al acceder aquí también darás clic en el botón de “+ Agregar nueva autorización de documento soporte”.

 

3. Aquí agregarás la etiqueta o título que es el prefijo asociado en el documento. También agregarás el número de resolución de documento soporte DIAN.

 

4. Esto aparecerá en tu resolución de documento soporte que has expedido en la DIAN.

 

5. Al diligenciar estos campos, darás clic en el botón azul “Consultar rangos".

 

6. Después de consultar rangos, esperas a que cargue la información y al culminar el proceso, aparecerá la resolución habilitada para el documento soporte. La validas y das clic en el botón “Guardar”.

 

7. Al finalizar, podrás ver una ventana modal con este mensaje de confirmación: “Documento creado exitosamente”.

 

De esta manera, culminas exitosamente el proceso de configuración de Documento soporte.

Esperamos que esta información sea de gran ayuda para ti. Recuerda que si tienes alguna duda adicional, puedes contactarnos en nuestros canales de servicio al cliente o en el botón azul de soporte que encontrarás en tu cuenta de LobbyPMS, en la parte inferior derecha de la pantalla.