Mediante la función de control de registros, obtendrás una visión completa de los datos que empleas en tus actividades diarias. En este manual, nos enfocaremos en proporcionarte información detallada sobre cómo acceder a las cuentas de alojamiento o productos que aún están pendientes de generar factura.

 

Ver las cuentas pendientes por facturar ✅

✔️ Para ingresar al listado completo, simplemente desplázate al menú principal de LobbyPMS y selecciona la opción “Control de registros>>Cuentas sin facturar”.

 

 

✔️ En primer lugar, te aparecerán dos secciones la de cuentas pendientes por “Alojamiento” y “Productos y extras”.

 

 

• Sección alojamiento

✔️ Al seleccionar "Alojamiento", si no tienes cuentas pendientes por facturar, verás la lista en blanco. Si tienes documentos pendientes por generar, podrás visualizar el listado de cuentas pendientes por facturar en el servicio de hospedaje correspondiente al último mes. Este listado incluirá el ID o código de reserva, el nombre del cliente, la habitación, la cantidad de noches vendidas, el número de noches pendientes por facturar y el saldo total que aún no ha sido facturado.

Además, encontrarás el botón azul “Ir a la reserva” que lo puedes usar en que caso de que necesites acceder a la información completa de la reserva o para realizar la factura que tienes pendiente.

Si tienes preguntas acerca de cómo generar tus facturas, te animamos a visitar nuestro manual de ayuda en el siguiente enlace:

Generar facturas en una reserva 📄

 

Ver cuentas pendientes por facturar de una fecha específica 🔎

✔️ Por otra parte, si necesitas visualizar la información de un rango de fechas específico puedes filtrar la información en las barras de búsqueda ubicadas en la parte inicial de la pantalla.

 

 

✔️ Sin embargo, antes de filtrar ten en cuenta que el rango máximo que puedes consultar es de 12 meses.

• En los campos “Desde” y “Hasta” selecciona las fechas que deseas ver.
• En el espacio “Opciones” puedes escoger filtrar la información ya sea por clientes in house que son los que aún están dentro del hotel o check-out realizado que son los que ya van a salir de hotel.

 

NOTA: Si lo prefieres, puedes aplicar un filtro solo en las fechas de tu interés, y el sistema realizará la búsqueda correspondiente. Alternativamente, si deseas mayor precisión en la información, tienes la opción de incorporar al filtro de las fechas los parámetros de clientes presentes en el establecimiento o aquellos que hayan realizado el check-out.

De cualquier manera el sistema te permitirá realizar la búsqueda.

 

✔️ Ahora, para limpiar los filtros y hacer una nueva búsqueda solamente das clic en el botón gris de las flechas para limpiar el formulario y listo.

 

 

✔️ Adicional, el botón “Exportar a PDF” para descargar el archivo en este formato. Ten presente que si tienes algún filtro seleccionado se descargará solamente la información relacionada a esa búsqueda o si no tienes ningún filtro, se descargará el listado completo.

 

 

• Sección productos y extras

✔️ Te recordamos que aquí podrás visualizar las ventas de todos los productos pendientes por facturar en tu alojamiento y los extras que son servicios adicionales que un huésped puede solicitar o adquirir durante su estancia. Estos servicios suelen tener un costo adicional, también puede tratarse de penalidades o garantías.

Si das clic en la sección “Productos y extras”, y no tienes ventas pendientes por facturar te aparecerá el listado en blanco.  Por el contrario, si tienes ventas pendientes te aparecerán las del último mes con el nombre del cliente, habitación, el nombre del producto o extra, el saldo total de los productos, el valor de la propina si aplica, otros cargos adicionales y el total final.

 

 

✔️ Además, encontrarás el botón azul “Ver más” que al seleccionar abrirá un recuadro con toda la información de la venta mencionada anteriormente, pero adicional verás el nombre de la persona que registró la venta con fecha y hora.

 

 

✔️ También, encontrarás la opción “Ir a la reserva” para visualizar la información completa de la reserva y del huésped o para generar la factura directamente desde esta interfaz. (Recuerda consultar el manual de ayuda que te adjuntamos anteriormente para realizar este proceso).

 

 

IMPORTANTE… Si generaste la venta del producto o servicio directamente desde el punto de venta POS te aparecerá el botón verde “Generar factura” para generar el documento.

 

 

✔️ Al dar clic,  el sistema te mostrará la confirmación para seguir con el proceso, si seleccionas el botón “Confirmar” se generará automáticamente la factura y en el parte superior derecha de la pantalla te aparecerá un mensaje indicando que la factura se creó exitosamente.

 

 

Ver ventas pendientes por facturar de una fecha específica

 

✔️ Recuerda que para filtrar la información por un rango de fechas específico podrás realizarlo siguiendo los mismos pasos de la sección de alojamiento y teniendo en cuenta que el tiempo máximo que puedes consultar es de 12 meses.

 

Opción “NO permitir el check-out si no se ha generado la factura en la reserva”.

 

✔️ Por otro lado, en LobbyPMS, tienes la posibilidad de hacer obligatoria la facturación antes de realizar el check-out, lo que te permitirá evitar tener clientes sin facturar.

Si aún no tienes activa esta opción, simplemente dirígete al menú y selecciona la opción “Configuraciones >> Reservas y check-in”.

 

 

✔️ Aquí encontrarás todas las opciones relacionadas con la configuración de reservas y check-in. Navega hasta el final de la interfaz para localizar la sección “Otras opciones”, la cual te permitirá limitar las funciones de recepción donde se puede obligar al sistema a que no genere check-out sin factura.

Para habilitar esta opción, marca la casilla de verificación que dice “No permitir el check-out si no se ha generado la factura en la reserva”, luego da clic en el botón azul “Guardar” y listo.

 

 

Recibirás un mensaje confirmando que la información se ha guardado correctamente.

 

 

Para conocer con mayor detalle estas configuraciones, ingresa a este manual de ayuda.

Configuraciones para gestión de reservas y check in

 

Para ayuda con alguna solicitud o requerimiento contacta a nuestro equipo de soporte, dando clic en el botón azul de asistencia ubicado en la parte inferior derecha de tu cuenta de LobbyPMS.