En esta guía encontrarás los pasos a seguir cuando tu resolución de facturación electrónica esté próxima a vencer o ya haya vencido. Te explicaremos con que frecuencia se debe renovar, los pasos para la renovación y cómo activar la resolución en LobbyPMS:

1. Renovar tu resolución de facturación electrónica en la página web de DIAN.
2. Proceso de asociación de prefijos en plataforma DIAN. (Tienes que hacer estos dos pasos antes de contactar a un asesor de LobbyPMS y activar la nueva resolución).
3. Activación de la nueva resolución en LobbyPMS. (Cuando te contactes con el asesor envíale estos datos: número de resolución de facturación electrónica que se va a activar, número con el que van a iniciar la facturación, modo de operación si será para todas las ventas del hotel, únicamente para reservas del alojamiento, para punto de venta (POS) o alojamiento e ingresos extras). 

Antes de continuar, te explicamos algunos conceptos para realizar el proceso correctamente. Además, te sugerimos asesorarte con tu contador de confianza en cada uno de estos procesos. 

¿Qué es una resolución de facturación electrónica y cómo obtenerla?

✔️ La resolución de facturación electrónica es una autorización otorgada por la administración tributaria de un país a una empresa para emitir facturas en formato electrónico. Para obtenerla, te sugerimos contar con el apoyo de tu contador de confianza y te invitamos comunícate directamente con Factura Electrónica a la línea 601 307 8064 en Bogotá, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 7:00 p.m. y sábados de 8:00 am a 12:00 pm  >>Opción 5. Los asesores de DIAN te guiarán en todo el proceso.

La resolución tiene una vigencia determinada y tienes que renovarla para seguir emitiendo facturas válidas desde el punto de vista fiscal. 

¿Cada cuánto se debe renovar?

✔️ El tiempo de vigencia puede ser de 6, 12 o 18 meses según lo configures. Puedes adelantar la renovación con 15 días hábiles de antelación.

Si necesitas más información puedes ingresar al siguiente enlace: https://www.dian.gov.co/impuestos/facturaelectronica/Documents/Numeracion2022-PreguntasFrecuentes-F.pdf a la página web oficial de la DIAN o comunicarte a las líneas de servicio al cliente de DIAN.

1. ¿Cómo renovar la resolución de facturación electrónica?

El proceso de renovación se realiza directamente en la página web de la DIAN, donde generarás una nueva resolución de facturación electrónica con los prefijos que son dígitos alfanuméricos de hasta cuatro caracteres (Letras o números)  para identificar los establecimientos o sedes donde se realizarán las actividades económicas. Para conocer este proceso ingresa AQUÍ

2. Proceso de asociación de prefijos en DIAN

Aquí vincularás los prefijos de la resolución de factura electrónica generada en el paso anterior con el proveedor tecnológico Cadena S.A para que haya conexión y continuar generando facturas con envío automático a DIAN. 

Se deben asociar los prefijos cuando la resolución tenga vencimiento por tiempo o numeración. 

✔️ Para el proceso de asociación de prefijos, ingresa a la página de la DIAN https://www.dian.gov.co/  y vas a seguir estos pasos:

1. Cuando estés en la página de la DIAN te vas a dirigir al final de la interfaz y ubicarás la sección de "Factura electrónica – Facturando electrónicamente" y darás clic.

2. En la pantalla verás el formulario de ingreso a la plataforma, vas a agregar el tipo de empresa o persona y digitar los datos de ingreso solicitados por el sistema. Luego, clic en el botón de “Entrar”.

3. En la pantalla principal de tu cuenta de DIAN, dirígete al menú principal y selecciona la opción "Configuración >> Rangos de numeración."

4. Aquí se abrirá la sección de configuración y asociación de prefijos. Encontrarás el “NIT de la empresa”, “Nombre del facturador o empresa”. Y el campo en blanco “Proveedor de software” donde vas a seleccionar “Cadena S.A” y la sección “Prefijo” para agregar la resolución de facturación habilitada.

¡PARA TENER EN CUENTA!

Si al dar clic en la casilla “Prefijo” no aparece el prefijo de la resolución de facturación que generaste, debes validar en tu plataforma MUISCA si culminaste correctamente el proceso de resolución de facturación, ingresando al siguiente enlace: https://muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefLogin.faces

5. Luego de seleccionar el prefijo en la resolución de facturación y dar agregar, se visualizará el mensaje de confirmación que aparece en la siguiente imagen y para continuar, darás clic en el botón “Aceptar“.

6. Al aceptar, verás la asociación completada con el nombre del proveedor, código del software, prefijo asociado, fechas de asociación y fecha de expiración:

NOTA: Hasta que no hagas estos pasos no podremos activar la nueva resolución en LobbyPMS.

3. Activación de la nueva resolución en LobbyPMS.

Cuando realices el proceso de asociación de prefijos en la plataforma de la DIAN, comunícate con el canal de soporte de LobbyPMS https://soporte.lobbypms.com/hc/es/requests/new y notifica al asesor que has finalizado el proceso de renovación de facturación electrónica. El asesor te ayudará a activar la resolución directamente en tu cuenta de LobbyPMS.

Recuerda que el equipo de soporte de LobbyPMS está disponible de lunes a domingo, de 9 a.m. a 6 p.m hora Colombia. Si te comunicas fuera de este horario, la respuesta podría demorar hasta el día siguiente.

Para comunicarte con el asesor, primero debes tener los prefijos asociados en la plataforma DIAN y  enviar los datos que te indicamos inicialmente, los cuales son:

1. El número de resolución de facturación electrónica que se va a activar.
2. Con qué número van a iniciar la facturación.
3. Modo de operación si será para todas las ventas del hotel, únicamente para reservas del alojamiento, para punto de venta (POS) o alojamiento e ingresos extras. 

Con esta información el asesor activará la resolución de facturación electrónica en LobbyPMS y te notificará cuando el proceso esté completado.

Si tienes más preguntas o necesitas ayuda adicional, puedes contactar al equipo de soporte desde la página web de LobbyPMS en la sección de centro de ayuda o directamente desde tu cuenta de LobbyPMS, dando clic en el botón azul de asistencia en la parte inferior derecha.