Menú de configuraciones

El menu de configuraciones es el centro de las funcionalidades de Lobbypms. Desde aquí se establecen las opciones que le ayudarán con su gestión de su establecimiento además de sacarle el máximo provecho a las características del sistema.

• Para acceder al menú de configuraciones debemos ir al menú de la izquierda de la pantalla y darle clic en configuraciones.

En este panel encontramos opciones como:

1. Información del establecimiento
2. Reservas y check in
3. Emails
4. Configurar notificaciones
5. Habitaciones, Temporadas y Tarifas
6. Configurar colores del calendario
7. Configurar formas de pago
8. Reportes favoritos
9. Configuración de caja
10. Descuentos predeterminados
11. Planes
12. Configurar impuestos
13. Límites en las tarifas
14. Configuración de facturas
15. Configuración de facturas electrónicas DIAN
16. Tipos de gastos
17. Categoría de cargos extra
18. Canales de ventas
19. Conexión Lobbybookings
20. Conexión Myallocator
21. Motor de reservas
22. Importar información
23. Usuarios, permisos y API
24. Reiniciar la cuenta

A continuación, una descripción de las características de cada una función del menú y dónde encontrar sus manuales de configuración.

Esta interfaz contiene el formulario de los datos del negocio como el código de la propiedad en Lobbypms, nombre del establecimiento o razón social, número de identificación: En el caso de Colombia, por ejemplo, las empresas se identifican por medio del NIT o el número de identificación de la persona natural. El tipo de establecimiento: Hostal, Hotel, Apartahotel, Glamping, Bed and Breakfast, Cabaña, Finca hotel, Hostería, Posada turística y otros son las opciones existentes para categorizar su establecimiento.

También le permite establecer su moneda principal, el país donde se encuentra ubicado el negocio, la ciudad y el código para Migración Colombia SIRE si su negocio está en Colombia. Al igual que la matricula mercantil y el RNT (Registro Nacional de Turismo). Así también se puede establecer la zona horaria, el número de teléfono, la dirección del negocio y el sitio web y correo electrónico.

Aquí también puede subir su logo o imagen de marca y ubicar en el mapa su propiedad.

Encuentre el instructivo para lograr esta configuración aquí: Empiece configurando la información de su cuenta 📝 – LobbyPMS - Centro de Ayuda

Esta interfaz contiene los parámetros para configurar documentos para el registro de huéspedes, clientes empresariales y proveedores. El contrato de hospedaje o registro hotelero el cual se administra desde las reservas con una firma digital. Puede establecer la contraseña para visualizar los datos de las tarjetas de crédito de las reservas que llegan al sistema por medio del motor de reservas.

En esta configuración usted puede restringir los datos a solicitar para el registro de huéspedes, crear el cuestionario de bioseguridad para el check in online y la numeración de comprobantes de pago en reservas.

También puede ingresar los datos para reportes directos al SIRE – Migración Colombia si su establecimiento está ubicado en Colombia. Y por último puede ordenarle al sistema si se puede finalizar una reserva sin factura, visualización del calendario por días entre otras. (Vea conf reser-check-in)

Encuentre el instructivo para lograr esta configuración aquí: Configuraciones para gestión de reservas y check in – LobbyPMS - Centro de Ayuda

En este módulo de configuración puede configurar las diferentes plantillas para los correos enviados por el sistema a sus clientes. Desde el correo de confirmación de reservas, check in online, cancelación, reserva en proceso de pago hasta el check out por medio de mensajes personalizados usando la herramienta para crear plantillas o importando su propio diseño en HTML. 

Personalice sus correos y configuraciones siguiendo este instructivo: Personalización de e-mails 📧 – LobbyPMS - Centro de Ayuda

Las notificaciones le permiten recibir en el correo registrado los reportes de turno y el resumen del día. Estas opciones están predeterminadas y puede seleccionar el idioma para estos correos en inglés, español o francés.

Active sus notificaciones con la ayuda de este instructivo: Configurar notificaciones del sistema – LobbyPMS - Centro de Ayuda

Esta interfaz le permite listar sus habitaciones por categorías, características y orden en el calendario. Se pueden crear habitaciones privadas al igual que camas compartidas en dormitorios si es el caso de un hostal. En las tarifas se establece el precio, incrementos de fines de semana y los días de antelación con que se puede reservar sus habitaciones. Las temporadas permiten controlar los ajustes automáticos a sus tarifas dependiendo de la fecha que fue establecida al igual que los descuentos por larga estadía. Puede configurar sus habitaciones con la ayuda de este instructivo: Configuración de habitaciones, temporadas y tarifas – LobbyPMS - Centro de Ayuda 

Este parámetro le permite establecer un código de colores para identificar el estado de sus reservas en el calendario. Lobbypms brinda una configuración de colores predeterminada a la cual puede acceder por medio de este instructivo: Configurar colores del calendario 🎨 – LobbyPMS - Centro de Ayuda

Aquí usted puede crear y editar las formas de pago que recibe su establecimiento. Puede establecer cargos extras de acuerdo con el medio de pago y configurar su pasarela de pagos para el motor de reservas.

Configure las formas de pago en este intructivo: Configurar formas de pago

En este módulo de configuración puede asignar a su lista de reportes más usados los reportes de los menús reportes financieros y estadísticas para tener fácil acceso.

Agregue sus reportes favoritos siguiendo este instructivo: Reportes favoritos

El sistema le permite crear distintas cajas y asignarlas a sus respectivos usuarios. Las cajas pueden ser monitoreadas por medio de la opción superior en la pantalla donde aparece el balance y la caja activa.

Cree una caja y agregue los respectivos usuarios siguiendo este instructivo: Configuración de caja

Puede establecer descuentos predeterminados para alojamiento y punto de venta que le permiten tener un límite en sus funciones de recepción y POS.

Administre los descuentos predeterminados siguiendo este enlace: Descuentos predeterminados

Los planes tarifarios permiten establecer distintas opciones de tarifas para su establecimiento donde se verán reflejados en las fechas establecidas y desde el motor de reservas.

Administre sus planes con la ayuda de este instructivo: Configuración de planes – LobbyPMS - Centro de Ayuda

Esta interfaz contiene las configuraciones para establecer impuestos para las tarifas de alojamiento, impuestos en cargos extra y la opción de que sean aplicados automáticamente desde las reservas creadas en el calendario y desde el motor de reservas.

Configure los impuestos ingresando a este instructivo: Configurar impuestos

Esta configuración permite establecer límites en los descuentos por valor fijo que se puedan generar con base en las tarifas de las habitaciones.

Establezca los límites de tarifas con la ayuda de este instructivo: Límites de tarifas

Esta interfaz contiene los campos para configurar las resoluciones de facturas, formato para comprobantes de egresos y los formatos de impresión.

Configure las facturas y sus respectivos consecutivos usando este instructivo: Configuración de facturas

Aquí puede configurar la facturación electrónica establecida para Colombia. Puede realizar las configuraciones con ayuda de un asesor de soporte técnico.

Consulte las instrucciones para iniciar su proceso de Facturación Electrónica siguiendo este enlace: Factura Electrónica para Hoteles en Colombia

En esta interfaz puede establecer los diferentes tipos de gastos con su descripción y categorías. Esta configuración generalmente va acompañada de la opción en el menú Proveedores.

Categorice los tipos de gastos con la ayuda de este instructivo: Tipos de gastos

Puede establecer categorías para cargos extras en alojamiento.

Los canales de venta le permiten crear o agregar los canales de venta tradicionales tales como teléfono, correo electrónico, walk-in los cuales son los clientes que llegan a la recepción directos, mientras que las agencias online u OTAs están listadas predeterminadas y se pueden seleccionar desde el botón agregar en el módulo. Los otros canales contienen, por ejemplo, motor de reservas.

Liste los canales de venta en el sistema con la ayuda de este instructivo: Canales de venta

Esta interfaz sirve para conectar el channel manager de Lobbypms. Aquí se puede mapear las habitaciones, realizar restricciones en el inventario de habitaciones y cancelar la conexión.

Esta interfaz sirve para conectar el channel manager Myallocator. Para configurar este channel manager debe ingresar al sitio web myallocator.com y comunicarse con un asesor de soporte.

En este módulo se configura el motor de reservas para listar las habitaciones y recibir reservas desde su página web. Aquí debe subir las fotos de las habitaciones, descripciones, planes tarifarios y cancelaciones, diseño de la interfaz e incluso organizar el orden en que se listan las habitaciones.

Esta interfaz de configuración permite subir o importar reservas, clientes, proveedores, productos y el control de stock por medio de un formato Excel que encuentra en el centro de ayudas.

Haga uso de los siguientes instructivos:

Importar reservas.

Importar clientes

Importar proveedores

Importar stock

Importar lista de productos

La configuración de usuarios le permite crear usuarios para diferentes funciones como administradores y/o colaboradores los cuales pueden ser restringidos para conectarse a la cuenta bajo la IP de su establecimiento, permisos de acceso, permisos para transacciones, historial de logs de inicio y cierre de sesión y acceso a la API key de su cuenta con el usuario principal.

Cree usuarios y asigne permisos con la ayuda de este instructivo: Usuarios, permisos y API